Analizy i badania
Jak zbudować program antykorupcyjnego compliance w przedsiębiorstwie
<p style="text-align: justify;">Wprowadzanie i stosowanie wewnętrznych procedur przeciwdziałania korupcji staje się obowiązkiem prawnym podmiotów gospodarczych. Przepisy prawa identyfikują elementy konieczne programów <em>compliance</em>, nie dostarczają jednak propozycji konkretnych rozwiązań. Remedium i dobrą praktykę w tym zakresie stanowią rekomendacje.</p>
>
Pod koniec 2017 r. Francuska Agencja do Walki z Korupcj? (fr. Agence Française Anticorruption) opublikowała rekomendacje maj?ce na celu wsparcie osób prawnych prawa publicznego i prywatnego w przeciwdziałaniu i wykrywaniu czynów korupcji, powoływania się na wpływy oraz sprzeniewierzania środków publicznych1. Rekomendacje s? owocem współpracy Agencji i szeregu francuskich i międzynarodowych organizacji (m.in. International Bar Association) zajmuj?cych się tematyk? walki z szeroko pojęt? korupcj?.
Punkt odniesienia
Rekomendacje stanowi? uzupełnienie przepisów ustawy Sapin II2, która 1 czerwca 2017 r. nałożyła na francuskich przedsiębiorców zatrudniaj?cych powyżej 500 pracowników lub generuj?cych roczny obrót na poziomie co najmniej 100 mln EUR obowi?zek wprowadzenia i stosowania wewnętrznych procedur antykorupcyjnych (pisaliśmy o tym w czerwcu 2017 r.).
Dla przypomnienia, zgodnie z ustaw? Sapin II, filarami wewnętrznych programów antykorupcyjnych powinny być:
- kodeks postępowania,
- wewnętrzny system informowania o nieprawidłowościach,
- stale aktualizowana mapa ryzyk korupcyjnych,
- procedury weryfikacji kontrahentów,
- procedury wewnętrznego i zewnętrznego audytu ksi?g rachunkowych,
- szkolenia,
- procedura dyscyplinarna,
- procedura ewaluacji i dostosowania obowi?zuj?cych procedur antykorupcyjnych.
Przepisy ustawy nie wskazuj? jednak konkretnych rozwi?zań techniczno-organizacyjnych. St?d też Agencja, działaj?c na podstawie wyraźnego umocowania w przepisie ustawy, opracowała rekomendacje, które maj? stanowić punkt odniesienia dla przedsiębiorstw przy konstruowaniu, stosowaniu i monitorowaniu wewnętrznych programów antykorupcyjnych.
Rekomendacje odnosz? się do każdego ze wskazanych w ustawie filarów programów antykorupcyjnych i podpowiadaj?, jak je implementować w organizacji zależnie od jej struktury, rodzaju działalności oraz ekspozycji na ryzyka. Rekomendacje poruszaj? także kwestię odpowiedzialności za wprowadzenie i stosowanie programów antykorupcyjnych.
Poniżej przedstawiamy niektóre z przedstawionych tam rozwi?zań. Rekomendacje mog? być bowiem istotnym źródłem inspiracji w kontekście projektu ustawy o jawności życia publicznego, która będzie wprowadzała m.in. dla polskich przedsiębiorców obowi?zek wdrożenia i stosowania procedur antykorupcyjnych.
Odpowiedzialność zarz?dzaj?cych
Odpowiedzialność za ustanowienie, stosowanie i monitorowanie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych spoczywa na osobach zarz?dzaj?cych przedsiębiorstwem. Nie mog? się one całkowicie wyzbyć tej odpowiedzialności przez delegowanie obowi?zków zwi?zanych z programami antykorupcyjnymi na inne osoby. To bowiem zarz?dzaj?cy, jako stoj?cy na szczycie hierarchii organizacji i jednocześnie jej przedstawiciele na zewn?trz, powinni nadawać ton zera tolerancji dla praktyk korupcyjnych w organizacji i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a także promować kulturę etycznego i zgodnego z prawem zachowania. Innymi słowy – to do zarz?dzaj?cych należy kształtowanie strategii przeciwdziałania praktykom korupcyjnym i ich wykrywania oraz zatwierdzanie mapy ryzyk i polityki zarz?dzania zidentyfikowanymi ryzykami przez podejmowanie konkretnych działań.
