Mais aussi  •  Membres

Najnowszy raport poświęcony obsłudze płac przygotowany przez Forvis Mazars: płace w centrum strategii firm - 70% danych kluczowych dla działalności biznesu przechodzi przez systemy płacowe.

Forvis Mazars, międzynarodowa firma świadcząca usługi audytorskie, podatkowe i doradcze, opublikowała najnowszy raport pt. „Zgodność z przepisami, precyzja i strategiczne wykorzystanie danych. Trzy niepodważalne filary nowoczesnej obsługi płac w Europie.” Raport dostarcza unikalnych informacji o ewolucji procesów płacowych na europejskim rynku. W oparciu o głosy ponad 1000 ekspertów z obszaru płac, kadr i finansów z 13 krajów, pokazuje, jak naliczanie płac stało się kluczowym elementem strategii organizacyjnej – wspierając zaufanie, zaangażowanie pracowników i zarządzanie danymi. Badanie przeprowadzone we współpracy z Transiris, łączy dane z ankiet ilościowych i wywiady jakościowe z ekspertami wyższego szczebla z firm działających w wielu jurysdykcjach. Badanie pokazuje, że europejskie organizacje coraz częściej uznają płace za kluczową funkcję biznesową, która zapewnia zgodność z przepisami w różnych krajach, stoi na straży uczciwości biznesowej i wzmacnia zaufanie pracowników.

Aneta Jurkiewicz, Partner odpowiedzialna za usługi kadrowo-płacowe w Forvis Mazars w Polsce, która nadzorowała przeprowadzenie badania w Polsce, komentuje: “W naszym raporcie pokazujemy, jak obszar obsługi płac ewoluuje z funkcji czysto administracyjnej do strategicznej roli w firmach, stając się fundamentem relacji pracodawca–pracownik, wpływając bezpośrednio na zaufanie, poczucie bezpieczeństwa i satysfakcję zespołu. Terminowa realizacja wypłat i precyzyjne kalkulacje to nie tylko obowiązek – to kluczowy czynnik budowania wiarygodności organizacji. Zachęcam do zapoznania się z wynikami badania – to wiedza, która pomoże stworzyć bardziej transparentne i stabilne środowisko pracy.”

Od obowiązku przestrzegania przepisów prawa do budowania przewagi konkurencyjnej

Raport pokazuje, że 60% liderów ds. obsługi płac ma trudności z nadążaniem za zmieniającymi się przepisami prawa pracy, a 62% wskazuje częste aktualizacje przepisów jako poważny problem. W wielonarodowym środowisku pracy każda jurysdykcja dodaje nowy poziom złożoności procesów - różne zasady, terminy, formaty, języki. Dla pracodawców transgranicznych lokalna ekspertyza prawno-instytucjonalna stała się niezbędna.

Prawie połowa (48%) respondentów stwierdziła, że zgodność z przepisami prawa jest fundamentalnym czynnikiem przy podejmowaniu kluczowych decyzji o wyborze modelu zarządzaniu płacami, czy to wewnętrznie, czy w procesie outsourcingu, a ponad połowa (53%) współpracuje z zewnętrznymi dostawcami usług płacowych, aby zapewnić zgodność z przepisami i dochowanie rzetelności procesów. Podobny odsetek (53%) konsultuje się również z doradcami prawnymi i podatkowymi w celu uzyskania bardziej szczegółowych wskazówek dotyczących interpretacji przepisów prawno-podatkowych.

„Na każdym pasku płacowym znajdują się konkretne dane, które mogą zbudować lub zniszczyć zaufanie do pracodawcy. Obsługa płac to kopalnia danych zawierająca informacje kluczowe zarówno dla działu kadr, jak i finansów. Gdy płace są naliczone poprawnie, zgodnie z przepisami i transparentnie zaprezentowane, przestają być

procesem, a stają się strategicznym źródłem analiz dla całej firmy.” – podsumowuje Ioana Vlad-Rădulescu, Partner w Dziale Międzynarodowej Obsługi Płac i Zgodności z Przepisami w Forvis Mazars.

Precyzja: podstawa zaufania

We wszystkich badanych krajach precyzja rozliczania wynagrodzeń pozostaje najważniejszym oczekiwaniem zarówno pracowników, jak i pracodawców. Prawie jedna trzecia organizacji zgłasza błędy w obliczeniach płacowych, a jedna piąta przyznaje, że problemy te nadszarpnęły zaufanie pracowników do firmy. Na konkurencyjnym rynku pracy, gdzie utrzymanie pracowników i reputacja pracodawcy mają ogromne znaczenie, nawet pojedynczy błąd w rozliczeniu płac może mieć nieproporcjonalne konsekwencje.

