Compliance – co to znaczy nie dopełnić obowiązku?

Uzyskanie statusu przedsiębiorcy wi?że się z przyjęciem na siebie szeregu obowi?zków prawnych, wynikaj?cych z przepisów różnorodnych dziedzin prawa. Obowi?zki te mog? różnić się w zależności od wielkości prowadzonego przedsiębiorstwa oraz branży, w jakiej działalność jest prowadzona, jednakże ich uchylenie jest niemożliwe.

Niedopełnienie obowi?zku ci?ż?cego na przedsiębiorcy może wi?zać się dla niego z ryzykiem odpowiedzialności zarówno cywilnej, administracyjnej, jak i karnej.

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółek prawa handlowego nie niweluje ryzyka odpowiedzialności prawnej po stronie tych, którzy prowadz? sprawy spółki lub zasiadaj? w ich organach. W razie niedopełnienia obowi?zku przez spółkę b?dź jego wykonania w sposób nieprawidłowy to do spółki w pierwszym rzędzie zostan? skierowane roszczenia cywilnoprawne i to na ni? zostan? nałożone kary pieniężne. W dalszej jednak kolejności poszukiwać się będzie konkretnych osób, których działanie b?dź zaniechanie doprowadziło do nienależytego wykonania obowi?zku b?dź też jego niewykonania. Odpowiedzialność ta będzie w dużej mierze sprowadzała się do odpowiedzialności maj?tkowej, ale nie tylko.

Odpowiedzialność przedsiębiorców oraz osób prowadz?cych sprawy spółki za prawidłowe i zgodne z prawem prowadzenie działalności gospodarczej jest oparta na kryterium starannego kupca oraz dobrego menedżera. Ten ostatni miernik stosuje się w szczególności do osób zajmuj?cych się sprawami spółek handlowych. Jego istot? jest szczególny obowi?zek działania w interesie spółki i dochowania wszelkiej należytej staranności w kierowaniu organizacj?. Kryterium należytej staranności ma tutaj także wymiar kwalifikowany, gdyż staranność ta jest oceniana w kontekście zawodowego charakteru wykonywanej działalności i pełnionych funkcji. Prawnym źródłem tego obowi?zku jest m.in. art. 355  ? 2 Kodeksu cywilnego, zaś w odniesieniu do członków organów spółki z ograniczon? odpowiedzialności? oraz spółki akcyjnej odpowiednio art. 293  ? 2 oraz art. 483  ? 2 Kodeksu spółek handlowych.

Wymóg zachowania szczególnej należytej staranności oznacza, że od osób, które kieruj? spółk?, niezależnie od wykonywanej w spółce funkcji, wymaga się większej czujności oraz dokładności w realizacji powierzonych zadań. Uzasadnieniem wyższych wymagań stawianym członkom kadry kierowniczej spółki jest domniemanie, że osoba, która przyjmuje na siebie oznaczon? rolę w zakresie działania w imieniu i na rzecz organizacji, posiada niezbędne kwalifikacje oraz doświadczenie w tym zakresie. Konstruowanie wyższych wymagań jest także niezbędne z uwagi na zaufanie, jakim obdarza się osoby zarz?dzaj?ce spółk? lub sprawuj?ce nad ni? nadzór, że będ? działały w jej interesie.

Uchybienie obowi?zkowi należytej staranności, także w sposób nieumyślny, przez osoby zajmuj?ce się sprawami spółki skutkować może poci?gnięciem do odpowiedzialności członka zarz?du, wspólnika prowadz?cego sprawy spółki lub członka rady nadzorczej, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowi?zku cywilnoprawnego lub publicznoprawnego, b?dź stanowić czynnik zaostrzaj?cy tę odpowiedzialność. Niejednokrotnie może być także jedn? z samoistnych przesłanek popełnienia przestępstwa, jak ma to miejsce w przypadku przestępstwa nadużycia zaufania (art. 296 Kodeksu karnego).

Wskazane przestępstwo polega na wyrz?dzeniu przez nadużycie uprawnień lub niewykonanie obowi?zku znacznej szkody maj?tkowej (tj. w rozumieniu Kodeksu karnego szkody o wartości powyżej 200 000 zł) podmiotowi, którego sprawy maj?tkowe lub działalność gospodarcz? sprawca jest obowi?zany prowadzić m.in. na podstawie zawartej z tym podmiotem umowy. Kodeks karny nie definiuje, czym jest niedopełnienie obowi?zku. Kwestia ta pozostawiona jest ocenie organów ścigania oraz s?dów.

Niewykonanie obowi?zku może być więc rozumiane jako każda nieprawidłowość w wykonywaniu obowi?zków wynikaj?cych z przepisów prawa przez osoby działaj?ce w imieniu spółki, a także osoby obowi?zane do nadzoru nad jej działalności?, w tym także brak zachowania należytej staranności lub działania w interesie spółki. Ponadto odpowiedzialność karna wynikaj?ca z niewykonania obowi?zku jako przesłanki przestępstwa nadużycia zaufania może wi?zać się nie tylko z bezpośrednim działaniem lub zaniechaniem osoby działaj?cej w imieniu spółki. Może ona być także następstwem nieprawidłowości, jakich dopuściły się inne osoby działaj?ce w organizacji (np. pracownicy), jeżeli szkoda dla spółki, jaka powstała wskutek tej nieprawidłowości, jest następstwem niewykonania obowi?zku w zakresie należytej organizacji spółki i nadzoru nad poszczególnymi szczeblami jej struktury.

