Conférence & Séminaire

Séminaire: A la recherche du temps qui coule – Gestion d’un flux de tâches. Utilisation des outils technologiques modernes

Tarif :
260 PLN HT - salariés des sociétés membres de la CCIFP, 520 PLN HT - autres personnes
Les personnes qui annulent leur participation au séminaire jusqu'à 3 jours avant la réunion sont remboursées à 100% du coût du séminaire. Les personnes qui annulent leur participation plus tard, c'est-à-dire moins de 3 jours avant le séminaire, les frais ne sont pas remboursés.

L'événement est terminé. *veuillez noter que l'ajout de l'événement dans votre calendrier ne signifie PAS que vous êtes inscrit. Vous devez d'abord vous inscrire si vous souhaitez assister à un événement.

Pourquoi les formations portant sur l’autogestion dans le temps ne font pas leurs preuves ? La raison est très simple.

 

Toutes les théories créées jusqu’à présent sont fondées sur la méthodologie top-down, ce qui veut dire qu’elles nous obligent à avoir, en avance, une vision des objectifs (à long, à moyen et à court terme) qu’il faut ensuite prioriser, répartir en tâches et en actions. Cela semble si beau en théorie… jusqu’au moment où, une fois retournés derrière le bureau, nous sommes confrontés à … ATTENTION !! 300 ou 500 affaires courantes à traiter sur-le-champ, parmi lesquelles certaines sont déjà en retard, d’autres sont peu populaires, et d’autres encore sont à faire « pour hier ». Tension, sentiment d’être accablé par le volume de choses à faire, réduit à néant tous les engagements concernant les priorités et l’autodiscipline.

La méthode GTD renverse l’ordre des choses. Elle est efficace parce qu’elle change la direction de l’autogestion dans le temps du « top-down » vers le « bottom-up ». Ce système fiable de gestion du flux de tâches au niveau infime augmente considérablement l’efficacité de la réalisation des objectifs et des engagements professionnels. La formation que nous proposons est une synthèse de la méthode de David Allen et des meilleurs outils d’autogestion dans le temps.

 

L’objectif de la présentation interactive est de doter les participants d’outils modernes d’autogestion dans le temps, conformes à la nouvelle spécificité du travail qui consiste à fonctionner dans un « flux des tâches » affluant constamment. Au final, la productivité des collaborateurs augmente.

Le programme couvre les connaissances pratiques et théoriques de l’efficacité considérée comme objectif de toute autogestion dans le temps. Les participants seront familiarisés avec le concept de productivité et découvriront 3 types de comportements permettant de l’augmenter ou de diminuer. L’entraîneur présentera une nouvelle approche sous forme de cartographie du système facile à comprendre, tout en introduisant 5 étapes d’actions à engager face aux tâches qui affluent au cours de la journée de travail. Il montrera comment chaque étape minimise les efforts énergétiques et le temps investi d’une part, et comment elle fait augmenter les effets d’autre part.

Un élément important est le module d’utilisation des outils technologiques modernes créés selon la méthode GTD.

 

Suite à la présentation, les participants sauront :

• créer un système personnel de gestion des tâches permettant de ne rien omettre

• assurer une meilleure coordination des tâches dans le temps

• développer la capacité de prendre rapidement des décisions sur les actions suivantes

• planifier de manière à assurer une réalisation réelle des plans

 

 

PROGRAMME :

1. Défis d’une entreprise moderne – la valeur de la productivité

  • les nouveaux indices de l’efficacité
  • l’élargissement des responsabilités
  • le fonctionnement dans le flux des tâches

 

Comment les organisations modernes réagissent à l’évolution des outils de communication et au passage de la forme de travail vers le modèle basé sur les projets, et comment cela influence la nécessité de changer l’attitude à l’égard de la gestion des tâches au niveau personnel.

Présentation du changement de l’approche de TOP-DOWN en BOTTOM-UP pour répondre aux défis de l’entreprise moderne.

