Un Département de la Conformité (compliance) qui fonctionne bien permet aux managers de dormir tranquille

Plusieurs entreprises créent les départements de la conformité. En quoi consistent leurs tâches  ?

Danuta Pajewska, partenaire au sein du cabinet juridique Wardynski i Wspólnicy:

L’idée de conformité au droit est apparue aux Etats-Unis dans les années 90 ?  la suite des infractions commises au sein des sociétés. La Cour suprême américaine a constaté ?  l’époque que chaque entreprise devait respecter certains principes destinés ?  exonérer de la responsabilité des employés de la société et la société elle-même  ?  l’égard de ses clients. Le plus important est que lesdits principes soient cohérents sur tous les niveaux de la structure tant horizontale que verticale de la société. Chacun dans l’entreprise doit connaître ses tâches, compétences et l’étendue de sa responsabilité. Le conseil d’administration est censé mettre en place le mécanisme de surveillance portant sur tous les processus dans l’entreprise de sorte qu’ils soient susceptibles de contrôle et de gestion. Ensuite, sont indispensables certains mécanismes d’analyse des procédures et d’identification et d’élimination des risques. Il faut également apprendre aux gens que les procédures ne sont pas un caprice des gestionnaires, mais qu’elles constituent une méthode de communication et de coopération au sein de la société.  Ces procédures servent aussi ?  éliminer les suites d’une réglementation externe   ou interne prêtant ?  confusion et non vérifiée dans la pratique.

L’idée de la conformité est devenue universelle en dehors des Etats-Unis lorsqu’ont commencé ?  apparaître les sociétés avec de nombreuses filiales, avec des sociétés dépendantes ou les groupes de capitaux. Les procédures sont devenues indispensables afin que de telles entités puissent fonctionner de manière homogène.

En Pologne, les principes de conformité ont été implémentés au droit. La loi bancaire et les dispositions régissant le fonctionnement des bureaux de courtage ou des fonds d’investissement exigent que toute institution financière mette  en place le système de gestion de risque ainsi que la fonction de l’inspecteur de surveillance (compliance officer) – du policier interne - qui vérifie si tous les principes sont respectés. Il est également responsable de l’adaptation des procédures aux dispositions légales nouvelles. Par ailleurs, les départements de la conformité ne sont pas crées seulement dans les entreprises du secteur réglementé. Nous savons aussi que les spécialistes de la conformité sont employés également par les entreprises de production, les sociétés pharmaceutiques ou les producteurs du secteur alimentaire. L?  où le risque de la responsabilité ou de l’atteinte aux normes existe, la question de la conformité est particulièrement importante. Il faut tenir ?  ce que tout soit ordonné et régularisé au sein de l’entreprise et qu’il y ait des personnes compétentes pour l’exécuter et contrôler. Un département de la conformité qui fonctionne bien permet aux managers de dormir tranquille.

Quel est le danger qui découle de l’absence de tels principes  ?

L’absence de tels principes peut conduire ?  un risque considérable pour la société. Les programmes de conformité au droit permettent d’éviter l’exposition des entités ?  de nombreux risques  : de la formation d’une opinion désavantageuse concernant leur activité, passant par la baisse du prix de leurs actions, l’imposition des amendes et d’autres sanctions, l’annulation des contrats conclus, le retrait des autorisations pour mener l’activité, jusqu'?  la faillite.

Il est essentiel que les règlements internes et les procédures soient pour l’entreprise la source des règles applicables aussi bien verticalement qu’horizontalement afin de garantir l’échange d’information ainsi que des principes de coopération des unités agissant sur le même niveau dans la société même si elles sont soumises ?  un contrôle vertical effectué par différentes personnes. En l’absence de telles règles une banque a provoqué un préjudice chez l’un de ses clients. L’unité A émettait pour les entreprises les obligations et l’unité B les vendait aux investisseurs. A un moment donné, ayant su que l’un des émetteurs subissait le risque de faillite, l’unité A n’en a pas averti l’unité B qui continuait la vente. En conséquence les investisseurs lésés ont présenté leurs prétentions. Et tout cela faute d’un échange d’informations suffisant.

Comment assurer un fonctionnement efficace du département de la conformité  ?

En ce qui concerne les sociétés financières cela se fait au moyen des dispositions légales. A  titre d’exemple, il est très important que le responsable de la conformité soit bien placé dans la hiérarchie de l’entreprise. Il ne peut pas être subordonné de plusieurs personnes puisque une telle subordination pourrait l’influencer de telle sorte qu’il n’intervient pas dans certains domaines de l’activité de la société. Il est important que les sociétés analysent de temps ?  autre leurs procédures. La Cabinet a une expérience concernant de tels projets. Lors des analyses, il s’avère  p.ex. que certaines sphères de l’activité de la société ne sont pas du tout couvertes de procédures. De notre expérience il résulte également que même si les employés sont conscients de la pratique acquise dans l’activité de la société, le manque d’une réglementation concrète expose la société au risque qu’en cas de quelconque irrégularité, l’employé allègue le manque de norme lui imposant un comportement concret. Ainsi, il n’y aura pas de fondement pour lui faire grief d’atteinte aux principes et devoirs concrets ce qui est important du point de vue de la responsabilité des employés.

Comment se déroule ce genre d’analyse  ?

Une société nous a demandé de vérifier si les employés et les gestionnaires de départements sont conscients que dans leurs unités il existe le risque de commettre l’infraction. En commençant l’analyse nous avons choisi du catalogue des infractions celles qui concernent le domaine d’activité concret et ensuite nous les avons présentées ?  nos interlocuteurs. Nous craignions que les employés ne veuillent pas parler avec nous de manière franche afin de ne pas courir le risque de la possibilité d’une découverte d’irrégularités. Cependant leur conscience et la volonté de coopération étaient considérables. Les employés voyaient les domaines du risque et étaient conscients des profits découlant de l’analyse, ?  savoir la création des mesures préventives appropriées.

Bien évidemment, même le plus efficace département de la conformité ne garantit pas la totale absence d’irrégularités. Le fait qu’il existe un code pénal n’implique pas que les gens ne tuent pas ou ne volent pas.

Toutefois, l’existence des règles écrites permet au sein d’une organisation d’exiger les comportements concrets, de prévenir les mauvaises actions et lorsqu’elles ont lieu, d’entreprendre les actions salariales et processuelles appropriées. Grâce au fonctionnement du programme de la conformité, les membres des organes de gestion de la société disposent des outils de contrôle et de protection contre les accusations d’exposer la société ?  la responsabilité. Ainsi la conformité contribue ?  protéger la société et ses employés   contre la responsabilité civile, pénale et administrative.

L'interview est aussi disponible sur le site:

http://www.portalprocesowy.pl