Analysen & Studien  •  Analyses & Etudes

Administracja publiczna musi racjonalizować wydatki

<p><span><span>Koszty bieżącego funkcjonowania instytucji centralnych stanowią 20% budżetu Państwa. W 2009 roku na swoje funkcjonowanie administracja wydała ponad 51 miliard&oacute;w złotych. 68% z tej kwoty stanowiły płace. Jeżeli wprowadzane obecnie oszczędności sprowadzimy tylko do doraźnego cięcia wydatk&oacute;w, za kilka lat instytucjom publicznym zabraknie pieniędzy na bieżącą działalność &ndash; oceniają eksperci firmy doradczej Deloitte, odnosząc się do rządowych plan&oacute;w racjonalizacji wydatk&oacute;w publicznych.</span></span></p>

>

Od kilku lat wydatkowanie środków publicznych ulega poprawie. Zwiększenie udziału wydatków bież?cych w 2009 roku wynikało jedynie z ograniczenia budżetu na inwestycje. Działania zwi?zane z przeciwdziałaniem skutkom kryzysu pokazały, że w jednostkach administracji centralnej można dokonywać istotnych oszczędności bez znacznego ograniczania ich użyteczności dla obywateli. Kolejnym niezbędnym elementem na drodze do racjonalizacji zarz?dzania środkami publicznymi będzie ograniczanie wydatków bież?cych na rzecz inwestycji.

Zaprezentowany w ostatnich dniach „Plan Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011” zakłada wprowadzenie reguły wydatkowej opieraj?cej się na założeniu, że wydatki budżetu nie będ? rosły szybciej niż 1% ponad poziom inflacji. Jeżeli jako podstawę przyjmiemy budżet z 2005 roku, czyli pierwszy pełny budżet po przyst?pieniu do Unii Europejskiej, to w stosunku do „reguły wydatkowej” w okresie wzrostu gospodarczego administracja „przejadała” około 2 miliardy złotych rocznie. Co gorsza, nawet w „kryzysowym” budżecie na rok 2009 wydatki były zbyt wysokie.

Wynika to między innymi z tego, że płace (nie tylko w administracji) rosn? zdecydowanie szybciej od inflacji, w rezultacie ich wzrost konsumuje całość zwiększonych wydatków oraz ewentualnych oszczędności. Jeżeli spojrzymy na wydatki jednostek administracji publicznej w Polsce, można szacować, że na wynagrodzenia przeznaczane jest co najmniej 20-25% wszystkich środków publicznych. Nominalne koszty pozapłacowe s? na stałym poziomie, ale ze względu na inflację de-facto instytucje publiczne maj? coraz mniej pieniędzy. Wprowadzenie w tym roku reguły wydatkowej tylko pogłębi to zjawisko. Dlatego konieczna jest zmiana podejścia do racjonalizacji wydatków.

„Strukturę kosztów instytucji sektora publicznego powinniśmy porównać do przedsiębiorstw komercyjnych, takich jak banki czy firmy ubezpieczeniowe. Doświadczenie Deloitte zwi?zane z racjonalizacj? wydatków w przedsiębiorstwach pokazuj?, że nawet w dobrze zarz?dzanej instytucji komercyjnej, jednorazowa poprawa efektywności kosztowej przynosi około 9%-10% oszczędności. W skali budżetu instytucji centralnych mog? to więc być oszczędności na poziomie 5 miliardów złotych rocznie” – ocenia Jakub Bojanowski, Partner w Deloitte.

Oszczędności na wyci?gnięcie ręki
Jak wskazuj? eksperci Deloitte racjonalizację wydatków najlepiej rozpocz?ć od reorganizacji działania instytucji, poprzez szersze korzystanie z rzadko obecnie stosowanego outsourcingu, konsolidację procesów wsparcia działania urzędów (księgowość, płace, zakupy), automatyzację prac biurowych (wymagaj?c? jednak inwestycji) oraz wyeliminowanie zbędnych procedur kontrolnych (deregulację).

Plan Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011 zawiera inicjatywy daj?ce szanse na realne zmiany w sektorze publicznym. Przykładem jest inicjatywa tworzenia Centrów Usług Wspólnych.

