Comment prévenir la fraude liée aux achats ?

Comment une certaine entreprise a augmenté sa valeur  ?

Le Président d'une grande chaîne de distribution s’est trouvé dans une situation extrêmement difficile. L'entreprise avait déj?  derrière elle les temps de la prospérité, la crise est venue, les revenus ont baissé, tandis que les coûts ont diminués disproportionnellement moins. Les propriétaires ont donné au président l’ultimatum clair :  ?soit tu améliores les résultats, soit tu devras dire au revoir ?  ce poste   ?.

En premier lieu, il a décidé de vérifier les processus d'achats au sein de l'entreprise, car depuis un certain temps venaient ?  lui des informations inquiétantes ?  propos d’éventuels abus dans ce domaine. Les résultats des analyses étaient choquants  : les professionnels engagés afin de détecter les irrégularités ont appris, entre autres, que de nombreux achats passaient par les marchands intermédiaires inutiles, qui imposaient de marges élevées sur les produits. Ils ont découvert les faits démontrant de façon concluante les relations illégales entre les marchands et les personnes responsables des achats au sein de l’entreprise. A ce moment-l?  il était clair que l’offre du réseau commercial n’était pas compétitive.

Il a éliminé les marchands intermédiaires, introduit un système de contrôle nouveau et efficace et l’entreprise s’est rapidement retournée sur le marché.

Système proactif de gestion des risques de la fraude

Une attitude passive et un système de contrôle interne mal conçus sont une garantie de pertes liées ?  la fraude. N’oublions pas que l'aimant pour les employés malhonnêtes est la possibilité de commettre un abus en toute impunité.

Le système de contrôle efficace est celui qui crée dans les esprits des employés une conviction que toute activité contraire ?  l'éthique sera détectée et punie. Quels sont les principaux éléments d'un tel système  ?

 ?               L’estimation du risque des abus. C’est le processus dans lequel  : on définit tous les types de fraudes, leur probabilité, procédures de contrôle pour les limiter, on procède aux analyses des couts/avantages, ensuite en met en œuvre ces procédures de contrôle dont les couts ne dépassent pas les avantages résultant de la réduction de risque.

 ?               L’analyse proactive de données. L’un des éléments clés, utilisant des outils informatiques pour analyser d’énormes quantités de données recueillies au sein de l’entreprise ainsi qu’?  l’extérieur de l’entreprise. C’est un processus consistant ? : a) comparer les données (matching): par exemple on compare les coordonnés des employés avec les coordonnés des fournisseurs  afin de détecter les liens potentiels, b) rechercher des écarts par rapport aux tendances établies ou par rapport ?  la pratique du marché, qui peuvent éveiller les soupçons  : par exemple, s’il y a une séquence de nombres des factures d’un fournisseur donné (1/2011, 2/2011, 3/2011 …), indiquant qu’il n’a qu’un seul client, cela soulève des soupçons évidents que la relation avec ce fournisseur n’est pas basé uniquement sur des principes du marché.   

 ?               Les audits de fournisseurs. Dans de nombreux cas, et surtout lorsque le processus de facturation est basé sur la confiance (par exemple services de publicité, services de l’entrepreneur général), il est possible de signer avec le fournisseur une clause donnant la possibilité de vérifier ses livres comptables. Cependant les entreprises recourent très rarement ?  cette option, en se privant de cette manière d’un outil extrêmement efficace de détection des fraudes.

 ?               Le système de déclaration anonyme des irrégularités, tant pour les employés que pour les fournisseurs.

Auteur  :

Wojciech Dudzinski

http://www.calan.pl/

-------------------

La Chambre de Commerce et d'Industrie Française en Pologne, en coopération avec la société Calan organisent le séminaire concernant :

Prévention de la fraude dans les achats – analyse des cas

le 26 octobre 2011, ?  Varsovie

Pour en savoir plus >>>>