Należy także wskazać, że niedopełnienie obowi?zku nie zawsze będzie stanowić wyartykułowany wprost w treści przepisu warunek odpowiedzialności karnej za przestępstwo. Niejednokrotnie może być on dorozumiany. Przykładem jest odpowiedzialność karnoskarbowa, do której mog? być poci?gnięte osoby zajmuj?ce się sprawami gospodarczymi danego podmiotu – nawet jeśli nieprawidłowość w realizacji obowi?zków fiskalnych mogła być przypisana w pierwszym rzędzie podmiotowi zbiorowemu (art. 9 Kodeksu karnego skarbowego). Odpowiedzialność karnoskarbow? ponosi więc np. członek zarz?du zajmuj?cy się księgowości? i finansami spółki.

Liczba obowi?zków prawnych i zwi?zanych z nimi ryzyk kreuje potrzebę wprowadzenia narzędzi, które umożliwi? zgodne z prawem działanie uczestników obrotu. Narzędziem takim, coraz częściej stosowanym w praktyce, jest compliance.

Czym jest compliance?

Przyjęte w praktyce biznesu pojęcie compliance (ang. zgodność) oznacza zespół norm stanowi?cych wyraz samoregulacji przedsiębiorcy i służ?cych zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania organizacji w sensie zgodności z obowi?zuj?cymi przepisami prawa, wytycznymi organów regulacyjnych, normami etycznymi oraz własnymi celami przedsiębiorcy. Jest to zbiór wewnętrznych procedur dostosowanych do realiów i środowiska prawno-ekonomicznego, w jakim przedsiębiorca funkcjonuje, z uwzględnieniem branży, w jakiej działa.

Compliance nie należy jednak utożsamiać wył?cznie z istnieniem wewnętrznych procedur. Aby bowiem compliance mogło spełniać swoje funkcje i cele, ustanowione procedury musz? być stosowane w sposób rzeczywisty i skuteczny. System, jaki tworz?, musi być uzupełniony regułami dotycz?cymi ich stosowania. Dotyczy to w szczególności mechanizmów, które maj? zapewniać efektywne wdrożenie procedur, ich przestrzeganie, kontrolę i aktualizację. W tym zakresie niezbędny jest więc przede wszystkim prawidłowy przepływ informacji między poszczególnymi szczeblami organizacji, właściwa dokumentacja oraz szkolenia kadry pracowniczej i zarz?dzaj?cej. Istotnym elementem s? także wewnętrzne mechanizmy wykrywania i badania zaistniałych nieprawidłowości.

Czy istnieje prawny obowi?zek wdrażania i przestrzegania wewnętrznych procedur?

Na gruncie prawa polskiego brak jest przepisu, z którego wprost wynikałby obowi?zek stosowania procedur zgodności. Tego rodzaju powinność wywodzi się jednak z samego faktu obowi?zywania przepisów statuuj?cych obowi?zki prawne dla uczestników obrotu gospodarczego.

Nie należy też zapominać o ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźb? kary. Wprawdzie jej stosowanie jest – jak dotychczas – marginalne, ale nie można wykluczyć, że za źródło obowi?zku wprowadzenia wewnętrznych procedur i ich rzeczywistego stosowania będzie uznany art. 5 tej ustawy. Ustanawia on przesłanki odpowiedzialności podmiotu zbiorowego w razie popełnienia przestępstwa przez osobę działaj?c? w jego imieniu lub na jego rzecz. Do przesłanek tych, poza niezachowaniem należytej staranności w wyborze lub nadzorze, należy także niezapewnienie właściwej organizacji działalności podmiotu, która, przy zachowaniu należytej staranności, mogła zapobiec popełnieniu przestępstwa. Zarzut niezapewnienia właściwej organizacji można postawić zarówno osobie działaj?cej w imieniu lub na rzecz podmiotu zbiorowego, jak i przedsiębiorcy, z którym podmiot pozostaje w stałych relacjach gospodarczych.

Z uwagi na tak szeroki i coraz powszechniej przyjmowany zakres ryzyka odpowiedzialności „karnej” podmiotów zbiorowych, obejmuj?cy także partnerów biznesowych, wdrożenie i stosowanie compliance staje się w praktyce kryterium ułatwiaj?cym, a niejednokrotnie warunkuj?cym nawi?zanie współpracy biznesowej. Uczestnicy obrotu gospodarczego coraz częściej badaj? bowiem ryzyko zwi?zane z nawi?zaniem współpracy z kontrahentem, a także to, czy skutecznie i realnie stosuje on procedury compliance.

Wdrożenie zasad compliance może wydawać się przedsięwzięciem skomplikowanym, a nawet kosztownym. Tego rodzaju inwestycja powinna być jednak postrzegana jako działanie wpisuj?ce się w ramy starannego prowadzenia biznesu, zwłaszcza że compliance zdaje się już stanowić biznesowy standard, a jednocześnie nabierać charakteru obowi?zku także prawnego.

Aleksandra Stępniewska, Zespół Rozwi?zywania Sporów i Arbitrażu oraz Zespół Praktyki Karnej kancelarii Wardyński i Wspólnicy