Jak instytucja finansowa pomaga przy wdrożeniu PPK

Wrzesień i początek października to najlepszy czas na wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) przez firmy zatrudniające od 20 do 249 pracowników. Potem czeka nas kumulacja, gdyż do 27 października br. umowy o zarządzanie PPK musi podpisać kilkadziesiąt tysięcy firm. Lepiej nie czekać na ostatnią chwilę. Dzięki temu firma otrzyma większą pomoc ze strony instytucji finansowej.

Wdrożeniem PPK w mniejszych firmach zwykle zajmuje się dział kadr lub księgowość – lub temat jest zlecany biurom rachunkowym. Prawie każda osoba, która ma odpowiadać za PPK, na początku ma obawy. Potem szuka praktycznej wiedzy i pomocy. Jeśli trafi na dobrego partnera, okazuje się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują.

Od czego zacząć?

Od wyboru instytucji finansowej, która poprowadzi nasze PPK. Wybór powinien być skonsultowany z pracownikami. Dobrym wyborem będzie Aviva Investors TFI – wiarygodna i doświadczona instytucja finansowa, która zapewnia duże wsparcie kadrowym i biurom rachunkowym.

Kolejnym krokiem jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Określa ona warunki prowadzenia planu, ale nie zawiera jeszcze danych pracowników ani nie uruchamia obowiązku przekazywania wpłat do PPK. Nie ma więc sensu z tym zwlekać. Umowę z Aviva Investors TFI można zawrzeć całkowicie online, bez konieczności składania podpisów, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie.

Co zapewni Aviva?

Na początek indywidualnego opiekuna klienta, który ma praktyczne doświadczenie przy wdrażaniu PPK w kilkudziesięciu firmach. Specjalista znany z imienia i nazwiska, do którego można zadzwonić pod konkretny numer telefonu lub napisać maila, aby otrzymać potrzebne na danym etapie wsparcie techniczne i prawne.

Skontaktuj się ze specjalistą od PPK: https://formularze.aviva.pl/multiform/kontakt-PPK/

Aviva udostępnia instruktaże i materiały wspierające pracodawcę, w tym wzorce wszystkich formularzy oraz harmonogramy wdrażania PPK. Są też gotowe materiały informacyjne dla pracowników oraz instrukcje dla księgowych i kadrowych. Eksperci Avivy organizują bezpłatne szkolenia online dla pracowników działów kadrowo-płacowych oraz webinaria dla pracowników. 

Dołącz do bezpłatnych webinariów o PPK: https://www.aviva.pl/pracownicze-plany-kapitalowe/webinaria-ppk/

System kadrowo-płacowy to podstawa

W rozmowach o PPK dość szybko przechodzimy do sedna sprawy, czyli – jak przygotować system kadrowo-płacowy?

Na początku warto sprawdzić, czy mamy aktualne i kompletne dane o pracownikach. W małej firmie nie zajmie to dużo czasu, a pozwoli uniknąć błędów i korekt.

Najlepiej, żeby stosowany system umożliwiał bezpośredni (bezplikowy) transfer danych i wpłat do systemu stosowanego przez instytucję finansową. Aviva zintegrowała swoje systemy do PPK z systemami Sage i Comarch. Jeśli firma posługuje się jednym z nich – będzie naprawdę łatwo. Można wręcz mówić o automatyzacji, co ułatwia też obsługę biurom rachunkowym. To oszczędność czasu, szybka i bezpieczna wymiana informacji oraz zmniejszenie kosztów. Jeśli firma ma inny system, przygotowaliśmy bezpłatną aplikację Serwis PPK do przekazywania plików z danymi i listami składek.

Potem zawieramy umowę o prowadzeniu PPK (do 10 listopada 2020 r.), do której załącznikiem jest lista pracowników-uczestników PPK. Pozostaje zebranie deklaracji w sprawie PPK i comiesięczne przekazywanie wpłat pracowników i pracodawcy do instytucji finansowej.

To nie koniec wsparcia

Aviva przejmuje też na siebie obowiązki związane z informowaniem pracowników na temat stanu ich indywidualnych rachunków PPK. Najwygodniejszy jest serwis online MojaAviva, który umożliwia pełny wgląd 24/7 w rachunek, a więc możliwość śledzenia wpłat pracownika i pracodawcy oraz bonusów od państwa, a także aktualną wartość zebranych środków. Są też dostępne zniżki dla uczestników PPK na inne produkty Avivy oraz platforma benefitowa.