Analizy i badania

Podróże służbowe - konsekwencje na gruncie prawnym, podatkowym i ubezpieczeniowym

<p style="text-align: justify;">Definicja „podróży służbowej” została uregulowana w przepisach Kodeksu pracy (dalej: KP) w art. 775 § 1 KP. Przez podróż służbową (zwyczajowa nazwa: delegacja) rozumie się <em><strong>wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy</strong>.</em> Zatem o zaistnieniu podróży służbowej można mówić wówczas gdy wszystkie wskazane w definicji warunki zostaną spełnione. Jednocześnie, pomimo, że nie wynika to wprost z przepisów (wskazuje na to praktyka sądów), podróż służbowa ma<em> <strong>charakter incydentalny</strong>.</em> W konsekwencji, w przypadku zaistnienia ww. zdarzenia nie występuje obowiązek zmiany miejsca świadczenia pracy wskazanego w umowie o pracę.</p>

>

Należne świadczenia

Zgodnie z obowi?zuj?cymi przepisami (Rozporz?dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługuj?cych pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorz?dowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167; dalej: Rozporz?dzenie)), pracownik przebywaj?cy w podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania dodatkowych świadczeń  tj.  diet  oraz  zwrotu określonych kosztów z tytułu m.in. przejazdów czy noclegów.

Rozporz?dzenie ma zastosowanie zarówno do podróży krajowej, jak i zagranicznej Przepisy określaj? m.in. wysokość diet (z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu), a w przypadku podróży zagranicznej również walutę, w jakiej ustalana jest dieta oraz limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, jak również warunki zwrotu kosztów zwi?zanych zarówno z podróż? krajow?, jak i zagraniczn?.

Aktualnie,  pracownikowi przebywaj?cemu w podróży służbowej przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dobę podróży.  Jednocześnie, wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania wyjazdu oraz ilości i  rodzajów posiłków zapewnionych bezpłatnie pracownikowi przez pracodawcę.

Dodatkowo, w przypadku odbywania podróży służbowej samochodem prywatnym (za uprzedni? zgod? pracodawcy), pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. „kilometrówki”.

Przepisy Rozporz?dzenia maj? zastosowanie zarówno do jednostek budżetowych, jak i pracodawców prywatnych, którzy nie określili zasad zwi?zanych z wypłacaniem świadczeń delegacyjnych w  wewnętrznych przepisach zakładowych (np. regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy).

Jednocześnie, zgodnie, z obowi?zuj?cymi przepisami u pracodawców, u których ww. zasady wynikaj? z wewnętrznych dokumentów, dieta za dobę podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i  zagranicznej – nie może być niższa niż dieta krajowa określona w  przepisach Rozporz?dzenia.


Powstanie przychodu ze stosunku pracy

Co do zasady pracownik, który otrzymuje należności z  tytułu podróży służbowej, uzyskuje przychód ze stosunku pracy, za który uważa się nie tylko wynagrodzenie za pracę, ale i wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne). Niemniej jednak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o  PDOF przychód z ww. tytułu może korzystać ze zwolnienia. Zgodnie z przywołanym przepisem,  wolne od podatku dochodowego s? diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w  Rozporz?dzeniu.  Tym samym, w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dietę / zwróci koszty noclegów i przejazdów w wysokości przekraczaj?cej limity wskazane w Rozporz?dzeniu dla poszczególnych świadczeń, wówczas  nadwyżka ponad ten limit będzie podlegać opodatkowaniu.

Składki na ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników (w tym również odbywaj?cych podróż służbow? – pod warunkiem, że podlegaj? obowi?zkowi ubezpieczeń w Polsce) stanowi przychód w  rozumieniu przepisów ustawy o PDOP osi?gany z  tytułu pozostawania w  stosunku pracy. Niemniej jednak w podstawie nie uwzględnia się m.in. przychodów wymienionych w  rozporz?dzeniu Ministra Pracy i  Polityki Socjalnej z  dnia 18 grudnia 1998  r. w  sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe (Dz.  U. 2015, poz. 2236 ze zm.). Zgodnie z  ?  2 ust.  1 pkt  15 ww. rozporz?dzenia,  diet innych należności wypłacane pracownikom z  tytułu podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonych w  Rozporz?dzeniu.

Tym samym, w przypadku wypłaty pracownikowi ww. świadczeń w  kwotach przekraczaj?cych limity wskazane w  Rozporz?dzeniu, nadwyżka ponad ich wysokość podlega składkom ZUS.

Kontakt:

Anna Zaj?c
Tax Consultant
anna.zajac@accace.com
+48 223 132 950

WIĘCEJ AKTUALNOŚCI

Share this page Share on FacebookShare on TwitterShare on Linkedin
Close

Zaloguj się do Strefy Członkowskiej!