Rozwiązywanie sporów w branży nieruchomości. Jak kilka godzin rozmowy zaoszczędziło dwa lata sporu.

Najczęstsze podłoże konfliktów

Branża nieruchomości to biznes, w którym liczba sporów jest bardzo duża a każdy z nich wi?że się z ogromnymi kosztami biznesowymi i finansowymi. Proces s?dowy niszczy nie tylko istniej?c? relację biznesow?, ale i wprowadza element niepewności trwaj?cy niejednokrotnie kilka lat, którego obsługa generuje dodatkowe (nieraz nieprzewidywalne) koszty.  

„W nieruchomościach szeroko pojętych możemy wyszczególnić różne pola konfliktów – powstaj? one na gruncie nieprawidłowości zwi?zanych z wykonaniem zobowi?zań wynikaj?cych z zawartych pomiędzy stronami umów, czy to umowy o roboty budowlane, czy w zwi?zku z komercyjnymi umowami najmu, czy też w zwi?zku z nabyciem lub zbyciem nieruchomości. Najczęstszym powodem sporów s? oczywiście kwestie dotycz?ce rozliczeń i tak w przypadku umów o roboty budowlane zwrot kaucji gwarancyjnej czy rozliczenie poszczególnych etapów robót, ale także kwestie jakości wykonanych prac czy terminów. W przypadku najmów komercyjnych spory bardzo często dotycz? rozliczeń mediów oraz udziału w kosztach utrzymania części wspólnych. Częstym polem konfliktów s? także wady nabytych nieruchomości zarówno prawne jak i faktyczne”, wyjaśnia Grażyna Kuźma, radca prawny, partner w kancelarii Taylor Wessing.  

Ustawa wspieraj?ca polubowne metody rozwi?zywania sporów

Do s?dów powszechnych wpływa ok. 15 mln spraw, z czego ok. 9 mln. to sprawy cywilne, 1,5 mln sprawy gospodarcze. Według szacunków ok 3,8 mln spraw to spory nadaj?ce się do mediacji. Upowszechnieniu wykorzystywania mediacji i arbitrażu w sprawach cywilnych służy wprowadzenie systemu usprawnień proceduralnych i organizacyjnych, które maj? zachęcać strony do prób polubownego rozwi?zania sporu przed skierowaniem sprawy do s?du lub w toku postępowania s?dowego, a także zapewnić wysok? jakość usług mediacyjnych.

Do najważniejszych zmian, które weszły w życie 1 stycznia 2016 możemy zaliczyć obowi?zek informowania w pozwie o podjęciu próby polubownego rozwi?zania sporu przed skierowaniem sprawy do s?du. W przypadku, gdy nie podjęto takiej próby, powód powinien wyjaśnić przyczyny. Sędziowie musz? też nakłaniać do mediacji. Sprawę do mediacji można skierować na każdym etapie postępowania s?dowego.  

„Zmiany dotycz? trzech wymiarów: proceduralnego, ekonomicznego oraz podatkowego. Niezwykle ważny dla biznesu jest fakt, iż wśród nowych rozwi?zań znajduj? się zachęty podatkowe. Ustawa wprowadza także szereg zmian w procedurze cywilnej, w tym w zakresie kosztów s?dowych i pozwala na zaliczenie kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez s?d do wydatków s?dowych. Wszystkie rozwi?zania zaproponowane w ustawie maj? przede wszystkim skłaniać strony do podejmowania prób polubownego rozwi?zywania sporu zamiast kierowania sprawy do s?du”, informuje Dr Ewelina Stobiecka, radca prawny, partner zarz?dzaj?cy w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie, inicjator i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, członek Zespołu ds. Prawa Gospodarczego przy Ministrze Rozwoju.  

