Kiedy wliczyć koszty osobowe do ulgi na badania i rozwój?

W każdym przedsiębiorstwie podstawowym kosztem prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej jest koszt zatrudnienia pracowników. Zgodnie z przepisami, do kosztów kwalifikowanych zaliczane s? koszty pracowników „zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R”. To sformułowanie jest źródłem w?tpliwości interpretacyjnych zarówno dla firm usiłuj?cych skorzystać z ulgi na badania i rozwój, jak i organów wydaj?cych interpretacje podatkowe. W konsekwencji firmy nie wiedz?, kiedy mog? wliczyć koszty osobowe do ulgi B+R, a organy często wydaj? interpretacje niekorzystne dla podatników.  

Jak wykazać zatrudnienie w „celu realizacji działalność B+R”? Zapis w karcie obowi?zków pracownika lub dokumentacja projektowa  

Przepisy ustawy o CIT nie uzależniaj? odliczenia kosztów osobowych od formalnego potwierdzenia w dokumentach, że pracownik został zatrudniony „w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej”. Takie zatrudnienie może, ale nie musi, wynikać z zapisów umowy o pracę. Można je wykazać wszelkimi dowodami, które potwierdz?, że pracownik realizuje działania B+R - w tym dokumentacj? projektow?.  

Najprostszym sposobem udowodnienia, że pracownik został zatrudniony „w celu realizacji działalności B+R” jest ujęcie tego celu w zakresie obowi?zków. Jednak w małych i średnich przedsiębiorstwach, działalności? B+R często zajmuje się jeden pracownik, który realizuje j? przy okazji wykonywania standardowej działalności firmy, i zazwyczaj nie jest to ujęte w zakresie jego obowi?zków. Podobnie jest z pracownikami produkcyjnymi. Nie s? oni zatrudniani „w celu realizacji działalności B+R”, a najczęściej zajmuj? się kluczowymi działaniami B+R, np. opracowywaniem prototypów, projektów pilotażowych, czy testowaniem produktów. W takich sytuacjach dowodem na to, że pracownik został „zatrudniony w celu realizacji działalności B+R” jest dokumentacja projektów B+R, w których bierze on udział. Jest ona wręcz wiarygodniejszym potwierdzeniem zaangażowania pracownika w działania B+R, niż odpowiednie sformułowanie w zakresie obowi?zków.  

Co na to organy podatkowe?  

Tymczasem zdarza się, że organy podatkowe stwierdzaj?, że jeśli w zakresie obowi?zków pracownika nie ma informacji, iż został on zatrudniony „w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej”, koszt jego pracy nie podlega odliczeniu. Tak? interpretację otrzymała również firma, która uwzględniła w karcie obowi?zków czynności z zakresu działalności B+R, np.: prowadzenie badań i analiz, rozwój produktów i usług, czy opracowywanie nowych produktów i technologii. W części wydanych do tej pory interpretacji podatkowych organy potwierdzaj?, że firma prowadzi działalność B+R i jednocześnie odmawiaj? wliczenia kosztów osobowych do ulgi, z uwagi na brak spełnienia przesłanki „zatrudnienia w celu realizacji B+R”. Prowadzi to do fałszywego wniosku, że firmy prowadz? działalność B+R bez udziału pracowników.  

- W interpretacji wydanej w 2016 r. jeden z organów podatkowych uznał, że nie ma znaczenia, ile czasu pracownik przeznaczył na działalność badawczo-rozwojow?, ponieważ najważniejsze jest spełnienie przesłanki „zatrudnienia w celu realizacji działalności B+R”. Z innej interpretacji wynika, że do kosztów kwalifikowanych firma może zaliczyć tylko czas pracy przeznaczony na realizację działalności B+R. Wymaga to szczegółowego ewidencjonowania czasu pracy. Według organu, na tej podstawie firma może wskazać procentowy udział pracownika w działalności badawczo-rozwojowej. Tymczasem prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane nawet przez kodeks pracy. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że od wydanych interpretacji podatkowych można się odwoływać – zaznacza Małgorzata Boguszewska, Manager Działu Dotacji i Ulg B+R w Ayming Polska.  

