Tax Newsletter wydanie specjalne nr 7

Dodatkowe koszty pracownicze. W dobie panującego stanu epidemii pracodawcy zmuszeni są do ponoszenia dodatkowych wydatków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom, ale i wydatków związanych z usprawnieniem procesów zachodzących w firmach w czasie pracy zdalnej. Zgodnie z ustawową definicją, za koszt uzyskania przychodów uznać należy każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wyraźnie wyłączonych z katalogu kosztów podatkowych. Oznacza to, że konieczne jest wykazanie związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w przypadku wydatków pracowniczych, wydatek ten dodatkowo co do zasady nie powinien być poniesiony w celu zaspokojenia prywatnych potrzeb pracowników.

Istnieje szereg obszarów, w których w ostatnich tygodniach wydatki przedsiębiorców działających pomimo kryzysu istotnie wzrosły. Zaliczenie wydatków na zakup odzieży ochronnej, dodatkowe sprzątanie i zakup środków dezynfekcji do kosztów uzyskania przychodów nie powinny budzić wątpliwości.. Podobnie jest w przypadku wydatków na dostosowanie firmy do pracy zdalnej (zakup lub leasing sprzętu komputerowego oraz oprogramowania). W "zwykłych" okolicznościach, pytania mogą pojawić się przykładowo w sytuacji zakupienia i udostępnienia oprogramowania czy sprzętu pracownikowi pracującemu z domu lub zainstalowania oprogramowania na jego prywatnym urządzeniu. Jednak w obecnej sytuacji społeczno-ekonomicznej, gdy domowe biurko czy kanapa zamieniły się w stanowisko pracy, wydaje się, że tego rodzaju zakup pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganym przez pracodawcę przychodem. Podobnie rzecz się ma z wydatkami na usługi kurierskie nabywane dla pracowników, aby nie musieli opuszczać miejsca zamieszkania, jeśli nie jest to niezbędne oraz usługi taxi, aby zminimalizować ekspozycję pracowników na czynniki zewnętrzne.

Nie wszyscy pracownicy dobrze znoszą izolację, stąd pojawiła się praktyka udostępniania im – na koszt pracodawcy – wsparcia terapeutycznego czy psychologicznego. Wydaje się, że również tego rodzaju wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, podobnie jak wydatki na organizowane online szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy czy szkolenia dotyczące organizacji pracy poza miejscem zatrudnienia.

Podsumowując - w obecnej sytuacji liczne wydatki pracownicze, choć nietypowe, powinny podlegać odliczeniu od przychodów na zasadach ogólnych - jeśli tylko ich poniesienie zostanie przez pracodawcę dostatecznie uzasadnione.

Niezwrócone koszty wynagrodzeń usługodawców

Co do zasady, jeśli usługa nie została wykonana z uwagi na wprowadzenie stanu epidemii, zapłacone w całości lub w części wynagrodzenie powinno podlegać zwrotowi. Nie zawsze jednak tak jest. Kontrahenci mogą zwyczajnie odmówić zwrotu zaliczki lub całości wynagrodzenia. Warto wspomnieć, że przed wprowadzeniem zakazów prowadzenia określonych rodzajów działalności gospodarczej z uwagi na stan epidemii, przedsiębiorcy odstępujący od zawartych umów co do zasady nie mogli powoływać się na siłę wyższą i domagać się zwrotu wpłaconych należności. Co do zasady, kwoty te nie podlegały zwrotowi, lecz trudno jest nie zgodzić się, że przy odpowiednim uzasadnieniu, stanowiły one racjonalne wydatki powiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Koszty niezrealizowanych konferencji, imprez, szkoleń czy spotkań biznesowych, które nie zostały zwrócone w jakiejkolwiek formie, powinny być więc odliczone od przychodu jako koszty jego uzyskania. W przypadku zwrotu tych wydatków w przyszłości, konieczne będzie skorygowanie pozycji kosztowej i wykazanie przychodu.

Kary umowne i odszkodowania

Jeśli w związku z kryzysem wywołanym rozprzestrzenianiem się koronawirusa zobowiązania biznesowe podatników nie mogą zostać wypełnione, mogą oni być zmuszeni do zapłaty kar umownych lub odszkodowań na rzecz swoich kontrahentów. Wydatki takie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, tzn. konieczne jest wykazanie racjonalności ekonomicznej w zapłacie kary umownej lub odszkodowania. Na przykład zapłata kary umownej w związku z odstąpieniem od umowy z myślą o zminimalizowaniu przyszłych negatywnych skutków jej obowiązywania stanowiła będzie racjonalny wydatek, służący zmniejszeniu przyszłych wydatków (choć i w tym przypadku zdarzają się odmienne poglądy organów podatkowych). Wyłączeniu z katalogu kosztów uzyskania przychodów podlegają z kolei kary umowne i odszkodowania należne z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Należy także mieć na uwadze, że zdaniem organów podatkowych, do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć kar umownych, które zostały zapłacone na skutek niewłaściwego, pozbawionego należytej staranności działania podatnika, czy też zawinionego niewywiązania się ze zobowiązania. Przykładem może być niewłaściwa organizacja pracy, która doprowadziła do opóźnienia w dostawie towarów, co spowodowało naliczenia kary umownej, zaś wyłączną odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy ponosi podatnik.

Stan prawny na dzień 8 kwietnia 2020r, godz. 14:00

WIĘCEJ AKTUALNOŚCI

Share this page Share on FacebookShare on TwitterShare on Linkedin

Close

Zaloguj się do Strefy Członkowskiej!