Outsourcing widziany innymi oczyma

Patrz?c na zacytowan? powyżej wypowiedź Henry’ego Forda, zdajemy sobie sprawę, że ta koncepcja biznesowa powstała już ponad 90 lat temu. Jestem skłonny podgrzać atmosferę dyskusji, wskazuj?c, że z tym procesem spotkaliśmy się już dużo wcześniej w formie mniej rozwiniętej, któr? obecnie postrzega się jako ciemiężenie drugiej osoby.

Czymże wszak był system feudalny i czym tzw. renta feudalna? Można uznać, że był namiastk? dzisiejszego outsourcingu. Albo weźmy przykład z jeszcze wcześniejszych czasów –   kolon   w starożytnym Rzymie w czyimś imieniu utrzymywał działkę. Pójdę krok dalej, kim był więzień-galernik w czasie Wojen Punickich?

Zapewne pojawi? się głosy sprzeciwu, ale w jednym będziemy zgodni – oficjalnie pojęcie outsourcingu zostało użyte w 1979 r. w odniesieniu do kupna niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Obecnie w jego ramach znajduj? się między innymi takie usługi, jak:

• usługi prawnicze,  
• usługi księgowe,  
• usługi informatyczne,
• prowadzenie list płac,  
• usługi transportowe,
• usługi sprz?tania,
• call centre itp.

Oczywiście obszarów działania jest znacznie więcej i wszystkie zależ? od potrzeb i decyzji klienta. W outsourcingu możemy wyodrębnić trzy zasadnicze obszary:

• Outsourcing procesów biznesowych (BPO – Business Process Outsourcing).
• Outsourcing procesów wiedzy (KPO – Knowledge Process Outsourcing).
• Centra usług wspólnych (SSC – Shared Services Centers).

Outsourcing Procesów Biznesowych

Outsourcing procesów biznesowych (BPO)  to przede wszystkim zlecanie zewnętrznym dostawcom obsługi wybranych procesów biznesowych, które dotychczas były tradycyjnie realizowane przy zaangażowaniu zasobów wewnętrznych. Dotycz? one obszarów   o charakterze strategicznym dla przedsiębiorstwa, ale nie s? jego główn? działalności? biznesow?. Przykładem takiego zlecenia jest powierzenie firmom zewnętrznym przez koncern Coca-Cola części swojej działalności zwi?zanej z łańcuchem dostaw. To także sytuacja, gdy firma z branży nowych technologii może outsourcować sprzedaż swoich produktów, by móc skupić się na rozwijaniu wiedzy i poszukiwaniu nowych rozwi?zań technologicznych.

Obecnie BPO to przede wszystkim usługi realizowane przez zewnętrzne podmioty, które posiadaj? własne zaplecze administracyjne.

Zatem zalicza się do nich także  usługi kadrowo-płacowe,  finansowe i księgowe  oraz te zwi?zane z bezpośrednim kontaktem z klientem, tzw. call center.

Przeniesienie wykonania konkretnego procesu na zewn?trz powoduje, że zlecaj?cy nie musi ponosić dodatkowych kosztów za dany proces, zyskuj?c zarazem na jakości, ponieważ zleceniodawca ma większ? wiedzę, doświadczenie, a także zasoby do obsługi zleconego procesu.

Do outsourcingu procesów biznesowych wł?cza się również rekrutacje pracowników przez firmy zewnętrze, szeroko rozumiany marketing, prowadzenie usług zwi?zanych z budowaniem wizerunku firmy (public relations), usługi zwi?zane z audytem, kontrolingiem, interim managementem, leasingiem pracowniczym,  a ostatnio także modne pojęcie zewnętrznego dyrektora finansowego (external CFO).

Dzisiaj BPO nie istniałby bez:

• back-office, czyli procesów, które mog? być realizowane w miejscu innym niż główna siedziba firmy i wi?ż? się z odbieraniem telefonów, korespondencji, utrzymaniem serwerów, serwisem komputerów,
• front-office, bezpośredniego kontaktu
• z klientem, czyli obsługi klientów b?dź serwisów zewnętrznych dużych korporacji.

Efektywność BPO oparta jest na skali procesów i ich powtarzalności, ale również na równym standardzie danej usługi.

Outsourcing procesów wiedzy

Outsourcing procesów wiedzy (KPO) to centra zaawansowanych usług z zakresu analiz i ekspertyz. To wysoko wykwalifikowani pracownicy umysłowi, którzy wspieraj? klientów w podejmowaniu decyzji, interpretuj?c dostępne wskaźniki oraz prowadz?c analizy rynku. To wiedza przekładaj?ca się na zaawansowane ekspertyzy, oceny,   badania naukowe.