Ewidencja czasu pracy – tak. Ale nie szczegółowa  

Koszty osobowe pracownika realizuj?cego działalność badawczo-rozwojow? można ustalić na podstawie ewidencji czasu pracy prowadzonej w dowolny sposób, w tym na bazie ł?cznej liczby godzin poświęconych na B+R.  

- Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzuj?, jak należy rozliczać czas pracownika „zatrudnionego w celu realizacji działalności B+R”. Nie ma więc konieczności prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, która dla firm jest kosztowna i problematyczna. Rozs?dnym rozwi?zaniem jest przyjęcie do ulgi badawczo-rozwojowej części wynagrodzenia pracownika na podstawie wskazanej miesięcznej liczby godzin poświęconych na działania B+R, która ma odzwierciedlenie w dokumentacji projektów badawczo-rozwojowych prowadzonych przez pracownika – komentuje Małgorzata Boguszewska, Manager Działu Dotacji i Ulg B+R w Ayming Polska.  

Firmy potrzebuj? zachęty do prowadzenia działalności B+R  

Przepisy ustawy o CIT nie określaj?, z czego ma wynikać „zatrudnienie pracownika w celu realizacji działalności B+R” i nie uzależniaj? możliwości odliczenia kosztów osobowych od formalnego potwierdzenia, że pracownik został zatrudniony właśnie w tym celu. Wbrew temu, co pojawiło się w kilku interpretacjach podatkowych, nie musi ono wynikać wprost z umowy o pracę. Takie zatrudnienie można wykazać wszelkimi dowodami, które potwierdz?, że pracownik realizuje B+R.  

„Obserwujemy, że zarówno firmy, jak i organy podatkowe maj? problem z interpretowaniem, na jakiej podstawie zaliczyć do ulgi B+R czas pracownika poświęcony na działalność badawczo-rozwojow?. Niektóre urzędy odmawiaj? wydania interpretacji podatkowej lub wymagaj? formalnego uwzględnienia działań B+R w zakresie obowi?zków pracownika. Tymczasem potrzebna jest indywidualna ocena sytuacji, która uwzględni fakt, że przedsiębiorstwa realizuj?ce działania B+R s? różnej wielkości, maj? odmienne struktury i praktyki. Pamiętajmy, że ulga badawczo-rozwojowa ma je zachęcać do zwiększania nakładów na działania B+R. Jeśli biznes w Polsce ma być innowacyjny, trzeba mu ułatwić korzystanie z dostępnych form wsparcia” – podkreśla Magdalena Burzyńska, Dyrektor Zarz?dzaj?cy w Ayming Polska.  

Najlepszym sposobem na rozwi?zanie problemów interpretacyjnych zwi?zanych z wliczaniem kosztów osobowych do ulgi, byłaby zmiana w przepisach polegaj?ca na zast?pieniu określenia „zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R” na „realizuj?cych działalność B+R”. Jak pokazuje pierwsze podejście do rozliczenia ulgi B+R, temat ten powinien jak najszybciej zostać podjęty przez ustawodawcę. Okazj? ku temu będ? prace nad tzw. „duż? ustaw? o innowacyjności”.  

***  

Ayming to międzynarodowa grupa doradcza, powstała z poł?czenia Alma Consulting Group i Lowendalmasaï, świadcz?ca usługi Business Performance Consulting w 16 krajach w Europie, Azji i Ameryce Północnej. Ayming Polska wspiera przedsiębiorstwa w uzyskiwaniu oszczędności i zwiększaniu wyników organizacji, oferuj?c profesjonalne doradztwo strategiczne i operacyjne w zakresie: podatków i opłat, obszaru ubezpieczeń społecznych i środowiska pracy, produktów energetycznych i zakupów niestrategicznych oraz dotacji i ulg B+R. Więcej: www.ayming.pl  

Kontakt dla mediów:  

Paulina Wiśniewolska
PR & Marketing Manager
Tel.: +48 22  330 60 28,
Kom.: + 48 784 945 256
E-mail: pwisniewolska(@)ayming.com