Analysen & Studien • Analyses & Etudes
Monitoring poczty mailowej pracowników
W nawiązaniu do często pojawiających się pytań dotyczących prawnych granic monitoringu poczty elektronicznej pracowników poniżej przedstawiamy podstawowe informacje o charakterze prawnym związane z tym zagadnieniem. Materiał przygotowany przez panią adwokat Joannę Jasiewicz z kancelarii Gide Loyrette Nouel.
>
Zasady:
Jednym z podstawowych obowi?zków pracodawcy jest poszanowanie godności pracownika oraz innych dóbr osobistych (art. 11(1) kodeksu pracy). W ocenie S?du Najwyższego poszanowanie godności pracownika jest na tyle istotne, iż pracodawcy nie wolno naruszać godności przysługuj?cej pracownikowi bez względu na to, czy pracownik odczuwa zachowanie pracodawcy jako krzywdę i przeciwko niej protestuje, czy też godzi się na złe traktowanie. Jednym z dóbr osobistych pracownika jest prawo do zachowania prywatności, co przekłada się na tajemnicę korespondencji wysyłanej lub odbieranej z prywatnej skrzynki pocztowej pracownika. Prawo do zachowania poufności korespondencji może niekiedy kolidować z obawami pracodawcy w zakresie korzystania przez pracownika z prywatnej skrzynki pocztowej do celów niezwi?zanych z obowi?zkami pracowniczymi podczas godzin pracy. Zgodnie z obowi?zuj?cymi przepisami prawa, pracodawca może kontrolować treść poczty wysyłanej lub odbieranej ze służbowej skrzynki pocztowej, lecz nie ma uprawnień do kontroli wiadomości wysyłanych z prywatnej skrzynki pocztowej.
Korzystanie z prywatnej skrzynki pocztowej:
Pracodawca nie może kontrolować treść prywatnej poczty pracownika wysyłanej czy odbieranej z prywatnej skrzynki mailowej, nawet jeśli pracownik korzysta ze sprzętu służbowego pracodawcy (za zgod? czy bez zgody pracodawcy). Prawo pracownika do zachowania prywatności ma wartość nadrzędn? i przeważa nad wszelkimi innymi względami pracodawcy w tym zakresie. Natomiast w przypadku uzasadnionego podejrzenia pracodawcy o naruszeniu prawa przez pracownika, dowody potwierdzaj?ce tę okoliczność znajduj?ce się na prywatnej skrzynce pocztowej pracownika powinny być weryfikowane w trybie stosownego postępowania s?dowego, które umożliwia zabezpieczenie dowodów niedostępnych dla pracodawcy.
Korzystanie ze służbowej skrzynki pocztowej:
Chc?c prowadzić monitoring poczty mailowej pracownika wysyłanej/odbieranej ze skrzynki służbowej należy:
• zawrzeć stosowne porozumienie z pracownikami/zwi?zkami zawodowymi czy też uzgodnić stosowane zapisy dotycz?ce monitoringu korespondencji w regulaminie pracy/układzie zbiorowym pracy. Należy także wskazać czy pracodawca stosuje zasady pomiaru efektywności pracy pracownika;
• w przypadku braku regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy u danego pracodawcy, stosowne zapisy powinny zostać zawarte w umowie o pracę;
• zapisy w w/w dokumentach powinny w szczególności wskazywać czy pracownik może korzystać z poczty służbowej także do celów prywatnych oraz w jakich sytuacjach (rekomendowane jest stworzenie dodatkowego folderu w skrzynce mailowej pracownika na korespondencję prywatn?).
Korzystanie z elektronicznej skrzynki pocztowej stało się powszechn? praktyk? stanowi?c? część naszego życia prywatnego oraz służbowego, któr? pracodawcy powinni uwzględnić przy ustalaniu zasad polityki korporacyjnej. W celu poszanowania idei wyrażonej w orzecznictwie, iż pracodawcy nie wolno wkraczać w sferę uznawan? przez pracownika za prywatn?, zalecane jest jasne ustalenie zasad polityki spółki w zakresie korzystania z poczty e-mail w miejscu pracy oraz zasad monitoringu wiadomości wysyłanych/odbieranych ze skrzynki służbowej.
Odpowiedzialność:
• naruszenie godności pracownika prowadzi do odpowiedzialności cywilnej pracodawcy, nawet jeśli pracownik godzi się na takie traktowanie. Dla stwierdzenia naruszenia godności wystarczy, jeśli w obiektywnej ocenie społecznej określone zachowanie pracodawcy narusza godność innego człowieka. Jeśli roszczenie pracownika zostanie podtrzymane postanowieniem s?du, pracodawca zostanie wezwany do zapłaty zadośćuczynienia;
• naruszenie tajemnicy korespondencji poci?ga za sob? odpowiedzialność karn?.
Podstawa prawna:
Zasady dotycz?ce monitorowania korespondencji w przedsiębiorstwach zostały wskazane w rekomendacji Nr R (89) 2 z memorandum wyjaśniaj?cego Komitetu Ministrów dla Państw Członkowskich w sprawie ochrony danych osobowych z dnia 18 stycznia 1989 roku. Szersze omówienie kwestii dotycz?cych obiektywnej oceny naruszenia godności pracownika znajduje się w wyroku S?du Najwyższego z dnia 8 października 2009 roku (II PK 114/09).
Autorka: Joanna Jasiewicz, adwokat w kancelarii Gide Loyrette Nouel