Jak skutecznie renegocjować umowy najmu

Na polskim rynku powierzchni magazynowych funkcjonuj? terminowe umowy najmu. Większość najemców decyduje się na 3- lub 5-letni okres współpracy z właścicielem obiektu. W przypadku obiektów dedykowanych (BTS) jest to najczęściej 7, 10 lub 15 lat. Gdy kończy się okres umowy najemca staje przed dylematem, czy kontynuować współpracę, zmieniać lokalizację, czy może szukać własnego budynku, obiektu dedykowanego etc. Nie ma jednego uniwersalnego rozwi?zania. Wszystko zależy od sytuacji konkretnej firmy, jej potrzeb i  priorytetów. Jeśli obecny obiekt spełnia wymagania lokalizacyjne i funkcjonalne, większość najemców nie decyduje się na przeprowadzkę, licz?c na możliwość wynegocjowania lepszych warunków. Jednak, by negocjacje były skuteczne, trzeba się do nich przygotować i rozpocz?ć je odpowiednio wcześnie. Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia. Warto w takiej sytuacji skorzystać z profesjonalnego doradztwa i dokładnie zbadać wszystkie możliwości, które oferuje rynek.

ZADANIE EKSPERTA

Punktem wyjścia do renegocjacji jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy. Zaczynamy od umowy najmu i  wszelkiej dokumentacji pobocznej w celu zapoznania się z terminami, warunkami rozwi?zania umowy oraz postanowieniami dotycz?cymi automatycznego przedłużenia najmu lub wcześniejszego wyjścia z umowy. Zdarza się, że najemcy nie dość szczegółowo czytaj? umowy lub po prostu ich nie pamiętaj?, co może mieć dla nich poważne konsekwencje finansowe. Równolegle z analiz? dokumentacji przeprowadzamy analizę potrzeb i preferencji klienta, bior?c pod uwagę jego sytuację lokalizacyjn?, biznesow?, plany rozwojowe oraz oczekiwania.

Główne analizowane kwestie :

• formy władania: własność czy wynajem
• lokalizacja pod k?tem działalności biznesowej oraz dostępu do rynku pracy
• alternatywne lokalizacje
• parametry techniczne i standard obiektu
• warunki komercyjne
• inne istotne elementy umowy najmu.

Na tej podstawie wspólnie z najemc? oceniamy, w jakim stopniu istniej?cy budynek spełnia te parametry, a  następnie przygotowujemy wstępne scenariusze możliwych rozwi?zań.

Kolejnym ważnym etapem jest dogłębna analiza rynku w kontekście potrzeb danego najemcy. Wszystko ma swoje zalety i wady. Doświadczony ekspert pomoże klientowi zdefiniować plusy i minusy różnych rozwi?zań.

Zadaniem specjalisty jest również przygotowanie analizy finansowej poszczególnych rozwi?zań oraz porównanie ich z aktualnymi kosztami. Szczególnie ważne jest uwzględnienie nie tylko różnicy w poziomie czynszu, ale także kosztów ewentualnej relokacji obejmuj?cych sam? przeprowadzkę, nowe inwestycje, zmiany personalne czy przerwę w działalności biznesowej. Warto pamiętać także o nakładach zwi?zanych ze zwolnieniem zajmowanej powierzchni. Zwykle najemcy s? zobowi?zani do przywrócenia jej do stanu pierwotnego, z uwzględnieniem naturalnego zużycia. Zapis ten zwykle jest bardzo różnie interpretowany. Z  tego względu niezbędne jest wsparcie eksperta.

Na podstawie analizy preferencji oraz możliwości rynkowych, doradca pomoże najemcy sformułować jego cele biznesowe, ustali preferowane scenariusze oraz przygotuje strategię negocjacyjn? do rozmów z aktualnym wynajmuj?cym i pozostałymi oferentami. Po etapie wstępnych negocjacji nast?pi wybór dwóch najkorzystniejszych rozwi?zań, a później negocjacje finalne.

CO MOGĄ DAĆ RENEGOCJACJE

Zbliżaj?cy się koniec umowy to dla najemcy szansa na ocenę aktualnie stosowanego sposobu magazynowania i jego ewentualn? zmianę. Warto rzetelnie się do tego przygotować i wykorzystać wszystkie nadarzaj?ce się okazje. Ważne jest zarówno doświadczenie samego najemcy, jak i pomoc eksperta.

Renegocjacje mog? prowadzić do znacznego ograniczenia kosztów magazynowania. S? również dobr? okazj? do weryfikacji ilości posiadanej powierzchni i parkingów, sprawdzenia stosowanych rozwi?zań technicznych oraz wyjaśnienia tzw. miękkich aspektów współpracy (np. jakości serwisu i obsługi oferowanych w ramach umowy).

Dobrze przeprowadzone renegocjacje pozwalaj? najemcy wykorzystać możliwości rynkowe i jednocześnie gwarantuj? ci?głość prowadzonej działalności, stabilność rozwoju firmy w konkretnej lokalizacji. Pozwalaj? unikn?ć przeprowadzki, zwi?zanych z ni? kosztów i zamieszania organizacyjnego.

Ważna jest współpraca z doradc?, który przedstawi nam różne możliwości i atuty wybranych rozwi?zań. Warto pozostać otwartym, gdyż rynek może nas mile zaskoczyć. W wyniku jednych z renegocjacji udało się nam obniżyć czynsz efektywny najemcy o 40%. Natomiast w innym przypadku, klient, który przygotowywał się na przedłużenie kontraktu, po analizie rynku zdecydował się na relokację.

KIEDY RENEGOCJOWAĆ UMOWĘ NAJMU

Przede wszystkim należy zapoznać się ze wszystkimi postanowieniami umowy najmu. Wynajmuj?cy bardzo często zamieszczaj? zapis o automatycznym przedłużeniu umowy. Aby unikn?ć działania pod presj? czasu, warto odpowiednio wcześniej (co najmniej 6 miesięcy przed dat?, po której następuje automatyczne przedłużenie umowy) sprawdzić wspólnie ze specjalist? ds. najmu, czy istniej?cy kontrakt jest nadal korzystny w obecnej sytuacji rynkowej. Doradca nie tylko przedstawi aktualn? sytuację w regionie oraz tendencje rozwojowe, ale pomoże przygotować się do rozmowy z wynajmuj?cym – zwróci uwagę na tematy, których powinniśmy unikać, oraz trudne pytania, na które warto znać odpowiedź. Należy zaznaczyć, że klienci maj? możliwość renegocjowania także obowi?zuj?cej umowy. Wszystko zależy od właściwej argumentacji.

Nadal wielu najemców nie korzysta z pomocy doradców, nie zdaj?c sobie sprawy z korzyści, jakie płyn? z  dobrze przygotowanych i przeprowadzonych renegocjacji. Wiele firm nie podejmuje żadnych działań, aby zmienić swoje umowy albo decyduje się na podjęcie negocjacji samodzielne. Niestety zwykle takie rozmowy s? zdecydowanie mniej skuteczne niż te przeprowadzone pod okiem ekspertów.

Autor:

Joanna Sinkiewicz, Partner, Dyrektor ds. Kluczowych Klientów i Reprezentacji Najemców, Dział Powierzchni Przemysłowych i Logistycznych Cushman & Wakefield

***