Nouvelle image de l'outsourcing comptable

Les entreprises polonaises, dans le cadre du changement des stratégies de gestion, passent de la discussion sur les avantages de l’outsourcing ?  sa mise en place dans de nombreux domaines de leur activité. L’outsourcing comptable moderne n’est pas limité ?  l’externalisation de la tenue des livres comptables et de la fiscalité mais il englobe toute une gamme de services diversifiés adaptables aux besoins individuels du client. Le champ d’intervention d’un cabinet comptable comprend aussi bien la reprise d’une partie de processus comptables que celle de toute la fonction comptable.

Un exemple de la reprise partielle est l’assistance ?  la clôture annuelle ou semestrielle. Les entités dont les obligations de reporting sont très complexes, en particulier les entreprises cotées ou bien celles de structure d’organisation complexe, doivent souvent faire face au calendrier de reporting dont les délais sont d’habitude très courts et rigoureux. L’assistance dans ce cadre consiste ?  déléguer des collaborateurs bien qualifiés au travail dans les structures internes du client – il est ?  noter que plusieurs fois les procédures internes demandent que cette prestation ne consiste qu’?  analyser les données et préparer des reportings. Parmi les avantages de cette solution se trouvent  : la souplesse de gestion des équipes comptables, une gestion efficace du temps de préparation des reportings, la possibilité de se concentrer sur une analyse globale des données finales.

L’externalisation partielle des processus comptables est également la prestation de gestion de l’actif immobilisé réalisée sous le logiciel du sous-traitant, celui-l?  étant adapté ?  la législation comptable et fiscale aussi bien locale qu’internationale. La gestion de l’actif immobilisé est un processus demandant un temps d’intervention très significatif et un savoir spécifique. Ce service est dédié ?  de grands groupes et ?  des structures complexes, surtout ?  des établissements producteurs, étant en possession de l’actif immobilisé important.

Une autre prestation de l’outsourcing comptable en plein essor est la surveillance comptable qui consiste ?  exercer le contrôle sur la régularité des écritures comptables, comptes d’impôt et reportings. Les entreprises y font appel si elles n’aspirent pas ?  l’autosuffisance de leurs propres structures comptables, plus ou moins organisées, mais tiennent beaucoup ?  une haute qualité de l’information financière et au respect des délais. Cette solution permet en plus de transférer une partie de responsabilité pour la comptabilité et la fiscalité ?  un sous-traitant spécialisé. La surveillance comptable, tout en garantissant une pleine accessibilité des données, assure une moindre charge de travail pour le département financier interne ainsi que la fiabilité des comptes et états financiers affirmée par des experts externes.

Une autre forme de coopération n’étant pas une externalisation type consiste ?  confier ?  un prestataire externe la tenue des livres comptables sous le système informatique (partiellement intégré) du client. Suite ?  une formation appropriée, des collaborateurs du cabinet comptable travaillent chez le client mais cette prestation n’est pas l’outsourcing d’employés. Cette forme d’outsourcing n’est pas seulement la mise ?  disposition de ses employés par le cabinet comptable mais aussi la prise de la responsabilité par le prestataire pour la qualité et la continuité des services.

L’outsourcing moderne offre de plus en plus fréquemment le remplacement ?  court terme des cadres, le plus souvent du chef comptable. Ce service est combiné avec une assistance active dans le processus de recrutement et d’adaptation dans la situation où l’embauche d’un nouveau employé est très urgent – dans des cas pareils ce type d’assistance est d’une grande importante car il garantit la continuité des prestations et une gestion facile du changement. Ce qui y est particulièrement important c’est l’expérience du cabinet comptable dans les projets similaires car le rôle du chef comptable est stratégique.

Les solutions présentées ci-dessus, sous réserve d’une adaptation adéquate, peuvent être proposées aussi bien ?  de grandes entreprises qu’?  celles d’une petite taille si seulement la stratégie de réalisation de services est élaborée au préalable sur la base d’une définition précise de besoins et possibilités des parties.

Monika NOWECKA

Associée, Vice-presidente du directoire, MAZARS Polska Sp. z o.o.

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