Roll-out jako specyficzny typ wdrożenia Systemu ERP

Najczęściej projekty typu roll-out występuj? wśród systemów klasy ERP, które zawieraj? moduły księgowe, zarz?dzania sprzedaż?, zarz?dzania zakupami, gospodark? magazynow?, zarz?dzania produkcj?, zarz?dzania serwisem, etc. Coraz więcej firm, które myśl? o ekspansji do innych krajów staraj? się opracować grupę funkcjonalności w systemach ERP nazywan? często CORE, która jest instalowana w kolejnych krajach w ramach projektu roll-out. W ten sposób kierownictwo firmy ma pewność, iż oddziały firmy pracuj? według zasad, procedur, procesów wymaganych od nich przez centralę. Takie przypadki często występuj? gdy inwestor kupuje spółkę, która miała lokalny system ERP i chce j? wł?czyć w krwiobieg informatyczny korporacji. W skład CORE wchodz? najczęściej ustandaryzowane i zunifikowane:

1. Procesy biznesowe np.: proces sprzedaży, proces zakupu
2. Raporty i analizy np.: raport RZIS dla centrali,
3. Interfejsy z innymi systemami informatycznymi
4. Procesy zarz?dzania systemem informatycznym
5. Dokumentacja projektowa i metodyka wdrożenia.

Korzyściami wynikaj?ce z opracowania CORE oraz wdrożenia go wśród swoich oddziałów firmy s?:

1. Wprowadzenie dobrych praktyk zarz?dzania sprawdzonych w innych krajach
2. Ustandaryzowane i skuteczne zarz?dzanie poprzez ustandaryzowanie procesów i procedur w Grupie.
3. ujednolicenie wykorzystywanej przez oddziały funkcjonalności systemu
4. Jednolite raportowanie w Grupie i jednolity Plan Kont.
5. Obniżenie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu (tzw.TCO), dla całej inwestycji w system ERP.
6. Kumulacja wiedzy w zakresie funkcjonowania systemu CORE w systemie ERP.

Obecnie na rynku występuje wiele systemów ERP, które s? produkowane i dostosowane do potrzeb większości krajów rozwiniętych i rozwijaj?cych się. Jednym z najbardziej popularnych jest system Microsoft Dynamics NAV. System posiada pakiet lokalizacyjny dostosowuj?cy standardowy system do wymagań prawnych w zakresie fiskalnym w większości krajów na świecie. Kieruj?c się kryterium wielonarodowym, wielojęzycznym oraz wielowalutowym firma może zdecydować się, aby system Dynamics NAV stał się jednolit? platform? w ramach której zostanie opracowany CORE, następnie zostanie wdrożony w poszczególnych krajach, w których firma ma oddziały. W ramach metodyki opracowania CORE opartego na systemie Dynamics NAV oraz wdrożeniu go w poszczególnych oddziałach tzw. roll-out, możemy wyróżnić następuj?ce fazy:

Opracowanie i wdrożenie CORE’a.

• Faza 1. Analiza funkcjonalna pozwalaj?ca określić prototyp teoretyczny CORE’a.
• Faza 2. Dostosowanie systemu poprzez konfigurację standardowych parametrów oraz oprogramowanie funkcjonalności, których nie ma w standardowym systemie ERP a które s? wymagane w CORE,
• Faza 3. Wykonanie testów akceptacyjnych CORE’a
• Faza 4. Opracowanie wymaganej dokumentacji tj. instrukcji stanowiskowych, dokumentacji poprojektowej.
• Faza 5. Oddanie do użytku CORE tzw. go-live

  Wdrożenie roll-out

• Faza 1. Analiza GAP/FIT pozwalaj?ca na identyfikację różnic funkcjonalnych pomiędzy opracowanym CORE, a wymaganiami lokalnymi w danym kraju wynikaj?cymi z uwarunkowań prawnych w zakresie prowadzenia księgowości oraz lokaln? specyfik? działania procesów biznesowych. W efekcie analizy GAP/FIT zostan? zarekomendowane zmiany CORE’a, które dostosuj? go do wymagań lokalnych. Zazwyczaj celem służb informatycznych w centrali jest minimalizacja tych zmian.
• Faza 2. Wykonanie zmian dostosowuj?cych systemu Dynamics NAV zgodnie z rekomendacj? z fazy 1.
• Faza 3. Testy akceptacyjne oraz regulacja systemu.
• Faza 4. Szkolenia końcowych użytkowników w zakresie funkcjonalności CORE’a
• Faza 5. Migracja danych ze starego systemu do nowego.
• Faza 6. Uruchomienie.

Analizuj?c projekty roll-out systemu Dynamics NAV należy zwrócić uwagę na następuj?ce zagadnienia, które determinuj? sukces wdrożenia.

1. Liczba i jakość dostawców usług wdrożeniowych w przypadku wdrożenia roll-out tj.

   1. Główny dostawca CORE, który wraz z central? firmy opracowuje CORE’a oraz przygotowuje pakiet instalacyjny w poszczególnych krajach.
   2. Lokalny dostawca, który w projekcie roll-out adaptuje oraz wdraża CORE do potrzeb lokalnego oddziału firmy.
2. Poziom skomplikowania lokalizacji systemu ERP w danym kraju. Lokalizacja to pakiet, który adaptuje funkcjonalność standardowego system ERP do lokalnych wymagań zwi?zanych fiskalnych. W zależności od poziomu skomplikowania legislacji w zakresie fiskalnym poziom skomplikowania lokalizacji jest różna. Polska lokalizacja w systemie Dynamics NAV jest jedna z trudniejszych obok lokalizacji włoskiej czy rumuńskiej. Dlatego integracja lokalizacji oraz CORE’a w Polsce nie należy do prostej.
3. Poziom skomplikowania CORE’a w systemie ERP. O poziomie skomplikowania CORE’a świadczy zakres i głębokość funkcjonalna np.: liczba zmodyfikowanych standardowych procesów, raportów, interfejsów, etc.

Warto podkreślić, iż zaprojektowanie CORE’a oraz wdrożenie roll-out należy do jednych z trudniejszych projektów informatycznych wśród projektów wdrożenia ERP. Jedynie nieliczni dostawcy usług wdrożeniowych posiadaj? takie kompetencje i doświadczenie.

Od wielu lat obserwuje się ekspansje firm francuskich do Polski, zaś od niedawna ekspansje firm polskich do Francji. W obydwu przypadkach mog? występować projekty opracowania CORE’a oraz wdrożenia roll-out.  

Alna Business Solutions Sp. z o.o.

Alna Business Solutions to doświadczony zespół ekspertów z ponad 20 letnim doświadczeniem w dziedzinie ERP i lider międzynarodowych projektów Dynamics NAV. Jest części? Grupy Alna i jako Microsoft Gold Partner Enterprise Resource Planning należy do czołowych dostawców rozwi?zań Microsoft Dynamics, z dorobkiem ponad 400 wdrożeń w 30 krajach na całym świecie.

Więcej informacji na stronie: www.alna.pl  

Kontakt: Marian Piotrowski
Sales manager
mpiotrowski(@)alna.pl
Tel.: 22  827 32 57