„Obecna organizacja jednostek sektora publicznego charakteryzuje się powielaniem zasobów i struktur w funkcjach wsparcia na wszystkich szczeblach organizacji. W każdym ministerstwie znajdziemy oddzieln? księgowość, działy zakupów czy obsługi. Skutkiem takiej organizacji jest wysoki koszt działania funkcji wsparcia w takiej strukturze. O tym, że inicjatywy tego typu mog? być kluczem do prawdziwych i m?drych oszczędności budżetowych informowaliśmy opinię publiczn? w latach poprzednich. Należy czerpać z doświadczeń sektora prywatnego w tym zakresie”. – zauważa Jacek Szwarc, menedżer Deloitte zajmuj?cy się efektywności? w sektorze publicznym oraz organizacj? centrów usług wspólnych.

Zorganizowanie wybranych funkcji wsparcia w formie Centrum Usług Wspólnych (CUW) pozwala dużo efektywniej obsługiwać grupę podmiotów, niż w sytuacji powielania tych funkcji w każdym z tych podmiotów. Poprawia się jakość oraz efektywność działania tych służb. „Plan Rozwoju…” powinien być więc przeanalizowany przez menedżerów sektora publicznego pod k?tem wytycznych dotycz?cych kierunku zarz?dzania jednostkami publicznymi oraz wyzwań przed którymi stoj?.

„Finansami publicznymi można zarz?dzać tak samo, jak instytucj? komercyjn?, czego najlepszym przykładem s? wybrane jednostki samorz?du terytorialnego zarz?dzane przez sprawnych menadżerów i to pochodz?cych z powszechnych wyborów" - dowodzi Jacek Szwarc.

Narzędzia już istniej?
Zmiana podejścia w modelu zarz?dzania wydatkami publicznymi jest szans? transformacji sektora finansów publicznych na długo. Dlatego już dziś, każdy kto zarz?dza jednostk? administracji publicznej powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań: jakie działania naprawcze w finansach należy niezwłocznie podj?ć? Jakie ryzyka warto jest kontrolować (jakich nie warto)? Jakie błędy w finansach publicznych możemy tolerować? Jakie zagrożenia należy analizować na bież?co?

Nowa ustawa o finansach publicznych obowi?zuj?ca od 1 stycznia 2010 roku wprowadza pojęcie „kontroli zarz?dczej”. Oznacza to konsolidację zarz?dzania dla resortu, a nie poszczególnych instytucji wchodz?cych w jego skład. Jednym z dostępnych narzędzi menedżerskich w ramach nowych uprawnień jest zarz?dzanie ryzykiem.

„Niezbędnym elementem realizacji zmian w zarz?dzaniu jednostkami administracji powinna być eliminacja zbędnych procedur kontrolnych, dlatego warto jest sprawdzić, czy koszt kontroli nie przekracza uzyskanych korzyści, czy nadmierna kontrola nie blokuje ciekawych inicjatyw, czy ryzyko zwi?zane ze zmian? nie jest wyolbrzymiane przez sceptyków”- mówi Jakub Bojanowski.

Istotnym elementem racjonalizacji wydatków, wymagaj?cym jednak nakładów inwestycyjnych powinna być automatyzacja prac biurowych. Kontrola automatyczna jest bardziej skuteczna niż tradycyjne procedury, działa dla wszystkich, a nie wybranych danych. Menedżerowie dostaj? dodatkowe narzędzie: statystyki i analizy systemowe. Dodatkowo, dziś technologia nie stwarza żadnych ograniczeń. Przeprowadzenie tego wymaga jednak zmiany dotychczasowych schematów myślenia o zarz?dzaniu jednostkami administracji publicznej

„Reforma finansów publicznych musi rozpocz?ć się od zmniejszenia kosztów stałych funkcjonowania instytucji budżetowych. Dlatego uważamy, że ogłoszenie rz?dowego planu racjonalizacji wydatków publicznych może stać się przełomowym impulsem do efektywnego zarz?dzania w administracji na długie lata. Doświadczenia sektora komercyjnego w tym zakresie mog? być do tego bardzo przydatne” – podsumowuj? eksperci Deloitte.