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Nouveaux principes de règlement des voyages d’affaires
<p style="text-align: justify;">Le nouveau cadre réglementaire concernant les voyages d’affaires entrera en vigueur le 1er mars 2013. L’ancien cadre, faisant la distinction entre les voyages effectués en Pologne et ceux effectués à l’étranger, sera remplacé par un acte unique, à savoir l’Ordonnance du ministre du travail et de la politique sociale du 29 janvier 2013 relative aux indemnités auxquelles peut prétendre le travailleur d’une unité budgétaire au niveau central ou territorial au titre d’un voyage d’affaires (Dz. U. [J.O.] de 2013, position 167, ci-après « Ordonnance »). L’Ordonnance stipule que le montant des indemnités journalières perçu par les travailleurs sera accru, et met en place de nouveaux principes, tels que le montant maximum par nuitée lors des voyages en Pologne, ou la liste de dépenses remboursables. Il est à noter qu’à défaut de cadre réglementaire différent au niveau de l’entreprise, tous les employeurs ayant leur siège en Pologne seront tenus de respecter l’Ordonnance et de la mettre en œuvre ; les principes internes concernant les voyages d’affaires, mis en œuvre au sein des entreprises, devront probablement être adaptés par la suite.</p>
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Les principaux changements prévus par l’Ordonnance :
• l’augmentation des montants des indemnités journalières dues aux travailleurs
A partir du 1er mars 2013, le travailleur voyageant en Pologne pourra recevoir une indemnité de 30 zlotys par jour (contre 23 zlotys jusqu’? présent), le montant de l’indemnité payable dans le cas d’un voyage ? l’étranger variera selon le pays de destination ; par ex. l’indemnité journalière ? payer en cas de voyage en Allemagne sera de 49 EUR (contre 42 EUR auparavant). De même, les taux maximum fixés par nuitée seront désormais accrus pour les voyages effectués dans différents pays, ce taux sera de 103 ? 150 EUR pour le voyage effectué en Allemagne.
• la détermination du montant maximal remboursable par nuitée lors d’un voyage en Pologne
Ce montant correspondra ? vingt fois le montant de l’indemnité journalière, c’est-? -dire ? 600 zlotys. Néanmoins, le législateur a laissé ? l’employeur la possibilité d’approuver et de rembourser des montants plus élevés au cas par cas.
• l’éclaircissement des questions peu claires et des pratiques couramment appliquées ; la création d’une base réglementaire permettant de justifier ces pratiques
A titre d’exemple, si la durée d’un voyage d’affaires effectué en Pologne est inférieure ? 8 heures sur 24, le travailleur n’aura pas le droit, ? partir du 1er mars 2013, de recevoir l’indemnité journalière. En revanche, tout acompte payé pour couvrir les frais d’un voyage d’affaires (dans le cas d’un voyage en Pologne l’acompte est payé ? la demande du travailleur) doit se baser sur un devis réalisé pour ce voyage.
• l’établissement d’une liste des dépenses remboursables
A partir du 1er mars 2013, sur l’ensemble des frais supportés lors d’un voyage d’affaires, qu’il soit effectué en Pologne ou ? l’étranger, seuls ceux qui figurent sur la liste des dépenses remboursables pourront faire l’objet d’une demande de remboursement. Il s’agit notamment des frais de bagage, de péage, de parking. Or, l’employeur est libre ? décider s’il remboursera d’autres dépenses nécessaires, liées directement au voyage d’affaires effectué par le travailleur.
• l’élargissement du droit de l’employeur de décider du moyen de transport qui sera utilisé pendant le voyage d’affaires en Pologne ou ? l’étranger
Conformément ? la nouvelle Ordonnance, l’employeur pourra déterminer le moyen de transport, son type et classe.
Michał Balicki
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