Analizy i badania
Podróże służbowe - konsekwencje na gruncie prawnym, podatkowym i ubezpieczeniowym
<p style="text-align: justify;">Definicja „podróży służbowej” została uregulowana w przepisach Kodeksu pracy (dalej: KP) w art. 775 § 1 KP. Przez podróż służbową (zwyczajowa nazwa: delegacja) rozumie się <em><strong>wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy</strong>.</em> Zatem o zaistnieniu podróży służbowej można mówić wówczas gdy wszystkie wskazane w definicji warunki zostaną spełnione. Jednocześnie, pomimo, że nie wynika to wprost z przepisów (wskazuje na to praktyka sądów), podróż służbowa ma<em> <strong>charakter incydentalny</strong>.</em> W konsekwencji, w przypadku zaistnienia ww. zdarzenia nie występuje obowiązek zmiany miejsca świadczenia pracy wskazanego w umowie o pracę.</p>
>
Należne świadczenia
Zgodnie z obowi?zuj?cymi przepisami (Rozporz?dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługuj?cych pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorz?dowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167; dalej: Rozporz?dzenie)), pracownik przebywaj?cy w podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania dodatkowych świadczeń tj. diet oraz zwrotu określonych kosztów z tytułu m.in. przejazdów czy noclegów.
Rozporz?dzenie ma zastosowanie zarówno do podróży krajowej, jak i zagranicznej Przepisy określaj? m.in. wysokość diet (z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu), a w przypadku podróży zagranicznej również walutę, w jakiej ustalana jest dieta oraz limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, jak również warunki zwrotu kosztów zwi?zanych zarówno z podróż? krajow?, jak i zagraniczn?.
Aktualnie, pracownikowi przebywaj?cemu w podróży służbowej przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dobę podróży. Jednocześnie, wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania wyjazdu oraz ilości i rodzajów posiłków zapewnionych bezpłatnie pracownikowi przez pracodawcę.
Dodatkowo, w przypadku odbywania podróży służbowej samochodem prywatnym (za uprzedni? zgod? pracodawcy), pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. „kilometrówki”.
Przepisy Rozporz?dzenia maj? zastosowanie zarówno do jednostek budżetowych, jak i pracodawców prywatnych, którzy nie określili zasad zwi?zanych z wypłacaniem świadczeń delegacyjnych w wewnętrznych przepisach zakładowych (np. regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy).
Jednocześnie, zgodnie, z obowi?zuj?cymi przepisami u pracodawców, u których ww. zasady wynikaj? z wewnętrznych dokumentów, dieta za dobę podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej – nie może być niższa niż dieta krajowa określona w przepisach Rozporz?dzenia.
Powstanie przychodu ze stosunku pracy
Co do zasady pracownik, który otrzymuje należności z tytułu podróży służbowej, uzyskuje przychód ze stosunku pracy, za który uważa się nie tylko wynagrodzenie za pracę, ale i wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne). Niemniej jednak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF przychód z ww. tytułu może korzystać ze zwolnienia. Zgodnie z przywołanym przepisem, wolne od podatku dochodowego s? diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w Rozporz?dzeniu. Tym samym, w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dietę / zwróci koszty noclegów i przejazdów w wysokości przekraczaj?cej limity wskazane w Rozporz?dzeniu dla poszczególnych świadczeń, wówczas nadwyżka ponad ten limit będzie podlegać opodatkowaniu.
Składki na ZUS
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników (w tym również odbywaj?cych podróż służbow? – pod warunkiem, że podlegaj? obowi?zkowi ubezpieczeń w Polsce) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PDOP osi?gany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Niemniej jednak w podstawie nie uwzględnia się m.in. przychodów wymienionych w rozporz?dzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. 2015, poz. 2236 ze zm.). Zgodnie z ? 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporz?dzenia, diet innych należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonych w Rozporz?dzeniu.
Tym samym, w przypadku wypłaty pracownikowi ww. świadczeń w kwotach przekraczaj?cych limity wskazane w Rozporz?dzeniu, nadwyżka ponad ich wysokość podlega składkom ZUS.
Kontakt:
Anna Zaj?c
Tax Consultant
anna.zajac@accace.com
+48 223 132 950