Najnowsze badanie Forvis Mazars pokazuje, że kontrole wewnętrzne, audyty i proaktywne zarządzanie danymi płacowymi są coraz częściej wdrażane w strukturach płacowych przedsiębiorstw. Około 47% ankietowanych organizacji przeprowadza regularne audyty, a 43% utrzymuje dedykowane zespoły wewnętrzne w celu wzmocnienia kontroli i transparentności.

Gdy precyzja staje się normą, poprawność wynagrodzeń nabiera strategicznego znaczenia — wpływa bezpośrednio na wiarygodność organizacji i reputację marki.

Dane płacowe: niewykorzystany zasób strategiczny

Jednym z najbardziej uderzających wniosków płynących z raportu jest to, że około 70% danych kluczowych dla działalności firmy przechodzi przez systemy płacowe; od wynagrodzeń i świadczeń po numery identyfikacji podatkowej, rejestry czasu pracy i dane dotyczące centrów kosztów. Jednak wiele organizacji nadal nie wykorzystuje w pełni tych informacji.

„Precyzja w obsłudze wynagrodzeń to dziś absolutny priorytet. Nawet pojedynczy błąd może mieć nieproporcjonalny wpływ na zaufanie i morale pracowników wobec pracodawcy. W całej Europie Środkowej i Wschodniej firmy przygotowują się również do nowej ery transparentności wynagrodzeń, w której równość płac, zgodność z przepisami i wykorzystywanie danych do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych staną się niezbędne dla rozwoju konkurencyjności i budowaniu zaufania.” – dodaje Jana Boštíková, Partner ds. obsługi kadrowo-płacowej w Forvis Mazars w Czechach.

Zintegrowane dane o wynagrodzeniach otwierają drogę do strategicznych decyzji w obszarze zatrudnienia, zarządzania ryzykiem i prognoz finansowych. Bez automatyzacji i współpracujących systemów grozi jednak fragmentacja i poważne luki w bezpieczeństwie.

Pomimo ogromnego potencjału, niemal 60% organizacji wciąż zgłasza problemy z jakością usług płacowych, a jedynie 17% wdrożyło automatyczne mechanizmy kontroli zgodności z przepisami prawa. Kluczowym kierunkiem rozwoju jest integracja i wykorzystanie automatyzacji, by przekształcić dane płacowe w realne źródło strategicznych informacji.

Automatyzacja i wiedza ekspercka: niezbędna równowaga

Co prawda sama automatyzacja zmienia sposób obsługi płac w całej Europie, ale tutaj sama technologia nie wystarczy. Badanie pokazuje, że 45% liderów uznaje optymalizację procesów i redukcję kosztów za swoje największe wyzwania, ale już mniej niż jeden na pięciu wdrożył zautomatyzowane rozwiązania weryfikujące.

Forvis Mazars opowiada się za modelem mieszanym, łączącym zaawansowaną automatyzację z doradztwem dostarczanym przez ekspertów. Takie podejście pozwala zespołom zajmującym się płacami szybciej przetwarzać dane, podejmować bardziej świadome decyzje i działać strategicznie, łącząc precyzję technologii z elastycznością i doradztwem, które mogą zapewnić tylko eksperci.

Transparentność i równość wynagrodzeń: od obowiązku do możliwości

Równość wynagrodzeń staje się kluczową kwestią w Europie. Zgodnie z Dyrektywą UE w sprawie transparentności wynagrodzeń (2023/970) przedsiębiorstwa będą musiały oceniać i ujawniać różnice w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami, a jeśli nierówności przekroczą 5%, podjąć w ciągu sześciu miesięcy działania naprawcze.

Według raportu 45% liderów działów HR wymienia kwestię wynagrodzeń jako główne wyzwanie, a 51% organizacji zmieniłoby dostawcę usług na takiego, który zagwarantuje lepsze wsparcie w zakresie zgodności wyliczenia płac z obowiązującymi przepisami prawa. Działy płacowe odgrywają obecnie kluczową rolę w zapewnianiu dokładności, transparentności i sprawiedliwości wynagrodzeń.

Doświadczenie Forvis Mazars w regionie Europy Środkowo-Wschodniej potwierdza, że nowa dyrektywa stanowi okazję do usprawnienia systemów wynagrodzeń, poprawy jakości danych kadrowych i umożliwienia menedżerom bardziej przejrzystej komunikacji na temat wynagrodzeń.