Seminarium: W pogoni za uciekającym czasem- Zarządzanie strumieniem zadań; Wykorzystanie współczesnych narzędzi technologicznych

Zapisy zbierane są do :
Wtorek 10 Wrzesień 2019 - 13H30

Cena :
260 PLN pracownicy firm stowarzyszonych, 520 PLN pozostałe osoby
Osobom, które anulują swój udział w seminarium do 3 dni przed spotkaniem, zwracane jest 100% kosztów szkolenia. Osobom, które anulują swój udział później, czyli na krócej niż 3 dni przed szkoleniem, koszty nie są zwracane.

Dlaczego szkolenia z zarządzania sobą w czasie nie działają? Przyczyna jest bardzo prosta.

 

Wszystkie stworzone dotychczas teorie oparte są na metodologii top-down, co oznacza, że każą nam mieć wizję celów (długo i średnio i krótko terminowych), następnie nadać im priorytet, podzielić na zadania a te zadania rozpisać na czynności. I w teorii wszystko wygląda pięknie… do momentu powrotu do biurka, gdzie czeka na nas … UWAGA!! od 300 do 500 bieżących spraw, z którymi natychmiast musimy sobie poradzić, wśród nich zaległe, nielubiane, na wczoraj.

Napięcie, przytłoczenie rozmiarem czekających nas zadań obraca w niwecz nasze postanowienia dotyczące priorytetów i samodyscypliny. Metoda GTD odwraca porządek rzeczy. Jest efektywna na skutek zmiany kierunku zarządzania sobą w czasie na „bottom-up”. Ten niezawodny system zarządzania strumieniem zadań na najniższym poziomie dramatycznie zwiększa naszą efektywność w osiąganiu celów i realizacji zawodowych zobowiązań. Szkolenie jest syntezą metodologii Davida Allena i najlepszych narzędzi do zarządzania sobą w czasie.

 

Celem interaktywnego wykładu jest wyposażenie uczestników w nowoczesne narzędzia zarządzania sobą w czasie odpowiadające nowej specyfice pracy, która polega na funkcjonowania w tzw. strumieniu zadań stale napływających. Efektem jest zwiększenie produktywności pracowników.

Zakres obejmuje praktyczną i teoretyczną wiedzę z aspektów związanych z efektywnością, jako celem wszelkiego zarządzania sobą w czasie. Uczestnicy poznają formułę produktywności oraz odkryją 3 rodzaje zachowań mających wpływ na jej zwiększanie bądź zmniejszanie.

Trener zaprezentuje koncepcję nowego podejścia w postaci czytelnej mapy systemu, jednocześnie wstępnie wprowadzając 5 etapów działania z zadaniami, które napływają strumieniem w ciągu całego dnia pracy, pokazując, jak każdy z nich z jednej strony minimalizuje nakłady czasowe i energetyczne, a z drugiej wpływa na podniesienie efektów działania.

Ważnym elementem jest moduł wykorzystania współczesnych narzędzi technologicznych stworzonych wedle metodologii GTD.

 

Dzięki wykładowi uczestnicy:

• stworzą osobisty system zarządzania działaniami, tak, by niczego nie pominąć

• lepiej będą koordynować swoje działania w czasie

• rozwiną umiejętność szybkiego podejmowania decyzji odnośnie kolejnych kroków, jakie mają podjąć

• nauczą się planować tak, aby faktycznie realizować plany

 

 

PROGRAM

1. Wprowadzenie do wyzwań nowoczesnej korporacji – wartość  produktywności

  • nowe wyznaczniki efektywności
  • rozszerzenie odpowiedzialności
  • funkcjonowanie w strumieniu zadań

Jak nowoczesne organizacje reagują na ewolucję narzędzi komunikacji i formatu pracy na projektowy i jak to wpływa na konieczność zmiany podejścia do zarządzania zadaniami na poziomie personalnym.

Prezentacja zmiany podejścia TOP-DOWN na BOTTOM-UP jako odpowiedź na wyzwania nowoczesnej korporacji.

Uczestnicy wezmą udział w mini-eksperymencie, który ujawni kilka aspektów związanych z efektywnością, jako celem wszelkiego zarządzania sobą w czasie. Moduł zakończy się interaktywną dyskusją na temat różnic pomiędzy pracą w XX i XXI wieku, które wymagają nowego podejścia do funkcjonowania w czasie: zamiany z podejścia topdown na bottom-up.

