Nowe oblicze outsourcingu księgowego

Polskie firmy zmieniaj?c strategie zarz?dzania przechodz? od dyskusji nad zaletami outsourcingu do zastosowania go w wielu obszarach swojej działalności. Nowocześnie rozumiany outsourcing księgowy nie ogranicza się wył?cznie do usługowego prowadzenia ksi?g rachunkowych i przygotowywania deklaracji podatkowych firmy, ale obejmuje cał? gamę różnorodnych usług, które mog? zostać dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta. Zakres interwencji biura rachunkowego obejmuje zarówno częściowe przejęcie procesów księgowych, jak również, pełn? obsługę księgowości.

Częściowym przejęciem procesu może być usługa wsparcia przy zamknięciach rocznych czy śródrocznych. Podmioty maj?ce wiele obowi?zków sprawozdawczych, szczególnie spółki giełdowe czy spółki wielodziałowe, bardzo często staj? przed wyzwaniem sprostania terminom sprawozdawczym, które s? zazwyczaj bardzo krótkie i napięte. Usługa wsparcia polega na oddelegowaniu wykwalifikowanego personelu do wsparcia wewnętrznych działów, przy czym niejednokrotnie procedury wewnętrzne powoduj?, iż zakres takiej usługi trzeba sprowadzić tylko do analizy danych i opracowania raportów. Zalety tej usługi to - elastyczne zarz?dzanie zatrudnieniem działu księgowego, efektywne zarz?dzanie czasem wykonania raportów, skoncentrowanie się na kompleksowej analizie finalnych danych.

Usług? będ?c? również częściowym przejęciem procesu jest usługa zarz?dzania maj?tkiem trwałym przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania podwykonawcy uwzględniaj?cego przepisy podatkowe i bilansowye, w ujęciu krajowym jak i międzynarodowym. Proces zarz?dzania maj?tkiem trwałym jest procesem czasochłonnym i wymagaj?cym specjalistycznej wiedzy. Usługa ta dedykowana jest do struktur grupowych i wielodziałowych, a zwłaszcza do podmiotów produkcyjnych, posiadaj?cych duży maj?tek trwały.

Kolejn? prężnie rozwijaj?c? się usług? w outsourcingu księgowym jest usługa nadzoru księgowego, która polega na sprawowaniu kontroli nad poprawności? księgowań, rozliczeń podatkowych oraz sprawozdawczości? firmy. Usługa ta znajduje swoje zastosowanie w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo dysponuje mniej lub bardziej zorganizowanym systemem księgowości, ale nie chce rozbudowywać zespołu pracowników księgowości do rozmiarów zapewniaj?cych samowystarczalność, a jednocześnie zarz?dzaj?cym zależy na wysokiej jakości informacji finansowych i ich terminowości. Rozwi?zanie to pozwala również „przesun?ć” część odpowiedzialności zwi?zanej z prowadzeniem ksi?g i rozliczeniami podatkowymi z firmy na wyspecjalizowanego podwykonawcę. Korzystanie z usługi nadzoru księgowego pozwala zachować pełn? dostępność danych przy równoczesnym odci?żeniu działu finansowego i uzyskaniu pewności, że księgi oraz sprawozdania s? weryfikowane przez zewnętrznych specjalistów.

Inna form? współpracy, niepowoduj?c? całkowitego przeniesienia księgowości na zewn?trz jest powierzenie prowadzenia ksi?g przy użyciu własnego wewnętrznego (często zintegrowanego) systemu informatycznego. Po odpowiednim przeszkoleniu pracownicy biura rachunkowego pracuj? w siedzibie zleceniodawcy a realizowana usługa nie stanowi outsourcingu pracowników. Taka forma outsourcingu to nie tylko swoiste oddanie do dyspozycji przez biuro rachunkowe swojego personelu, ale również przejęcie odpowiedzialności przez wykonawcę za jakość i kontynuację świadczonych usług.

W ramach nowoczesnej formuły outsourcingu coraz częściej spotykane jest krótkoterminowe zastępstwo zespołu wysokiego szczebla, przede wszystkim funkcji Głównego Księgowego. Usługa ta poł?czona z aktywnym wsparciem w procesie rekrutacji, czy później adaptacji, w sytuacji, gdy mamy do czynienia z konieczności? zatrudnienia nowej osoby w krótkim, niekiedy zaskakuj?cym, czasie jest usług? niezwykle ważn?, bo zapewnia ci?głość procesu, daje też podmiotowi komfort zarz?dzania zmian?. W takich przypadkach niezwykle ważne jest doświadczenie biura rachunkowego w realizacji tego typu projektów, ponieważ funkcja Głównego Księgowego jest funkcj? strategiczn?.

Przedstawione powyżej rozwi?zania odpowiednio dostosowane mog? być proponowane zarówno dużym, jak i małym przedsiębiorcom po uprzednim dopracowaniu strategii realizacji usługi, wychodz?c od precyzyjnego zdefiniowania oczekiwań i możliwości stron.

Monika Nowecka
Partner, Wiceprezes Zarz?du MAZARS Polska Sp. z o.o.