Monitoring w miejscu pracy a ochrona prywatności pracowników

“W powyższej sprawie Trybunał został postawiony przed problemem ustalenia dopuszczalnych granic ingerencji pracodawcy w prywatność pracownika. Z treści uzasadnienia wyroku Trybunału wynikaj? następuj?ce kryteria stosowania środków kontroli (w tym monitoringu) wobec pracowników: pełna świadomość pracownika co do środków stosowanych wobec niego, proporcjonalność zaawansowania środka kontroli do kontrolowanego celu, poszanowanie godności pracownika oraz uzasadnienie stosowania środka kontroli, na przykład konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników takich miejsc jak bank czy kantor.”

W świetle wyżej wymienionych kryteriów, pod w?tpliwość można poddać praktyki stosowane przez niektórych przedsiębiorców, dla których jedynym motywem instalowania systemu monitoringu w zakładzie pracy jest wył?cznie chęć (często nieuzasadniona) kontrolowania swoich pracowników. Takie działanie pracodawcy może doprowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracowników, szczególnie w zakresie prawa do ochrony wizerunku.

Równie istotnym zagadnieniem jest obowi?zek pracodawcy jako administratora danych osobowych do zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie przechowywania utrwalonych nagrań stanowi?cych zbiór danych oraz sprawowania ścisłej kontroli nad dostępem do tego zbioru, zgodnie z dyspozycj? art. 37 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.). Uchybienie w zakresie powyższego obowi?zku może skutkować niekontrolowanym dostępem do danych przez osoby nieuprawnione, a co za tym idzie, do niezgodnego z prawem przetwarzania tych danych.

Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie stosowania monitoringu w zwi?zku z konieczności? implementacji przepisów RODO

W następstwie wejścia w życie (z dniem 25 maja 2018 roku)  rozporz?dzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  o przetwarzaniu  danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (dalej: RODO), sytuacja prawna dotycz?ca stosowania monitoringu w zakładzie pracy ulegnie zmianie. Artykuł 88. RODO umożliwia państwom członkowskim wprowadzenie bardziej szczegółowych przepisów maj?cych zapewnić pracownikom ochronę ich praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych w zwi?zku z zatrudnieniem. Efektem podjęcia przez ustawodawcę działań wynikaj?cych z konieczności dostosowania przepisów krajowych do wymogów RODO, jest projekt Ustawy o zmianie niektórych ustaw w zwi?zku z zapewnieniem stosowania rozporz?dzenia 2016/679 (dalej: Projekt) z dnia 28 marca 2018 roku. Na dzień sporz?dzenia artykułu, Projekt oczekuje na przyjęcie przez Radę Ministrów.

Na mocy art. 4 Projektu, ustawodawca przewidział wprowadzenie do Kodeksu pracy m.in. nowego artykułu 224, którego postanowienia dosyć jednoznacznie reguluj? problematykę stosowania przez pracodawcę systemów monitoringu. Przede wszystkim, w art. 224   ? 1 wprost wskazane zostały cele stosowania monitoringu w zakładzie pracy i może to być:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników;
• ochrona mienia;
• kontrola informacji;
• zachowanie w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wystarczaj?ce jest zaistnienie nawet jednej z wyżej wskazanych przesłanek. Następnie, w art. 224   ? 2 wskazane zostały wył?czenia co do obszarów, na których można stosować monitoring i s? to:

• pomieszczenia sanitarne;
• szatnie;
• stołówki;
• palarnie;
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji zwi?zkowej.

Od wskazanych wył?czeń istnieje odstępstwo w przypadku gdy konieczność stosowania monitoringu na tych obszarach jest wynikiem zaistnienia wymienionych wcześniej przesłanek. Pracodawca powinien szczególnie w takiej sytuacji zapewnić nienaruszalność zarówno godności oraz innych dóbr osobistych osób przebywaj?cych w tych obszarach jak i zasady wolności i niezależności zwi?zków zawodowych, w szczególności poprzez uniemożliwienie identyfikacji przebywaj?cych tam osób.

Został również określony dopuszczalny czas przechowywania danych z nagrań z monitoringu. W art. 224   ? 3 wskazany jest okres nieprzekraczaj?cy 3 miesięcy, jednak jeśli zgromadzone nagrania stanowi? dowód w postępowaniu, zgodnie z art. 224   ? 4, termin 3 miesięcy ulega wydłużeniu do dnia prawomocnego zakończenia tego postępowania. Po upływie tych okresów, nagrania należy zniszczyć.

W myśl art. 224   ? 6 – 9, pracodawca zobowi?zany jest wymienić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie podlega pod obowi?zek ustalenia regulaminu pracy, informacje o których mowa w zdaniu poprzednim, przekazuje on pracownikom w drodze obwieszczenia. Pracownicy powinni zostać poinformowani o stosowaniu monitoringu, co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowego pracownika, powinien on zostać poinformowany w powyższym zakresie przed przyst?pieniem do pracy. Co istotne, zgodnie z art. 224   ? 9 pracodawca musi oznaczyć monitorowane pomieszczenia w sposób widoczny i czytelny (za pomoc? znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), co najmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu. Zgodnie z 224   ? 10, postanowienia zawarte w  ? 9 nie uchybiaj? przepisom art. 12 i 13 RODO o obowi?zku informacyjnym.

Podsumowanie

Podjęta próba rozwi?zania kwestii stosowania monitoringu w zakładzie pracy, w kształcie zaproponowanym przez ustawodawcę, wydaje się dostatecznie wypełniać poważn?, dot?d istniej?c? lukę w prawie. Wejście w życie powyższych zmian do Kodeksu pracy (o ile zostan? one przyjęte w brzmieniu jak w Projekcie) może być szans? na wzmocnienie ochrony praw pracowników w zakresie możliwości naruszania ich dóbr osobistych. Szczególnie w świetle sankcji, jakie przewiduj? przepisy RODO za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, w interesie każdego przedsiębiorcy jest jak najdokładniejsze i najskrupulatniejsze wdrożenie RODO. O tym, czy opisane w artykule zmiany, po ich wejściu w życie, istotnie wpłyn? na rozwi?zanie problemu stosowania monitoringu, w pełni przekonamy się jednak w praktyce.