Analizy i badania
Elektroniczne akta osobowe być może już od połowy 2017 roku
<p style="text-align: justify;"><strong>Obecnie każdy pracodawca w Polsce zobowiązany jest prowadzić papierowe akta osobowe dla zatrudnionych przez niego pracowników</strong>. Co prawda żaden obowiązujący przepis nie wskazuje wprost, że papierowa postać prowadzenia i przechowywania akt osobowych jest jedyną dopuszczalną postacią, niemniej jednak brzmienie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. oraz nadal aktualne stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r., uniemożliwiają stosowanie innej postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych niż papierowa. Dlatego też, jeżeli firma zatrudnia wiele osób lub rotacja pracowników jest duża, liczba papierowych teczek z aktami osobowymi rośnie <br /> w ekspresowym tempie.</p>
>
Pracodawca musi więc często posiłkować się usługami przedsiębiorstw zajmuj?cych się przechowywaniem i archiwizacj? dokumentów, ponosz?c dodatkowe koszty. Maj?c na uwadze, że aktualnie obowi?zuj?ce przepisy nakładaj? na pracodawcę obowi?zek przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracownika przez okres aż 50 lat, taki koszt zajmuje znacz?c? pozycję w budżecie firmy.
Z aprobat? więc należy odnieść się do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w zwi?zku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacj? z 4 listopada 2016 roku, którego autorem jest Ministerstwo Rozwoju. Zmiany proponowane przez resort miałyby wejść w życie częściowo 1 czerwca 2017 roku (w zakresie nowelizacji przepisów Kodeksu pracy), a częściowo 1 czerwca 2018 roku (w zakresie nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Jakie ułatwienia dla pracodawców przewidziane zostały w ministerialnym projekcie?
Przede wszystkim, zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie miał możliwość wyboru jednej z dwóch postaci prowadzenia lub przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracownika: papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że zasadniczo dopuszczalne będzie zarówno tworzenie dokumentów od pocz?tku w postaci elektronicznej i przechowywanie ich w takiej postaci, jak również tworzenie dokumentów papierowych, a następnie ich skanowanie i przechowywanie w postaci elektronicznej. Skróceniu ulegnie także ustawowy okres, przez który pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację osobow? i płacow? każdego pracownika. Ministerstwo proponuje, by okres ten wynosił 10 lat (zamiast dotychczasowych 50) liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę u danego pracodawcy. Skrócony okres będzie jednak dotyczył tylko tych pracowników, którzy pracę rozpoczęli po 31 grudnia 1998 roku; pracownicy, którzy pracę rozpoczęli do 30 grudnia 1998 roku będ? podlegali dotychczasowym przepisom. Okres 10 lat ulegnie wydłużeniu, jeżeli w trakcie jego biegu zostanie wszczęte postępowanie, w którym przechowywana dokumentacja będzie stanowiła dowód – w takim przypadku będzie ona przechowywana aż do prawomocnego zakończenia sprawy. Okres ten będzie mógł być wydłużony także przez przepisy odrębne, dotycz?ce poszczególnych kategorii pracowników.
Nie budzi praktycznych w?tpliwości przewidziana w projekcie możliwość przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej poprzez zeskanowanie utworzonych uprzednio papierowych dokumentów i zapisanie ich jako plików elektronicznych np. w formacie PDF na nośniku pamięci. Jest to zmiana, która z pewności? znacznie usprawni funkcjonowanie firm
i zminimalizuje ilość przechowywanej dokumentacji papierowej. Nie do końca praktyczna wydaje się natomiast projektowana możliwość tworzenia dokumentacji od pocz?tku zdematerializowanej i przechowywanie jej w takiej postaci, bez potrzeby sięgania do postaci papierowej w momencie tworzenia dokumentu. Projekt nowej ustawy przewiduje, że m.in. umowa o pracę, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, wnioski urlopowe pracowników, czy też świadectwo pracy będ? mogły przybrać formę pisemn? (w postaci „papierowej” z własnoręcznym podpisem lub w postaci pliku elektronicznego z własnoręcznym podpisem dokonanym na odpowiednim urz?dzeniu, np. na tablecie za pomoc? rysika do tabletów) lub formę elektroniczn? z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wi?że się z opłat? (zazwyczaj ok. 300 zł) oraz potrzeb? dopełnienia dodatkowych formalności. Nie wydaje więc się w praktyce możliwe, aby każdy pracownik, który składa np. wniosek o udzielenie urlopu lub oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, posiadał swój własny kwalifikowany podpis elektroniczny. Tym samym, wprowadzenie możliwości składania oświadczeń woli i zawierania umów na gruncie Kodeksu pracy przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (abstrahuj?c od faktu, że trudno zgodzić się z argumentem, iż dotychczasowe przepisy nie zezwalały na tak? formę zawarcia umowy lub złożenia oświadczenia woli), wydaje się mało użyteczne dla pracowników.
Większ? popularności? będzie się zapewne cieszyła forma pisemna „niepapierowa”, tj. dokument w postaci pliku elektronicznego z własnoręcznym podpisem dokonanym za pomoc? rysika do tabletów/ laptopów z ekranami dotykowymi, która to forma umożliwia utworzenie pliku od pocz?tku w postaci zdematerializowanej, bez potrzeby korzystania z postaci papierowej, a jednocześnie nie wymaga korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego (nie stanowi bowiem elektronicznej formy czynności prawnej, a jedynie odmianę zwykłej formy pisemnej). Złożenie podpisu własnoręcznego, czyli dokonanego odręcznie i umożliwiaj?cego identyfikację osoby składaj?cej podpis, jest jedynym warunkiem wymaganym do dochowania formy pisemnej oświadczenia, niezależnie od materiału, na którym podpis został złożony (kartka papieru, ekran dotykowy, itp.). Zatem najprawdopodobniej od 1 czerwca 2017 roku bardziej popularne niż obecnie będzie zawarcie umowy o pracę poprzez podpisanie własnoręcznie przez pracodawcę i pracownika dokumentu w postaci pliku elektronicznego na ekranie dotykowym za pomoc? rysika i przechowywanie takiej umowy jedynie w formie pliku elektronicznego np. na dysku zewnętrznym, bez potrzeby drukowania dokumentu. Jednakże praktyczne wykorzystanie tej postaci formy pisemnej dla czynności jednostronnych pracownika (np. złożenia wniosku urlopowego, czy oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę) na razie nie będzie zapewne często stosowane. Pracownik bowiem musiałby dysponować urz?dzeniem, które umożliwia złożenie na nim własnoręcznego podpisu (np. tabletem lub laptopem z ekranem dotykowym).
Omawiany projekt ustawy aktualnie jest na etapie konsultacji społecznych. Zachęcamy do śledzenia postępów w pracach nad przyjęciem ustawy na stronie internetowej www.legislacja.rcl.gov.pl.
Daria Milewska – adwokat
Karniol i Wspólnicy