Ponieważ spółki chc? mieć jak najniższe koszty zwi?zane z prowadzaniem własnych badań, bież?c? współprac? z instytutami naukowymi, to bardzo drogie przedsięwzięcia zlecaj? zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotom.

Centra usług wspólnych

Centra usług wspólnych (SSC) to wyodrębnione organizacyjnie jednostki świadcz?ce konkretny rodzaj usług na rzecz innych podmiotów w ramach jednej grupy kapitałowej (księgowe, finansowe, IT, HR). Powszechnie znanym przykładem centrum usług wspólnych z polskiego podwórka może być Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Jest to bowiem aparat pomocniczy Prezesa Rady Ministrów, który zapewnia obsługę merytoryczn?, prawn?, organizacyjn?, techniczn? i kancelaryjno-biurow? Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, wiceprezesów Rady Ministrów, Kolegium do Spraw Służb Specjalnych oraz Rady Legislacyjnej. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów zapewnia także obsługę pełnomocników rz?du, komitetów, komisji wspólnych, rad, zespołów oraz innych kolegialnych organów pomocniczych, doradczych i opiniodawczo-doradczych.

Z ciekawostek, już w okresie międzywojennym w Polsce funkcjonowało Prezydium Rady Ministrów, które w roku 1997 zmieniło nazwę  na Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.

To tylko część głównych nurtów zwi?zanych z pojęciem „outsourcing”. Gdyby chcieć je dalej zgłębiać, moglibyśmy jeszcze wymienić takie obszary, jak:

• outsourcing procesów badawczo-rozwojowych (R&D – Research & Development)
• outsourcing procesów IT (ITO – Information Technology Outrsourcing)
• outsourcing procesów prawnych (LPO – Legal Process Outsoucring)

Korzyści z outsourcingu

Przede wszystkim będzie to budowanie przewagi konkurencyjności. Stanie się
to możliwe dzięki zewnętrznym zasobom i kompetencjom.

Jednakże lista korzyści jest dużo dłuższa, bowiem będ? to również:

• redukcja kosztów,
• oszczędność czasu,
• możliwość skoncentrowania się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, budowaniu przewagi konkurencyjnej,
• uwolnienie zasobów i możliwość oddelegowania ich do innych zadań,
• dostęp do nowych technologii,
• podniesienie jakości usług i produktów,
• zwolnienie firmy z konieczności pogłębiania know-how z dziedziny, która nie jest kluczow? kompetencj? przedsiębiorstwa,
• poprawa efektywności operacyjnej i elastyczności wewnętrznych komórek organizacyjnych,
• poprawa procesów planowania i kontroli kosztów,
• korzystanie z unikalnej wiedzy usługodawcy oraz zupełnie nowa ocena funkcjonalności rozwi?zań stosowanych dotychczas w firmie,
• wsparcie wysoko wykwalifikowanych specjalistów bez konieczności tworzenia dla nich etatów w przedsiębiorstwie.

Ukryte wady?

Outsourcing – tak jak każda innowacyjność – ma także swoje wady, których przykładami mog? być poniżej wymienione trzy sytuacje:

• redukcja wydatków realizowana za wszelk? cenę może doprowadzić wykonawcę do  działania na  granicy opłacalności, co  bezsprzecznie przełoży się na niższ? jakość projektu,
• brak odpowiedniego nadzoru wewnętrznego nad zleceniobiorc? może sprawić, że projekt w ogóle pozostanie bez kontroli, zatem nie należy delegować całej odpowiedzialności za  prawidłowy przebieg współpracy wg. powiedzenia “zleciliśmy to na  zewn?trz i  problem mamy z  głowy”,
• zdarza się, że firmy oferuj? swoje usługi bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego lub nie dysponuj? odpowiednio wykwalifikowan? kadr? b?dź nie maj? jeszcze praktycznego doświadczenia w  przeprowadzaniu projektów znajduj?cych się w  ich ofercie, wówczas wszystkie te czynniki staj? się realnym zagrożeniem dla realizacji projektu zgodnie z założeniami.

Czym się kierować

Bior?c zatem pod uwagę wszystko, co powyżej, przed podjęciem decyzji o wyborze właściwej firmy outsourcingowej warto pamiętać, by kierować się nie tylko cen?, ale także:

• referencjami i doświadczeniem,
• kompetencjami, uprawnieniami i wysokości? ubezpieczenia,
• a także rozwi?zaniami techniczno-organizacyjnymi oraz usługami dodatkowymi, które s? nam proponowane.  

Kontakt:

Tomasz Chrabałowski, Accounting Manager
poland@accace.com
+48 223132950