Klauzula mediacyjna

Chęć polubownego rozwi?zywania konfliktów można wyrazić już na poziomie zawierania umowy, kiedy emocje s? pozytywne a spór jeszcze się nie pojawił. Wystarczy w treści umowy umieścić klauzulę mediacyjn?, która jest rozdzajem prewencji i szans? na szybkie i mniej kosztowne rozwi?zanie sporu. Jak podkreśla Grażyna Kuźma: „W sporze warto rozważyć dwa czynniki tj. koszt vs. czas. Pięcioletni proces jest dramatem, który może „zabić” spółkę a miesi?c, 60 dni w mediacji – to szansa, któr? warto wykorzystać i spróbować, bo niewiele ryzykujemy podejmuj?c próbę mediacji.”  

PRZYKŁADOWA KLAUZULA MEDIACYJNA

„Wszelkie spory wynikaj?ce z niniejszej umowy lub pozostaj?ce w zwi?zku z ni?, będ? rozwi?zywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działaj?cego przy międzynarodowych Izbach Przemysłowo-Handlowych w Polsce.

W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwi?zania sporu w  postępowaniu  mediacyjnym w  terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego s?du.”  

„Podmioty regularnie stosuj?ce metody unikania konfliktu i techniki wczesnej interwencji mog? funkcjonować sprawniej, dedykuj?c kapitał i zasoby ludzkie realizacji aktualnych potrzeb biznesowych. Umieszczanie w umowach kluczowych zapisów dotycz?cych alternatywnego rozwi?zywania sporów zachęca strony konfliktu do uznania i przejęcia odpowiedzialności za rozwi?zanie konfliktowych kwestii, umożliwia koncentrację na profesjonalnym i obiektywnym podejściu do problemu i ułatwia komunikację między stronami. Umiejętnie przeprowadzona mediacja tworzy środowisko współpracy poprzez zachęcanie stron do wspólnych działań w celu poszukiwania rozwi?zań” – przekonuje Monika Dębska-Pastakia FRICS, członek The Royal Institution of Chartered Surveyors, organizacji z ponad 40-letnim doświadczeniem w zarz?dzaniu sytuacjami konfliktowymi i polubownym rozwi?zywaniu sporów na rynku nieruchomości.  

13 maja 2016 roku w siedzibie Taylor Wessing w Warszawie, przy ul. Mokotowskiej 1, odbyło się spotkanie pt. „Rozwi?zywanie sporów w branży nieruchomości” zorganizowane przez Brytyjsko-Polsk? Izbę Handlow? i Międzynarodowe Centrum Mediacji, pod honorowym patronatem UKTI i Ambasady Brytyjskiej. Partnerem merytorycznym spotkania była Kancelaria Taylor Wessing a partnerem wspieraj?cym RICS (The Royal Institution of Chartered Surveyors).  

CASE STUDY

Sprawa zaistniała pomiędzy niemieckim deweloperem, będ?cym właścicielem budynku biurowego, usytuowanego w centrum dużego miasta, a jego skandynawskim kontrahentem, będ?cym Najemc? w tymże budynku. Umowa najmu zawarta była na czas określony i regulowała szczegółowo wszelkie sprawy, zwi?zane z wzajemnymi rozliczeniami. Na skutek m.in. informatycznych błędów systemowych, zaistniałych po stronie Wynajmuj?cego, oraz błędów, wynikaj?cych z błędnie przejętej powierzchni najmu występuj?cych po stronie Najemcy, pomiędzy Stronami doszło do sporu, który w chwili zgłoszenia sprawy opiewał na półtora miliona złotych.

Z uwagi na fakt, iż Umowa najmu dobiegała końca, a wartość przedmiotu sporu stanowiła znaczn? część rocznego budżetu spółki Najemcy, sprawa stanęła na wokandzie s?dowej. Maj?c na uwadze konieczność zapewnienia płynności finansowej po stronie Najemcy, Strony postanowiły rozwi?zać sprawę pozas?downie.

