Oddelegowanie pracownika do innego Państwa - zagadnienia prawne, podatkowe i ubezpieczeniowe

Zgodnie z definicj? zawart? w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. 2016 r., poz. 868; dalej: Ustawa o delegowaniu), za pracownika delegowanego z terytorium RP uznaje się „pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonuj?cego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium tego Państwa przez pracodawcę deleguj?cego pracownika z terytorium RP”.

W konsekwencji, poprzez  oddelegowanie  należy rozumieć przejściowe wykonywanie pracy przez pracownika poza stałym  miejscem pracy, określonym w umowie o pracę.

Podróż służbowa  natomiast, zgodnie z aktualn? lini? orzecznicz?, rozumiana jest jako delegacja o charakterze incydentalnym, tymczasowym i krótkotrwałym (np. uchwała S?du Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r.(II PZP 11/08). Z podróż? służbow? mamy do czynienia, gdy zadanie zlecone do wykonania w odniesieniu do zakresu obowi?zków pracownika będzie stanowić sytuację nietypow?  i okazjonaln?.

W  przeciwnym razie, mimo formalnego polecenia wyjazdu w podróż służbow? np. kilkumiesięczn?, mamy do czynienia ze zmian? miejsca wykonywania pracy tj.  oddelegowaniem.

Warunki oddelegowania i należne świadczenia

W przypadku oddelegowania, jak już wspomniano, mamy do czynienia z czasow? zmian? miejsca wykonywania pracy. W tym celu należy dokonać stosownych zmian w umowie o pracę w zakresie miejsca świadczenia pracy poprzez zawarcie porozumienia b?dź złożenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniaj?cego (regulowanego art. 42 Kodeksu Pracy).

Jeśli pracodawca podpisuje z pracownikiem porozumienie, warto jest w nim dodać zapisy określaj?ce walutę w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie, święta i dni wolne od pracy, zasady pokrywania kosztów wyjazdu i powrotu pracownika i jego rodziny, etc.

W przypadku wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniaj?cego należy mieć na względzie, że pracownik ma prawo nie przyj?ć oferty złożonej przez pracodawcę. Zmiana warunków pracy (w zakresie miejsca świadczenia pracy) nast?pi tylko wtedy, kiedy pracownik przyjmie zaproponowane przez pracodawcę nowe warunki.  

Wobec pracownika, pracuj?cego poza terytorium Polski, który zawarł umowę o pracę w Polsce, należy stosować przepisy polskiego prawa pracy. Należy w takiej sytuacji zapewniać mu świadczenia, do których ma prawo zgodnie z polskim kodeksem pracy.

W przypadku oddelegowania pracownika za granicę (w szczególności do krajów Unii Europejskiej), pracodawca będzie zobowi?zany do zapewnienia pracownikowi takich samych świadczeń, jakie maj? pracownicy miejscowi, wynikaj?ce z przepisów obowi?zuj?cych w Państwie, w którym będzie tymczasowo wykonywana praca w zakresie, tj:

• maksymalnych okresów pracy,
• minimalnych okresów odpoczynku,
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów wypoczynkowych,
• minimalnych stawek wynagrodzenia wraz ze stawk? za godziny nadliczbowe,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• równości traktowania w zatrudnieniu.

Istotne będzie też ustalenie  „minimalnej stawki płacy”, definiowanej na ogół przez przepisy prawa krajowego i/lub praktykę państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na którego terytorium pracownik jest delegowany.  

Istniej? jednakże nieliczne  wyj?tki od obowi?zku stosowania warunków minimalnych, do których zaliczaj? się np. niektóre prace budowlane (wymienione w  zał?czniku do dyrektywy 96/71/WE)albo trwaj?ce krócej niż 8 dni wstępne prace instalacyjne, niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów.  

Oddelegowanie - zasady dotycz?ce odprowadzania składek ZUS oraz zaliczek na podatek  

1. Zagadnienia z zakresu ubezpieczeń społecznych

Oddelegowanie do pracy za granic? ma istotne znaczenie dla ubezpieczenia społecznego pracownika.  W czasie delegowania pracownik podlega nadal polskiemu ubezpieczeniu społecznemu pod warunkiem, że spełnione będ? ł?cznie następuj?ce warunki:

• przez cały okres oddelegowania jest utrzymany stosunek pracy pomiędzy deleguj?cym,  a pracownikiem (tzw. bezpośredni zwi?zek),
• przewidywany czas oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy,
• pracownik nie jest wysłany na zastępstwo kogoś, kto zakończył swój okres oddelegowania,
• praca jest wykonywana na rzecz podmiotu, który oddelegowuje pracownika,
• przedsiębiorstwo oddelegowuj?ce prowadzi znaczn? część działalności w Państwie,  w którym ma ono swoj? siedzibę, tj. w Polsce.

Od powyższej zasady istniej? wyj?tki, które pozwalaj? utrzymać polskie ubezpieczenie społeczne przez okres dłuższy niz 24 miesi?ce, za zgod? właściwych władz Państwa Członkowskiego Unii Europejskiej, na terytorium którego pracownik został oddelegowany. Należ? do nich sytuacje, w których z powodu nieprzewidzianych okoliczności wymagane jest oddelegowanie pracownika na okres dłuższy niż przewidziany.

