Czy umowa zawarta z przedstawicielem handlowym przedsiębiorcy przez internet jest ważna?

Dla osób bez wykształcenia prawniczego może być pewnym zaskoczeniem, że kontaktuj?c się z przedstawicielem handlowym czy – szerzej – pracownikiem przedsiębiorstwa nie mog? automatycznie zakładać, że dokonane z nim ustalenia będ? wi?ż?ce w świetle prawa. Tak jednak właśnie jest, bowiem co do zasady upoważniony do działania w imieniu przedsiębiorcy jest, zależnie od jego formy prawnej, albo jego zarz?d (np. w spółce z ograniczon? odpowiedzialności? lub akcyjnej, spółdzielni), albo jego poszczególni wspólnicy (np. w spółce jawnej, komandytowej, partnerskiej), albo on sam, jeżeli prowadzi tzw. jednoosobow? działalność gospodarcz? i w świetle prawa cywilnego jest traktowany po prostu jako osoba fizyczna.

Te podstawowe mechanizmy reprezentacji słabo odpowiadaj? współczesnej praktyce handlu, zwłaszcza z udziałem większych przedsiębiorstw, które w zakresie standardowych, bież?cych transakcji (zarówno z innymi przedsiębiorcami, jak i z konsumentami) reprezentowane s? zwykle przez różnego rodzaju przedstawicieli, np. pracowników działu sprzedaży, handlu czy eksportu. Dodatkowo norm? staje się, że ustaleń tego rodzaju dokonuje się przez internet.

Co do zasady ryzyko przekroczenia uprawnień ponosi klient

Oczywiście przedsiębiorca, niezależnie od swojej formy prawnej, może udzielić zatrudnianym przez siebie osobom odpowiedniego pełnomocnictwa. Nie zmienia to jednak faktu, że co do zasady ryzyko zwi?zane z tym, czy przedstawiciel rzeczywiście jest umocowany do dokonania konkretnej czynności, ponosi kontaktuj?cy się z nim kontrahent przedsiębiorstwa. W razie ewentualnego procesu to na nim spoczywać będzie obowi?zek udowodnienia, że przedsiębiorca był należycie reprezentowany przy czynnościach (np. przy zawarciu umowy/przyjęciu zamówienia), z których dany kontrahent wywodzi swoje ż?dania. Nietrudno domyślić się, że wykazanie takiego umocowania na etapie sporu s?dowego może być utrudnione.

W zasadzie nie rozwi?zuje takiego problemu nawet s?dowe zobowi?zanie pozwanego przedsiębiorcy do przedłożenia dokumentów wskazuj?cych zakres upoważnienia danego przedstawiciela, bowiem tylko od jego uczciwości zależeć będzie, czy przedłoży autentyczne dokumenty, zamiast np. oświadczyć, że nigdy takich nie było, bo pracownik przecież umocowany nie był. Może to być zreszt? prawda, np. gdy dany przedsiębiorca nie zadbał o to, aby zawrzeć odpowiednie upoważnienie na piśmie.  

Stare prawo w nowych czasach

Jest jednak kilka sposobów, na które można próbować zaradzić trudnej pozycji procesowej kontrahenta w tego typu sporach. Tutaj omówimy tylko jeden z nich, który udało się z powodzeniem zastosować w jednym z procesów prowadzonych niedawno przez nasz? kancelarię. Dotyczył on transakcji między dwoma przedsiębiorcami uzgodnionej przez internet (korespondencja mailowa) przez jej przedstawicieli handlowych.

Chodzi o powołanie się na art. 97 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym osobę czynn? w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie w?tpliwości za umocowan? do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywaj? dokonywane z osobami korzystaj?cymi z usług tego przedsiębiorstwa.

W pewnym uproszczeniu przepis ten zwalnia kontrahenta przedsiębiorcy z konieczności dowodzenia, że jego przedstawiciel był umocowany do dokonania danej czynności, gdy chodzi o czynności (transakcje) typowe dla danego podmiotu oraz – co kluczowe – gdy przedstawiciel znajdował się w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do dokonywania czynności prawnych. W założeniu przepis ten rozwi?zywać miał problem niekorzystnego i w pewnych sytuacjach dość niesprawiedliwego rozkładu ryzyka między przedsiębiorc? a jego klientem w większości sporów dotycz?cych standardowych transakcji.

Problem, który czytelnik zapewne już dostrzega, polega na tym, że art. 97 k.c. nijak się ma do komunikacji na odległość, zwłaszcza za pomoc? internetu, kiedy to kwestia fizycznego zlokalizowania pracownika ma drugorzędne znacznie. Z drugiej strony trudno się dziwić takiemu sformułowaniu przepisu, ponieważ oddaje on ducha innych czasów – istnieje w niezmienionej formie od uchwalenia Kodeksu cywilnego (1964 r.) i powtarza niemal dosłownie treść art. 68 Kodeksu handlowego z 1934 r., na którym był wzorowany.

S?dy w obronie kontrahentów

Zagadnienie nieadekwatności art. 97 k.c. do współczesnych uwarunkowań coraz częściej dostrzegane jest w orzecznictwie. S?dy konsekwentnie rozszerzaj? zastosowanie przepisu na różne przypadki komunikowania się na odległość. Przykładowo w przełomowym orzeczeniu z 1998 r.^[1] S?d Najwyższy stwierdził, że art. 97 k.c. można odnieść do pracowników maj?cych dostęp do „urz?dzeń biurowych”, takich jak firmowe pieczęci i faks, za pomoc? którego przesyłaj? kopie opieczętowanych dokumentów w imieniu przedsiębiorcy. Rozumowanie to było potwierdzone w kolejnych orzeczeniach z 2003 r.^[2] i 2014 r.^[3] W ostatnim z nich s?d wypowiedział się zreszt? na gruncie sprawy, w której komunikacja między stronami spornej transakcji była prowadzona m.in. mailowo, choć wprost do tego nie nawi?zał.