Les participants vont prendre part à une expérimentation qui dévoilera certains aspects liés à l’efficacité qui est l’objectif de toute autogestion dans le temps. Le module va se terminer par une discussion interactive sur les différences entre le travail au XXème et au XXIème siècle qui nécessitent une nouvelle approche à l’égard du fonctionnement dans le temps : il faut abandonner l’approche topdown en faveur de bottom-up.

 

2. Concept GTD

  • cartographie du système de David Allen
  • collecte
  • analyse
  • organisation
  • révision
  • action

L’entraîneur présentera une nouvelle approche sous forme de cartographie du système facile à comprendre, et introduira brièvement 5 étapes d’actions face aux tâches qui affluent tout au long de la journée de travail. Il montrera comment chaque étape minimise les efforts énergétiques et le temps investi d’une part, et comment elle fait augmenter les effets d’autre part.

 

3. Concept d’INBOX

  • la logistique de fermeture des « boucles ouvertes »
  • les trois règles majeures de collecte
  • la technique « inbox » dans le système GTD

 

Outil « Menti » – une diapo avec l’adresse et le code d’accès. Les participants choisissent les canaux de communication à travers un système interactif de vote (il faut avoir un smartphone avec accès à internet).

Les résultats s’affichent sur l’écran et sont discutés pour illustrer la notion d’Inbox et le nombre d’endroits dans lesquels nous gardons les choses à faire.

Le passage vers la règle de réduction du nombre d’inbox en tant que première étape de l’augmentation de l’efficacité.

 

4. 6 catégories d’affaires

  • la méthode de trois pas
  • la règle de définition de la première action physique
  • 6 décisions possibles concernant la suite à donner
  • la règle des 2 minutes – les choses se font toutes seules

La 2ème étape vise à vider les Inbox et à prendre les premières décisions concernant l’affaire analysée.

L’entraîneur introduit les principes de ce processus garantissant sa fiabilité et caractère holistique.

Les participants auront pour mission de faire l’analyse et de définir les premières actions physiques par rapport à quelques boucles ouvertes qu’ils ont listées dans l’exercice précédent.

 

5. Réunions efficaces

Une courte intervention intitulée « Comment planifier une réunion efficace ? ». La notion de Sisyphing : autrement dit, pourquoi les participants trouvent que les réunions sont une charge inutile, faisant référence au mythe de Sisyphe, et comment les rendre plus efficaces. Présentation de la technique QMeetings (quality meetings), c’est-à-dire des 4 éléments pour organiser une réunion d’équipe efficace.

(La loi de Parkinson dans la pratique, le Principe 3W (What-Who-When), La messagerie Google, Les règles d’adaptation de la messagerie à GTD, best practice. Tips&tricks : Affichage sur l’écran. Les règles de la culture de mailing des organisations efficaces : comment soutenir l’efficacité de l’organisation)

 

6. Applications favorisant l’élimination du gaspillage

  • les principes de travail avec Outlook et une bonne utilisation de ces fonctions
  • les applications pour les smartphones
  • les listes triées dans excel

 

7. SMARTPLANNING dans GTD et Priorités dans votre organisation

a) Modèle de choix des actions

  • contexte
  • temps
  • niveau d’énergie
  • priorités

b) Courbe de rentabilité personnelle REFA

  • questionnaire autodiagnostique

c) Matrice du projet

  • planification vs extinction des incendies

 

Planification du travail en intervalles temporels – présentation de la notion du Cycle de travail intellectuel et de son utilisation dans la planification des tâches.

Tips&tricks : l’agrégation de tâches et de contextes : Le groupement de tâches, Une heure de l’esprit tranquille.

Mise en pratique du principe Pareto par rapport au temps

Efficacité personnelle – différences dans la façon de réaliser les actions

Judging-Perceiving (MBTI)

Matrice de Eisenhauer

Tips&tricks : utilisation du phénomène du cycle énergétique de 24 heures pour réaliser les tâches majeures.

Synthèse : 7 pas de GTD

 

Contactez-nous

Anna Maria Piszewska, Spécialiste de Centre de Formation de la CCIFP

anna.piszewska(@)ccifp.pl; tel. +48 22 521 21 44, +48 506 166 736

 

 

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