 

2. Koncepcja GTD

  • mapa systemu Davida Allena
  • gromadzenie
  • analiza
  • porządkowanie
  • przegląd
  • działanie

Trener zaprezentuje koncepcję nowego podejścia w postaci czytelnej mapy systemu, jednocześnie wstępnie wprowadzając 5 etapów działania z zadaniami, które napływają strumieniem w ciągu całego dnia pracy, pokazując, jak każdy z nich z jednej strony minimalizuje nakłady czasowe i energetyczne a z drugiej wpływa na podniesienie efektów działania

 

3. Wprowadzenie do pojęcia INBOX

  • logistyka domykania „otwartych pętli”
  • trzy podstawowe zasady kolekcjonowania
  • technika „inbox” systemu GTD

Narzędzie Menti – slajd z adresem i kodem dostępu. Uczestnicy dokonują wyboru używanych przez nich kanałów komunikacji za pomocą interaktywnego systemu głosowania (konieczny smartfon z dostępem do internetu).

Wyniki są wyświetlane na ekranie i omawiane do zobrazowania pojęcia Inbox i ilości miejsc gdzie przechowujemy swoje sprawy do załatwienia.

Przejście do zasady redukcji ilości inboxów, jako pierwszego kroku zwiększającego efektywność.

 

4. 6 kategorii spraw

  • metodologia trzech kroków
  • zasada definiowania pierwszego fizycznego działania
  • 6 możliwych decyzji co z tym dalej zrobić
  • 2-minutówki – rzeczy robią się same

II etap ma na celu opróżnianie Inboxów i podjęcie pierwszych decyzji co należy z daną sprawą zrobić.

Trener wprowadzi zasady tego procesu gwarantujące jego niezawodność i holistyczność.

Zadaniem uczestników będzie przejść przez proces analizy oraz zdefiniować pierwsze fizyczne działania w stosunku do kilku otwartych pętli, które wypisali w poprzednim ćwiczeniu.

 

5. Efektywne zebrania

Mini wykład „Jak zaplanować efektywne zebranie”. Omówienie zjawiska Syzyfingu – czyli czemu uczestnicy uważają, że udział w spotkaniach jest praca syzyfową i jak podnieść efektywność zebrań. Prezentacja techniki QMeetings (quality meetings) czyli 4 warunki efektywnego zebrania.

(Prawo Parkinsona w akcji Zasada 3W (What-Who-When), Poczta Google, Zasady dostosowywania poczty do GTD, best practice. Tips&tricks: Wyświetlanie na ekranie. Zasady Kultury mailingowej efektywnych organizacji: jak wspierać  efektywność swojej organizacji)

 

6. Aplikacje wspierające eliminowanie marnotrawstw

  • zasady pracy z Outlookiem i właściwe wykorzystanie jego funkcji
  • aplikacje na smartfony
  • excelowe listy sortowane

 

7. SMARTPLANNING w GTD i Priorytety w Twojej Organizacji

a)Model wyboru działań

  • kontekst
  • czas
  • poziom energii
  • priorytety

b) Krzywa wydajności osobistej REFA

  • kwestionariusz autodiagnostyczny

c) Matryca projektu

  • planowanie vs. gaszenie pożarów

 

Planowanie pracy w blokach czasowych – przedstawienie zjawiska Cyklu pracy umysłowej i jak to wykorzystywać przy planowaniu zadań.

Tips&tricks: zjawisko komasowania zadań i kontekstów: Grupowanie zadań, Godzina Świętego Spokoju.

Wykorzystanie Zasady Pareto w odniesieniu do czasu.

Efektywność osobista – różnica w sposobach realizacji działań.

Judging-Perceiving (MBTI)

Matryca Eisenhauera

Tips&tricks: wykorzystywanie zjawiska dobowej energetyki do realizacji zadań najważniejszych.

Podsumowanie: 7 kroków GTD

 

Skontaktuj się z nami

Alicja Rukowicz, Manager Centrum Szkoleniowego CCIFP

alicja.rukowicz(@)ccifp.pl; tel. +48 508 520 839

 

Anna Maria Piszewska, Specjalista ds. Szkoleń CCIFP

anna.piszewska@ccifp.pl; tel. +48 22 521 21 44, +48 506 166 736

 

 

Partner merytoryczny

Share this page Share on FacebookShare on TwitterShare on Linkedin