Aktualności firm stowarzyszonych
Odpowiednia obsługa wydatków firmowych - kompromis wypracowany pomiędzy działem finansowym i handlowym
<p style="text-align: justify;">Priorytetem dyrektorów finansowych jest wysoka rentowność, dyrektorów sprzedaży wysokie przychody. Cięcie kosztów nie pomoże sprzedaży w pozyskiwaniu nowych Klientów, z kolei wysokie koszty pozyskania i obsługi Klientów obniżą rentowność. Jak zatem znaleźć złoty środek?</p>
>
W ramach pozyskiwania Klientów, czy partnerów biznesowych, siły sprzedaży podejmuj? szereg aktywności takich jak: udział w targach, konferencjach, spotkaniach z Klientami, zwi?zanych często z dojazdem czy kolacj? biznesow?, dysponuj?c przy tym funduszem służbowym. Na poczet tych działań zazwyczaj pobierane s? zaliczki lub pracownicy wydaj? prywatne środki. Jednak zaliczka to dla pracodawcy pewna obawa, czy zostanie wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem, zaś pracownicy niechętnie chc? angażować środki własne, bo czas oczekiwania na ich zwrot jest zbyt długi i maj? poczucie, że kredytuj? działalność pracodawcy. Dodatkowo proces rozliczania zaliczek, delegacji, naliczania diet i księgowań jest mozolny, długotrwały i dla każdej ze stron uci?żliwy. Alternatyw? do powyższego może być system kompleksowej obsługi wydatków służbowych (ang. Expense Management Solution) o nazwie Spendeo by EdenredÒ, który opiera się na innowacyjnym poł?czeniu w jedno zintegrowane narzędzie dwóch elementów: karty płatniczej oraz platformy obsługuj?cej proces rozliczeń między pracodawc? i pracownikiem. Pracodawca na platformie dokonuje zasilenia karty oraz definiuje zakres jej akceptacji np. dostępność wybranych kategorii wydatków, limitów wartościowych i czasowych. Natomiast pracownik zgłasza elektroniczny wniosek o zaliczkę, który w formie alertu trafia do przełożonego. Użytkownik karty, jest również użytkownikiem platformy (dostępnej też w wersji mobilnej), na której na bież?co monitoruje zrealizowane transakcje, wprowadza nowe (np. dokonane gotówk?), doł?cza faktury oraz dokonuje rozliczeń. Jeśli sytuacja tego wymaga, pracodawca w każdej chwili może doładować kartę albo cofn?ć środki (dzieje się to online). Ponieważ duża część danych o transakcjach spłynęła automatycznie z karty na platformę, pracownikowi pozostaje tylko przypisać transakcje do wybranej z listy kategorii wydatków, delegacji czy projektu. System Spendeo wspiera również planowanie podróży służbowych pocz?wszy od elektronicznego wniosku delegacyjnego, po naliczenie diet. Platforma porz?dkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co pozwala na bież?c? kontrolę ich zasadności i transparentność wydatków. W procesie kontroli pomaga też obieg akceptacji, spójny ze struktur? organizacyjn? w firmie, a wsparty systemowo, oszczędza wszystkim osobom akceptuj?cym dużo czasu. Ponadto dzięki konsolidacji danych Spendeo jest narzędziem analitycznym, pozwalaj?cym m.in. analizować strukturę wydatków, czy cel ich przeznaczenia, co jest pomocne, i sprzedaży w badaniu rentowności Klientów, i finansom w redukcji kosztów zewnętrznych dostawców.
Ostatecznie dział finansowy udostępnia sprzedaży nowoczesne narzędzie pozwalaj?ce na realizację zadań zwi?zanych z pozyskiwaniem nowych Klientów, bez konieczności obrotu gotówkowego. Jednocześnie działy finansowe, redukuj? koszty operacyjne rozliczeń dzięki minimalizacji papierowej dokumentacji oraz integracji Spendeo z systemami finansowo-księgowymi. Wprowadzaj?c do organizacji takie narzędzie warto poprzedzić je ustaleniem zasad polityki rozliczania wydatków służbowych oraz odpowiedni? informacj? dla pracowników. Już samo spisanie informacji jak dot?d nieformalnych oraz transparentność zasad wprowadza zdrow? samodyscyplinę w całej firmie.