Realizację strategii i konkretnych działań programu antykorupcyjnego można powierzyć osobie odpowiedzialnej w organizacji za procedury zgodności (compliance management systems), czyli compliance oficerowi. Na poszczególnych szczeblach organizacji lub w wyodrębnionych obszarach działalności przedsiębiorstwa (produkcyjnym, sprzedażowym itp.) odpowiedzialność za realizację programu antykorupcyjnego compliance może spoczywać na szefach poszczególnych działów. Taka struktura pozwoli klarownie przypisać odpowiedzialność w zakresie realizacji obowi?zków wynikaj?cych z programów antykorupcyjnych. Umożliwi także efektywn? kontrolę realizacji tych obowi?zków, a w ujęciu całościowym – kontrolę realizacji strategii i programu przeciwdziałania i wykrywania korupcji.
Mapa ryzyk
Mapa ryzyk stanowi podstawę i punkt wyjścia dla formułowania strategii i programu przeciwdziałania praktykom korupcyjnym w działalności biznesowej przedsiębiorcy.
Jej podstaw? jest dokładna analiza każdej sfery działalności przedsiębiorcy, zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Efektem tej analizy powinna być identyfikacja stopnia narażenia przedsiębiorstwa w każdej z tych sfer na ryzyko korupcyjne. Dzięki temu możliwe będzie podjęcie właściwych decyzji co do środków i mechanizmów minimalizuj?cych to ryzyko.
Rekomendacje szczegółowo opisuj? metodologię analizy ryzyk. Przede wszystkim w analizie powinny brać udział osoby z poszczególnych szczebli hierarchii organizacji, o różnym zakresie odpowiedzialności, jeśli chodzi o realizację programów antykorupcyjnych.
Istotna jest też typologia ryzyk (wewnętrznych i zewnętrznych) dla poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności. Dalej – oszacowanie stopnia ekspozycji na ryzyko w ujęciu brutto i netto, hierarchizacja ryzyk i ich ocena pod względem istniej?cych mechanizmów prewencyjnych oraz syntetyczne przełożenie wyników analizy na mapę ryzyk.
Analiza ryzyk powinna być dokonana w formie pisemnej i stanowić zał?cznik do mapy ryzyk, a także mieć charakter otwarty, tzn. podlegać modyfikacji zawsze, kiedy zachodzi taka potrzeba.
Relacje z podmiotami zewnętrznymi
Rekomendacje zwracaj? uwagę na konieczność weryfikacji programów antykorupcyjnych wdrożonych przez kontrahentów i inne podmioty współpracuj?ce z przedsiębiorstwem. Celem tzw. due diligence w odniesieniu do podmiotów trzecich jest uchronienie przedsiębiorstwa przed mniej lub bardziej bezpośrednim lub uświadomionym udziałem w praktykach korupcyjnych podmiotów zewnętrznych, a tym samym – przed konsekwencjami prawnymi, finansowymi i reputacyjnymi.
Punktem wyjścia dla antykorupcyjnego due diligence powinna być analiza ryzyk dotycz?cych podmiotu trzeciego, z którym przedsiębiorstwo jest lub zamierza być w relacji biznesowej. Analiza ta nie może być jednorazowa, lecz powinna być aktualizowana z każd? znacz?c? zmian? dotycz?c? działalności przedsiębiorstwa lub podmiotu trzeciego lub w założonych z góry odstępach czasu.
Badanie due diligence podmiotów trzecich powinno odbywać się z uwzględnieniem wszelkich istotnych czynników dotycz?cych podmiotu współpracuj?cego jak profil działalności, rozmiar, historia działalności i rozpoznawalność na rynku, a w pewnych okolicznościach także takich czynników jak akcjonariat, osoby eksponowane politycznie lub tzw. beneficjent rzeczywisty.