Uzasadnienie rozstrzygnięcia w każdej z tych spraw opierało się o tezę, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za to, komu umożliwia dostęp do firmowych urz?dzeń, ponieważ ich stosowanie przez pracownika obiektywnie mogło budzić przekonanie, że osoba ta jest należycie umocowana. Jest to jak najbardziej właściwy kierunek wykładni, dobrze oddaj?cy istotę i cel przepisu. Kontynuuj?c ten tok myślenia, rozci?gnięcie art. 97 k.c. także na komunikację internetow? byłoby więc uzasadnionym krokiem, zwłaszcza jeśli chodzi o wysyłanie skanów opieczętowanych i podpisanych dokumentów. Dotychczas jednak do problemu reprezentacji przez internet na gruncie art. 97 k.c. wprost odnosiły się tylko s?dy powszechne. Przykładowo S?d Apelacyjny w Łodzi potwierdził w jednym z wyroków^[4], że przedstawiciel wyznaczony przez jedn? ze stron do komunikacji z kontrahentem stanowi osobę czynn? w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu tego przepisu, gdy kontaktuje się z ni? internetowo i dokonuje w ten sposób ustaleń (w sprawie chodziło konkretnie o przesunięcie terminu zapłaty). S?d uzasadnił „uwspółcześnienie” wykładni art. 97 k.c. poprzez trafne stwierdzenie, że w dobie powszechnego korzystania z internetu jako przekaźnika nie tylko informacji, ale i decyzji, odwoływanie się do kryterium przestrzenno-funkcjonalnego lokalu przedsiębiorstwa traci na aktualności.

W podobnym tonie wypowiedziały się s?dy obydwu instancji (s?d okręgowy i apelacyjny) w sprawie prowadzonej przez nasz? kancelarię, dodatkowo podkreślaj?c znaczenie „powierzenia” pracownikowi nie tylko dostępu do urz?dzeń firmowych takich jak komputer, ale także firmowego adresu mailowego. S?dy akcentowały również znaczenie funkcji (stanowiska) pełnionej przez danego przedstawiciela i tytułu, którym w zwi?zku z tym legitymuje się on w korespondencji z kontrahentami. Jest to słuszny kierunek, bowiem fakt posługiwania się przez pracownika tytułem np. „specjalisty ds. sprzedaży” czy „menedżera ds. handlu” daje podstawy do mniemania, że jest on osob? upoważnion? do reprezentacji przedsiębiorcy przy zwykłych transakcjach przez niego dokonywanych.

Równowaga między ochron? klienta a reprezentowanego przedsiębiorcy

Nasuwa się jednak pytanie, jak daleko powinna sięgać ochrona zaufania klienta w ramach art. 97 k.c. w przypadku komunikowania się na odległość. W końcu o wiele łatwiej o pomyłkę co do rzeczywistego zakresu upoważnienia osoby, której uprawnienia oceniamy na podstawie stopki w wiadomości mailowej czy skanu piecz?tki na przesłanym dokumencie, niż w przypadku pracownika na kasie czy w okienku dla obsługi klientów danego przedsiębiorstwa. W tym pierwszym wypadku o wiele łatwiej też o nadużycia. Można by więc twierdzić, że przy komunikacji na odległość powinna jednak obowi?zywać zasada ograniczonego zaufania ze strony kontrahentów. Taka konkluzja byłaby jednak zbyt daleko id?ca i niepotrzebnie zaburzałaby płynność oraz pewność transakcji dokonywanych przez internet czy za pomoc? innych środków telekomunikacji. Nie można bowiem zapominać, że – przynajmniej zgodnie z części? prezentowanych pogl?dów – art. 97 k.c. ustanawia jedynie domniemanie umocowania, a więc przedsiębiorca może dowodzić, że mimo pozorów wskazuj?cych na upoważnienie danej osoby do działania w jego imieniu osoba ta w rzeczywistości wcale nie była do tego upoważniona. W taki sposób art. 97 k.c. bywa też często stosowany przez s?dy. Przedsiębiorca w celu obrony może wskazać np. na treść umowy z danym pracownikiem, istnienie wewnętrznych procedur decyzyjnych, ustalon? praktykę dokonywania transakcji z tym samym klientem lub z innymi klientami itp. Oczywiście wszystkie tego typu dowody podlegaj? sędziowskiej ocenie w zakresie wiarygodności.

Gdyby natomiast pod?żyć za tymi pogl?dami, które wykluczaj? dowodzenie przez przedsiębiorcę, że osoba, do której zastosowanie znajduje art. 97 k.c., nie była jednak umocowana, to dla zachowania równowagi należałoby pewnie ostrożniej badać, czy przesłanki tego przepisu s? spełnione w sprawach dotycz?cych transakcji zawieranych na odległość. Nie zmieniłoby to jednak ogólnej konkluzji, że omawiany przepis znajduje zastosowanie do takiej kategorii spraw, ponieważ – cytuj?c ponownie S?d Najwyższy – prawo nie powinno być barier? biurokratyzuj?c? działalność przedsiębiorstw i paraliżuj?c? ich sprawność. W tym kontekście trzeba widzieć rolę art. 97 k.c.^[5]

Maciej Zych, praktyka postępowań s?dowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Artykuł jest części? biuletynu praktyki prawa nowych technologii, lipiec 2015