Zadaniem Mediatora była pomoc w znalezieniu takiego rozwi?zania, aby zapewniło w miarę szybkie zaspokojenie roszczeń Wynajmuj?cego, przy jednoczesnym usunięciu błędów systemowych po jego stronie, które powodowały błędne naliczenia, oraz odzyskanie płynności finansowej po stronie Najemcy i sprawn? przeprowadzkę do nowego biura. W wyniku postepowania mediacyjnego, po niespełna trzech godzinach spotkania Wynajmuj?cy zrezygnował z odsetek od długu oraz zredukował wartość długu głównego o część, która mogła być (w opinii obu stron) wygenerowana przez błędnie działaj?cy system, naliczaj?cy opłaty. Najemca zobowi?zał się do płatności należności w ratach, ustalaj?c przy tym harmonogram, który pozwolił mu na zachowanie płynności finansowej.

Dodatkowo strony porozumiały się także w odniesieniu do innych lokalizacji swoich spółek córek w Europie Środkowo – Wschodniej, i wstępnie przedyskutowały warunki potencjalnego najmu powierzchni biurowych w tychże lokalizacjach.

W wyniku działań Mediatora i postępowania mediacyjnego Strony nie tylko znalazły rozwi?zanie swojego bież?cego problemu, tj. zaległości wynikaj?cej z błędów, które zaistniały po obydwu stronach stosunku najmu, ale i umówiły się co do innych rynków, na których operowały poprzez swoje spółki córki. Zadowolenie Stron ze sposobu rozwi?zania sprawy przełożyło się także na ich dobre relacje w Polsce i kontynuowanie rozmów co do potencjalnego najmu innej powierzchni biurowej.

***

Kontakt dla mediów:

INFINITY Agencja PR & MarComm
Aleksandra Ladachowska
E Tel.: + 48  793 41 00 08, E-Mail: ola(@)agencja-infinity.pl  

O Międzynarodowym Centrum Mediacji:

Międzynarodowe Centrum Mediacji stanowi platformę pozas?dowego rozwi?zywania sporów, dostępn? dla wszystkich podmiotów, w szczególności Członków Izb Przemysłowo-Handlowych w Polsce. Misj? MCM jest ułatwianie przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz wprowadzanie i promocja najwyższych standardów zwi?zanych z pozas?dowym rozwi?zywaniem sporów w biznesie.  

Inicjatorami przedsięwzięcia s? przedstawiciele Izb, którzy weszli w skład Rady Międzynarodowego Centrum Mediacji, Dr Ewelina Stobiecka, mediator, radca prawny, partner zarz?dzaj?cy w kancelarii Taylor Wessing w Warszawie i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji oraz Aleksandra Ladachowska, partner zarz?dzaj?cy w Infinity - Agencji PR & MarComm w Warszawie, sekretarz Międzynarodowego Centrum Mediacji. Deklarację utworzenia Międzynarodowego Centrum Mediacji podpisały: Belgijska Izba Gospodarcza, Brytyjsko-Polska Izba Handlowa, Francusko-Polska Izba Gospodarcza, Włoska Izba Handlowo Przemysłowa w Polsce, Polsko-Hiszpańska Izba Gospodarcza.  

Formuła Międzynarodowego Centrum Mediacji otwarta na wszystkie międzynarodowe instytucje wspieraj?ce przedsiębiorców i obrót z zagranic? w Polsce oraz izby regionalne i branżowe reprezentuj?ce interesy przedsiębiorców z różnych branż i regionów w Polsce. Partnerami MCM jest Mediationsakademie Berlin, Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) Londyn, Business Dispoute Resolution & Mediation Madryt, Dolnośl?ska Izba Gospodarcza, The Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS).  

Unikaln? cech? MCM jest możliwość mediowania w wielu językach, zarówno na poziomie lokalnym jak i międzynarodowym. Listę mediatorów MCM tworz? eksperci w konkretnych branżach, prowadz?cy mediacje w językach obcych i posiadaj?cych doświadczenie zarówno merytoryczne jak i praktyczne oraz znajomość kontekstu kulturowego.