Seminarium: W pogoni za uciekającym czasem- Zarządzanie strumieniem zadań; Wykorzystanie współczesnych narzędzi technologicznych

Dlaczego szkolenia z zarządzania sobą w czasie nie działają? Przyczyna jest bardzo prosta.

Wszystkie stworzone dotychczas teorie oparte są na metodologii top-down, co oznacza, że każą nam mieć wizję celów (długo i średnio i krótko terminowych), następnie nadać im priorytet, podzielić na zadania a te zadania rozpisać na czynności. I w teorii wszystko wygląda pięknie… do momentu powrotu do biurka, gdzie czeka na nas … UWAGA!! od 300 do 500 bieżących spraw, z którymi natychmiast musimy sobie poradzić, wśród nich zaległe, nielubiane, na wczoraj.

Napięcie, przytłoczenie rozmiarem czekających nas zadań obraca w niwecz nasze postanowienia dotyczące priorytetów i samodyscypliny. Metoda GTD odwraca porządek rzeczy. Jest efektywna na skutek zmiany kierunku zarządzania sobą w czasie na „bottom-up”. Ten niezawodny system zarządzania strumieniem zadań na najniższym poziomie dramatycznie zwiększa naszą efektywność w osiąganiu celów i realizacji zawodowych zobowiązań. Szkolenie jest syntezą metodologii Davida Allena i najlepszych narzędzi do zarządzania sobą w czasie.

Celem interaktywnego wykładu jest wyposażenie uczestników w nowoczesne narzędzia zarządzania sobą w czasie odpowiadające nowej specyfice pracy, która polega na funkcjonowania w tzw. strumieniu zadań stale napływających. Efektem jest zwiększenie produktywności pracowników.

Zakres obejmuje praktyczną i teoretyczną wiedzę z aspektów związanych z efektywnością, jako celem wszelkiego zarządzania sobą w czasie. Uczestnicy poznają formułę produktywności oraz odkryją 3 rodzaje zachowań mających wpływ na jej zwiększanie bądź zmniejszanie.

Trener zaprezentuje koncepcję nowego podejścia w postaci czytelnej mapy systemu, jednocześnie wstępnie wprowadzając 5 etapów działania z zadaniami, które napływają strumieniem w ciągu całego dnia pracy, pokazując, jak każdy z nich z jednej strony minimalizuje nakłady czasowe i energetyczne, a z drugiej wpływa na podniesienie efektów działania.

Ważnym elementem jest moduł wykorzystania współczesnych narzędzi technologicznych stworzonych wedle metodologii GTD.

Dzięki wykładowi uczestnicy:

• stworzą osobisty system zarządzania działaniami, tak, by niczego nie pominąć

• lepiej będą koordynować swoje działania w czasie

• rozwiną umiejętność szybkiego podejmowania decyzji odnośnie kolejnych kroków, jakie mają podjąć

• nauczą się planować tak, aby faktycznie realizować plany

PROGRAM

1. Wprowadzenie do wyzwań nowoczesnej korporacji – wartość  produktywności

• nowe wyznaczniki efektywności
• rozszerzenie odpowiedzialności
• funkcjonowanie w strumieniu zadań

Jak nowoczesne organizacje reagują na ewolucję narzędzi komunikacji i formatu pracy na projektowy i jak to wpływa na konieczność zmiany podejścia do zarządzania zadaniami na poziomie personalnym.

Prezentacja zmiany podejścia TOP-DOWN na BOTTOM-UP jako odpowiedź na wyzwania nowoczesnej korporacji.

Uczestnicy wezmą udział w mini-eksperymencie, który ujawni kilka aspektów związanych z efektywnością, jako celem wszelkiego zarządzania sobą w czasie. Moduł zakończy się interaktywną dyskusją na temat różnic pomiędzy pracą w XX i XXI wieku, które wymagają nowego podejścia do funkcjonowania w czasie: zamiany z podejścia topdown na bottom-up.

