Amendements de la loi concernant le registre judiciaire national - modifications importantes pour les entrepreneurs

Nous présentons ci-dessous certains aspects de ces amendements, dont beaucoup sont entrés en vigueur dès le 15 mars 2018.

Nous espérons que le sommaire suivant vous sera utile. Si vous souhaitez en savoir plus sur les changements ?  venir, n'hésitez pas ?  nous contacter.

Krzysztof Wiater, Ph.D. Country Managing Partner krzysztof.wiater(@)dlapiper.com	Malwina Bonder Senior Associate malwina.bonder@dlapiper.com

Déposition des comptes annuels sous forme électronique

Depuis le 15 mars 2018, les entrepreneurs immatriculés au Registre Judiciaire Nationalsont obligés de soumettre au registre les comptes annuelset les documents d'accompagnement exclusivement sous la forme électronique au moyen d'un système conçu et maintenu par le Ministre de la Justice. En conséquence, un référentiel électronique de documents financiers a été mis en place, et est disponible en ligne.

La soumission des comptes annuels doit être certifiée avec une signature électronique qualifiée ou une signature confirmée par un profil ePUAP approuvé par au moins une personne physique dont le numéro d'identification personnel (PESEL) est divulgué dans le registre, et qui y est inscrit en tant que membre d'une personne morale ayant droit ?  la représentation, associé ayant le droit de représenter une société de personnes, un fiduciaire ou un liquidateur.

Par conséquent, il n'est pas possible de soumettre des comptes annuels dans le référentiel de documents financiers par un mandataire ou un employé de la société, ?  moins qu'il ne soit membre du corps de la société dont le PESEL est divulgué au Registre Judiciaire National. Théoriquement, cette possibilité existe toujours dans le cas de la soumission des comptes annuels dans le système S24 parallèle.

En outre, ?  compter du 1er octobre 2018, les comptes annuels devront être établis sous forme électronique, avec une structure logique, dans un format requis par le Ministre des Finances, et  certifiés avec une signature électronique qualifiée ou une signature confirmée par un profil ePUAP approuvé.

L'obligation actuelle de soumettre séparément les comptes annuels ?  un bureau des impôts sera levée. Une fois que des comptes annuels ou un rapport d'audit sont entrés dans le répertoire des documents financiers du Registre Judiciaire National, ces documents seront transférés électroniquement au Registre central des données fiscales.

Dans le cadre de ce qui précède, pour satisfaire les obligations d'enregistrement il sera nécessaire pour les membres des personnes morales représentant des entités inscrites au registre des entrepreneurs de disposer d'une signature électronique qualifiée ou d'une signature confirmée par un profil ePUAP fiable.

Devoir d'information sur l'adresse de service

Le 15 mars 2018, le devoir d'informer le Registre Judiciaire Nationalde l'adresse du service ?  l'égard des personnes qui représentent des entités inscrites au registre, des liquidateurs et des mandataires commerciaux a été élargi.

Si l'adresse de service de ces personnes est en dehors de l'Union européenne, un agent du service en République de Pologne doit être indiqué.

Tout changement d'adresse de service de personnes représentant une entité ou un agent pour le service de la procédure doit être notifié au Registre Judiciaire National. Jusqu'?  ce qu'une telle notification soit faite, les livraisons seront faites ?  l'adresse indiquée dans les fichiers du registre.

Une demande de constitution d'une société commerciale doit être accompagnée d'une liste de noms complets, de l'adresse du service ou de la raison sociale ou du nom et du siège des personnes morales ou des personnes habilitées ?  élire les membres du conseil d'administration. Lorsqu'une personne morale est actionnaire, les noms complets et les adresses de service des membres de la personne morale habilités ?  représenter une telle personne morale doivent figurer sur la liste.

Les entités inscrites au Registre Judiciaire National sont tenues de déposer auprès du registre les déclarations judiciaires concernant l'adresse du service ?  l'égard des personnes susmentionnées ainsi que la première demande déposée auprès du tribunal, mais au plus tard dans les 18 mois suivant la date d'entrée en vigueur de la Loi.

Des extraits complets du Registre Judiciaire National disponibles en ligne

Le Registre Judiciaire National mettra ?  disposition non seulement des extraits en cours, mais également des extraits complets, y compris des informations relatives aux entités inscrites dans le registre.

Registre électronique des entrepreneurs du Registre Judiciaire National

À compter du 1er mars 2020, les demandes relatives aux entités inscrites au Registre Judiciaire National seront déposées uniquement au moyen d'un système informatique.

Les dossiers d'enregistrement des entités inscrites dans le registre des entrepreneurs seront conservés et exploités uniquement via un système informatique et seront disponibles en ligne. Les dossiers d'enregistrement précédemment stockés sous format papier ne seront pas traités dans le système informatique.

En outre, dans le cadre de l'établissement du répertoire central des extraits d'actes notariés électroniques, lorsqu'un acte notarié dont la copie ou l'extrait figure dans le répertoire doit être annexé ?  une demande, le déposant sera seulement tenu de lister le numéro du répertoire d'un tel document dans la demande correspondante, sans qu'il soit nécessaire de présenter son formulaire papier ou électronique.