Analizę należy prowadzić przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi takich jak powszechnie dostępne informacje na temat podmiotu (KRS – fr. kBis, listy sankcyjne, artykuły prasowe), a także informacje, których przedsiębiorstwo może zaż?dać w ramach prowadzonej lub nawi?zywanej współpracy (kwestionariusz). Papierkiem lakmusowym przy ocenie ryzyka zwi?zanego z podmiotem trzecim jest także jego reakcja na prośbę o przedstawienie własnych procedur antykorupcyjnych oraz podpisanie zobowi?zania do niestosowania praktyk korupcyjnych.
Cel i moc wi?ż?ca
Wdrożenie rekomendacji ma służyć wzmocnieniu biznesu i konkurencyjności oraz ochronie reputacji i wartości ekonomicznej przedsiębiorstw.
Rekomendacje, choć nie maj? mocy prawnie wi?ż?cej, będ? punktem odniesienia przy konstruowaniu programów antykorupcyjnych. Należy się spodziewać, że będ? nim także dla regulatora przy ocenie funkcjonowania wewnętrznych procedur antykorupcyjnych, maj?c na względzie, że ich brak lub nieefektywność mog? skutkować dla zarz?dzaj?cych i spółki karami finansowymi. Rekomendacje będ? więc mogły służyć jako źródło argumentów zarówno dla ukarania, jak i obrony. Jednocześnie trzeba pamiętać, że rekomendacje nie maj? charakteru uniwersalnego i nie wyczerpuj? całości problematyki przeciwdziałania i zwalczania korupcji.
Istotne jest także to, że rekomendacje maj? zastosowanie do wszystkich podmiotów obowi?zanych do stosowania procedur antykorupcyjnych. Dotyczy to również oddziałów lub spółek córek podmiotów zagranicznych, a także podmiotów rodzimych, chociażby prowadziły działalność za granic?, jeżeli w innym państwie standardy programów przeciwdziałania i wykrywania korupcji nie s? przynajmniej takie same jak we Francji.
Rekomendacje jako źródło inspiracji
Rekomendacje, opracowane w ramach szerokiej współpracy eksperckiej przez Francusk? Agencję do Walki z Korupcj?, stanowi? praktykę godn? naśladowania. Wraz z wprowadzeniem nowego obowi?zku prawnego, obwarowanego sankcjami finansowymi, podmioty obowi?zane nie s? pozostawione w regulacyjnej niepewności, lecz proponuje się im narzędzia i sposób postępowania pomagaj?ce wywi?zać się z nowo ustanowionego obowi?zku.
Z tego punktu widzenia francuskie rekomendacje mog? stanowić cenne źródło inspiracji dla polskich przedsiębiorców, a także polskiego ustawodawcy w zwi?zku z przepisami projektu ustawy o jawności życia publicznego, które wprowadz? dla co najmniej średnich przedsiębiorstw obowi?zek wprowadzenia i stosowania efektywnych (skutecznych) procedur antykorupcyjnych.
Projekt ustawy wskazuje elementy konstrukcyjne wewnętrznych programów antykorupcyjnych. Podobnie jednak jak w przypadku francuskich uregulowań s? to ogólnie zdefiniowane filary. Tymczasem brak wdrożenia i stosowania procedur antykorupcyjnych lub uznanie przez organ, że s? one nieskuteczne lub pozorne, będzie mogło skutkować nałożeniem kar finansowych.
Dlatego uzasadnione byłoby opracowanie rekomendacji, które stanowiłyby punkt odniesienia przy konstruowaniu i stosowaniu programów przeciwdziałania korupcji, a następnie – przy ich ocenie.
Aleksandra Stępniewska, adwokat, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy
2 Ustawa nr 2016-1691 z 9 grudnia 2016 r. dotycz?ca transparentności, walki z korupcj? i modernizacji życia gospodarczego