Analysen & Studien • Analyses & Etudes
W jaki sposób zapobiegać nadużyciom w działach zakupów?
<p><span><span>Osoby odpowiedzialne za zakupy w firmie decydują o przeznaczeniu nierzadko znacznych środków finansowych firmy, dlatego też są szczególnie podatne na różnego rodzaju nadużycia. W czasach kryzysu i zaostrzającej się konkurencji, efektywność procesu zakupowego staje się kluczem do zwiększania przewagi konkurencyjnej i wartości firmy. Mimo to na rynku wciąż brakuje fachowej wiedzy, dotyczącej metod ograniczania ryzyka nadużyć w zakupach.</span></span></p>
>
Jak pewna firma zwiększyła swoj? wartość
Prezes dużej sieci handlowej znalazł się w niezwykle trudnej sytuacji. Czasy prosperity firma miała już dawno za sob?, przyszedł kryzys, zmniejszyły się przychody firmy, natomiast koszty spadły nieproporcjonalnie mniej. Prezes dostał jasne ultimatum od właścicieli: „albo poprawisz wyniki, albo będziesz musiał pożegnać się ze stanowiskiem”.
W pierwszej kolejności postanowił sprawdzić procesy zakupowe w firmie, bowiem od jakiegoś czasu dochodziły do niego niepokoj?ce informacje o potencjalnych nadużyciach w tej sferze. Wyniki badania były porażaj?ce: wynajęci specjaliści od dochodzeń ustalili między innymi, że wiele zakupów było dokonywanych przez niepotrzebnych pośredników, którzy dokładali swoje wysokie marże. Ustalono fakty niezbicie świadcz?ce o nielegalnych powi?zaniach pośredników z osobami odpowiedzialnych za zakupy. Teraz było jasne, dlaczego oferta sieci handlowej nie była konkurencyjna.
Wyeliminowano pośredników, wprowadzono nowy, skuteczny system kontroli i firma szybko wróciła do rynkowej gry.
Proaktywny system kontroli ryzyka nadużyć
Bierna postawa i źle zaprojektowany system kontroli wewnętrznej to gwarancja strat zwi?zanych z nadużyciami. Pamiętajmy, że magnesem przyci?gaj?cym nieuczciwych pracowników jest możliwość bezkarnego popełniania nadużyć.
Skuteczny system kontroli to taki, który tworzy w umysłach pracowników przekonanie, że każde nieetyczne działanie zostanie wykryte i ukarane. Jakie s? główne elementy takiego systemu?
? Szacowanie ryzyka nadużyć. To proces, w którym: określa się wszystkie możliwe schematy typów nadużyć, ich prawdopodobieństwo, procedury kontrolne, które maj? je eliminować, dokonuje się analizy koszty – korzyści, w końcu implementuje się te procedury kontrolne, których koszty nie przekraczaj? korzyści, wynikaj?cych z ograniczenia ryzyka.
? Proaktywna analiza danych. Jeden z kluczowych elementów, wykorzystuj?cy narzędzia informatyczne do analizy ogromnych ilości danych zgromadzonych zarówno w firmie jak i poza ni?. Jest to proces polegaj?cy na: a) porównywaniu danych (matching): na przykład porównuje się dane teleadresowe pracowników z danymi dostawców w celu wykrycia potencjalnych powi?zań, b) wyszukiwaniu odstępstw od ustalonych trendów lub od praktyki rynkowej, które mog? budzić podejrzenia: na przykład, jeżeli występuje kolejność numeracji faktur danego dostawcy (1/2011, 2/2011, 3/2011 …), świadcz?ca o tym, że ma on tylko jednego klienta, to budzi to oczywiste podejrzenia, że relacja z tym dostawc? nie opiera się wył?cznie na rynkowych zasadach.
? Audyty dostawców. W wielu przypadkach a zwłaszcza tam, gdzie proces fakturowania opiera się na zaufaniu (np. usługi reklamowe, usługi generalnego wykonawstwa) możliwe jest podpisanie z dostawc? klauzuli daj?cej możliwość sprawdzania jego ksi?g. Firmy jednakże niezwykle rzadko wykorzystuj? tak? możliwość, odbieraj?c sobie w ten sposób niezwykle skuteczne narzędzie do wykrywania nadużyć.
? Systemy anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, zarówno dla pracowników jak i dostawców.
Autor:
Wojciech Dudziński
--------------------------
Francuska Izba Przemysłowo-Handlowa w Polsce we współpracy z firm? Calan zaprasza na seminarium:
Zapobieganie nadużyciom w zakupach - analizy przypadków
26 października 2011 roku