2. Koncepcja GTD

• mapa systemu Davida Allena
• gromadzenie
• analiza
• porządkowanie
• przegląd
• działanie

Trener zaprezentuje koncepcję nowego podejścia w postaci czytelnej mapy systemu, jednocześnie wstępnie wprowadzając 5 etapów działania z zadaniami, które napływają strumieniem w ciągu całego dnia pracy, pokazując, jak każdy z nich z jednej strony minimalizuje nakłady czasowe i energetyczne a z drugiej wpływa na podniesienie efektów działania

3. Wprowadzenie do pojęcia INBOX

• logistyka domykania „otwartych pętli”
• trzy podstawowe zasady kolekcjonowania
• technika „inbox” systemu GTD

Narzędzie Menti – slajd z adresem i kodem dostępu. Uczestnicy dokonują wyboru używanych przez nich kanałów komunikacji za pomocą interaktywnego systemu głosowania (konieczny smartfon z dostępem do internetu).

Wyniki są wyświetlane na ekranie i omawiane do zobrazowania pojęcia Inbox i ilości miejsc gdzie przechowujemy swoje sprawy do załatwienia.

Przejście do zasady redukcji ilości inboxów, jako pierwszego kroku zwiększającego efektywność.

4. 6 kategorii spraw

• metodologia trzech kroków
• zasada definiowania pierwszego fizycznego działania
• 6 możliwych decyzji co z tym dalej zrobić
• 2-minutówki – rzeczy robią się same

II etap ma na celu opróżnianie Inboxów i podjęcie pierwszych decyzji co należy z daną sprawą zrobić.

Trener wprowadzi zasady tego procesu gwarantujące jego niezawodność i holistyczność.

Zadaniem uczestników będzie przejść przez proces analizy oraz zdefiniować pierwsze fizyczne działania w stosunku do kilku otwartych pętli, które wypisali w poprzednim ćwiczeniu.

5. Efektywne zebrania

Mini wykład „Jak zaplanować efektywne zebranie”. Omówienie zjawiska Syzyfingu – czyli czemu uczestnicy uważają, że udział w spotkaniach jest praca syzyfową i jak podnieść efektywność zebrań. Prezentacja techniki QMeetings (quality meetings) czyli 4 warunki efektywnego zebrania.

(Prawo Parkinsona w akcji Zasada 3W (What-Who-When), Poczta Google, Zasady dostosowywania poczty do GTD, best practice. Tips&tricks: Wyświetlanie na ekranie. Zasady Kultury mailingowej efektywnych organizacji: jak wspierać  efektywność swojej organizacji)

6. Aplikacje wspierające eliminowanie marnotrawstw

• zasady pracy z Outlookiem i właściwe wykorzystanie jego funkcji
• aplikacje na smartfony
• excelowe listy sortowane

7. SMARTPLANNING w GTD i Priorytety w Twojej Organizacji

a)Model wyboru działań

• kontekst
• czas
• poziom energii
• priorytety

b) Krzywa wydajności osobistej REFA

• kwestionariusz autodiagnostyczny

c) Matryca projektu

• planowanie vs. gaszenie pożarów

Planowanie pracy w blokach czasowych – przedstawienie zjawiska Cyklu pracy umysłowej i jak to wykorzystywać przy planowaniu zadań.

Tips&tricks: zjawisko komasowania zadań i kontekstów: Grupowanie zadań, Godzina Świętego Spokoju.

Wykorzystanie Zasady Pareto w odniesieniu do czasu.

Efektywność osobista – różnica w sposobach realizacji działań.

Judging-Perceiving (MBTI)

Matryca Eisenhauera

Tips&tricks: wykorzystywanie zjawiska dobowej energetyki do realizacji zadań najważniejszych.

Podsumowanie: 7 kroków GTD

Partner merytoryczny

Mapa dojazdu

NOWA SIEDZIBA – aleje Jerozolimskie 93, Nowogrodzka Square, 6 minut pieszo od Dworca Centralnego , 3 minuty od Placu Starynkiewicza

Zapraszamy do korzystania ze środków transportu publicznego. Do siedziby Izby najłatwiej dotrzesz:

Metrem - linia M1 (stacja Centrum)

Tramwajem – linie: 7, 9, 22, 24, 25 (przystanek Plac Starynkiewicza)

Autobusem – linie: 127, 128, 158, 175 (przystanek Plac Starynkiewicza) lub linie: 131, 501, 517, 519, 521, 522, 525 (przystanek Dworzec Centralny)

Rowerem – najbliższe stacje Veturilo znajdują się w przy ulicy Williama Heerleina Lindleya oraz przy skrzyżowaniu ulic Żelaznej i Siennej.

Płatne miejsca parkingowe z tyłu budynku