Analysen & Studien • Analyses & Etudes
Zmiany w zasadach rozliczania podróży służbowych
<p style="text-align: justify;">1 marca 2013 r. wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące podróży służbowych. Dotychczas obowiązujące przepisy, odrębne dla krajowych i zagranicznych podróży, zostają ujednolicone i zastąpione jednym aktem – Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, dalej zwane „Rozporządzeniem”). Rozporządzenie zwiększa kwoty diet należnych pracownikom, a także wprowadza nowe uregulowania, jak limit kosztu noclegu przy podróżach krajowych czy lista wydatków zwracanych pracownikowi. Należy pamiętać, że w przypadku braku odmiennych regulacji wewnętrznych, wszyscy pracodawcy mający siedzibę na terenie Polski zobowiązani są stosować Rozporządzenie, co może oznaczać potrzebę ewentualnego dostosowania wewnętrznych regulacji dot. podróży służbowych.</p>
>
Kluczowe zmiany wynikaj?ce z rozporz?dzenia to:
• podniesienie kwot diet należnych pracownikowi
Od 1 marca 2013 r. w zwi?zku z podróż? krajow? pracownikowi za dobę podróży krajowej przysługuje dieta w kwocie 30 zł (wcześniej 23 zł), zaś za dobę podróży zagranicznej w zależności od kraju np. w przypadku podróży do Niemiec dieta w kwocie 49 EUR (wcześniej 42 EUR). W wielu państwach podniesiono także limity kwot noclegowych np. w Niemczech ze 103 EUR do 150 EUR.
• ustalenie maksymalnego limitu kosztu noclegu zwracanego pracownikowi przez pracodawcę w zwi?zku z podróż? krajow?
Kwota ta została ustalona jako dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł. Jednak, w indywidualnych przypadkach Ustawodawca pozostawił pracodawcy możliwość akceptowania i zwrotu wyższych kosztów.
• doprecyzowanie niejednoznacznych dotychczas kwestii oraz rozwi?zań stosowanych w praktyce, i oparcie ich w przepisach
Przykładowo od 1 marca 2013 r. w przypadku podróży krajowej trwaj?cej mniej niż 8 godzin podczas doby, dieta nie przysługuje. Z kolei wypłata zaliczki na niezbędne koszty podróży służbowej (na wniosek pracownika w przypadku podróży krajowej) musi wynikać z przeprowadzonej wstępnej kalkulacji kosztów tej podróży.
• wprowadzenie listy wydatków podlegaj?cych zwrotowi
Od 1 marca 2013 pracownik będzie mógł ubiegać się jedynie o zwrot kosztów, poniesionych w trakcie podróży służbowej krajowej lub zagranicznej, które uwzględnione s? na liście wydatków podlegaj?cych zwrotowi. S? to np. opłaty za bagaż, autostrady, parkowanie. Jednocześnie, pozostawiono pracodawcy możliwość kwalifikowania do zwrotu także innych niezbędnych wydatków, które bezpośrednio wi?ż? się z odbyt? przez pracownika podroż? służbow?.
• rozszerzenie prawa pracodawcy w odniesieniu do określenia środka transportu właściwego do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej
Zgodnie z nowym Rozporz?dzeniem, pracodawca ma prawo nie tylko określić właściwy środek transportu, ale także jego rodzaj i klasę.
Michał Balicki
+48 22 50 50 762
michal.balicki@eversheds.pl