Pracodawca powinien pamiętać o:

• wykazaniu podstawy do naliczania składek, nie niższej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia,  o której mowa w art. 19 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych,
• ustaleniu, który z systemów zabezpieczenia społecznego będzie miał zastosowanie do pracowników odesłanych tymczasowo do pracy na terytorium innego kraju,
• zapewnieniu pracownikowi minimalnego wynagrodzenia za pracę, według przepisów prawa pracy właściwych dla kraju delegowania,
• wyst?pieniu do terenowego oddziału ZUS o poświadczenie formularza A1,
• ustaleniu właściwego Urzędu Skarbowego, do którego odprowadzane będ? zaliczki na podatek dochodowy pracownika.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik został oddelegowany do Państwa niebęd?cego członkiem Unii Europejskiej lub kraju,  z którym Polska nie podpisała umowy w zakresie ubezpieczeń społecznych (lista takich umów dostępna jest na stronach ZUS), może dojść do  podwójnego składkowania wynagrodzeń pracownika oddelegowanego do pracy za granic?. Składki będ? płacone w Polsce i dodatkowo możliwe jest, że obowi?zkowo płacone również będ? w kraju odesłania pracownika.

W przypadku, gdy pracownik został oddelegowany do Państwa Członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, zastosowanie znajd? przepisy Rozporz?dzenia Rady nr 1408/71 i 574/72, dotycz?ce sposobu ustalania właściwych przepisów ubezpieczeniowych. Obowi?zywać będzie tu zasada tzw. jednego ustawodawstwa – tj. pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu tego państwa,  w którym wykonuje pracę, nawet jeśli siedziba pracodawcy znajduje się w Polsce.  

2.  Zagadnienia podatkowe  

O tym gdzie będ? płacone zaliczki na podatek dochodowy z tytułu otrzymywanego wynagrodzenia, decyduj? przepisy polskiej Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz przepisy poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: UPO).

Co do zasady, zgodnie z przepisami UPO, wynagrodzenie za pracę wykonywan? za granic?, podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, jeśli  ł?cznie zostan? spełnione poniższe przesłanki:  

• pracownik pracuje i przebywa za granic? przez okres lub okresy nieprzekraczaj?ce 183 dni  w okresie kolejnych 12 miesięcy,
• wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Państwie, do którego pracownik został oddelegowany,
• wynagrodzenie nie jest płacone przez zakład, który pracodawca posiada w Państwie oddelegowania pracownika.

Należy wskazać, że treść i sformułowania ww. warunków mog? się nieznacznie różnić w zależności od UPO zawartej przez Polskę z poszczególnymi państwami.

Jeśli jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie za pracę będzie podlegało opodatkowaniu w tym kraju, do którego pracownik został oddelegowany. Należy również wskazać, że pomimo oddelegowania, pracownik będzie polskim rezydentem podatkowym, a tym samym będzie rozliczał się w Polsce od całości swoich dochodów (bez względu na miejsce ich uzyskania), będzie również uprawniony do wył?czenia z podstawy opodatkowania dochodu uzyskanego z tytułu wynagrodzenia za pracę w ramach oddelegowania, stosuj?c odpowiedni? metodę uniknięcia podwójnego opodatkowania (wynikaj?c? z UPO).

Jak już wspomniano, pracodawca jest zobowi?zany do zapewnienia pracownikowi oddelegowanemu takich samych świadczeń, jakie maj? pracownicy miejscowi. Ponadto, pracodawca może wypłacać takiemu pracownikowi dodatkowe świadczenia takie jak: dodatek za rozł?kę, zwrot kosztów zakwaterowania, koszty przejazdu, itp. Stanowi? one przychód dla pracownika, przy czym ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia niektórych z  tych świadczeń z  opodatkowania podatkiem dochodowym, przy spełnieniu określonych w ustawie o PIT warunków, s? to m.in.:

• część przychodów uzyskiwanych ze stosunku pracy w kwocie odpowiadaj?cej 30% diety  (art.  21 ust.  1 pkt.  20  ustawy o  PIT);
• zwrot kosztów noclegów  (art.  21 ust.  1 pkt.  19 i  ust.  14 ustawy o PIT).

Raz jeszcze podsumowuj?c, pracodawca który oddeleguje pracownika do pracy na terytorium innego kraju, musi zwrócić uwagę i przeanalizować, w szczególności warunki odnosnie stosowania przepisów prawa polskiego, jak i kraju oddelegowania czy przepisów unijnych i ustalić sposób naliczania wynagrodzenia pracowników, składek na ubezpieczenia, zaliczek na podatek oraz miejsca ich   opłacania.  

Kontakt:

Anna Zaj?c
Tax Consultant
anna.zajac@accace.com
+48 223 132 950  

Karolina Romanowska
Legal Associate
karolina.romanowska@accace.com
+48 223 132 950