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Offre d'emploi - SECRETAIRE DES COURS, CHARGE(E) DE COURS INDIVIDUELS ET DE CLIENTELE ENTREPRISES / INSTITUTIONS PUBLIQUES

Missions

Générales

Placé(e) directement sous la responsabilité de la directrice des cours, le (la) secrétaire des cours chargé(e) des cours individuels, cours en entreprise et institutions publiques a pour mission de promouvoir les cours de français auprès des clients potentiels, d’assurer leur gestion administrative et budgétaire ainsi que d’assister la directrice dans ses principales fonctions (valorisation et vente des produits pédagogiques auprès des clients, mise en place et suivi administratif des cours, développement de la communication et du marketing des cours et certifications).

 

Spécifiques

  • soutien administratif à la prospection et au démarchage
  • organisation et suivi administratif et budgétaire des cours
  • contribution à la promotion des produits pédagogiques (cours et certifications) offerts par l’IFP antenne de Varsovie, au développement de la communication
  • information, inscription, accueil physique, au téléphone et par courriel des clients potentiels

 

Lieu d’affectation

Institut français de Pologne, antenne de Varsovie

Service des cours, ul. Widok 12, 00-023 Varsovie

 

Situation hiérarchique

Sous l’autorité directe de la directrice des cours

 

Responsabilités et tâches

Principales tâches

  • préparation de Rendez-vous de démarchage pour la direction des cours
  • conseil et renseignement sur place, par téléphone et par écrit en polonais, en français et parfois en anglais sur l’offre des cours particuliers, cours en entreprises / institutions publiques offerts par l’IFP, antenne de Varsovie
  • organisation des cours en question (cours intra-muros, extra muros, par Skype) : inscription et mise en relation élève – enseignant, saisie de données personnelles au moyen d'un logiciel HANAF, établissements de listes de présence, attestations de participation et de fin de cours, suivi des paiements en contact avec l’Agence comptable, gestion de l’occupation des salles pour les cours individuels
  • préparation et suivi de contrats et de factures, mise en forme des rapports de cours
  • établissement de statistiques et de bilans des unités de cours effectués

 

Ponctuellement

  • traductions liées à l’activité du service,
  • en cas d’absence d’un agent de réception, accueil des publics et standard téléphonique de l’IFP antenne de Varsovie, orientation vers ses différents services et diffusion des informations culturelles,
  • gestion des cours collectifs

 

Exigences du poste


Qualités professionnelles

  • Capacité à mettre en œuvres des procédures
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Bonne connaissance des produits (cours, méthodes, niveaux du CECR)
  • Bonne capacité rédactionnelle
  • Capacité à assurer un suivi de vente de produits
  • Capacités linguistiques : maîtrise du polonais et du français, anglais : communicatif
  • Capacité à travailler en équipe et à se substituer à une collègue en cas d’absence
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciels de base Word, Excel)

 

Qualités personnelles

  • Sens de la représentation d’un établissement public, respect du client, discrétion et diplomatie
  • Adaptabilité à des niveaux et à des publics d’apprenants variés, aisance relationnelle, capacité d’écoute et d’analyse des besoins
  • Sens de la communication
  • Bonne gestion de temps
  • Disponibilité 

 

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

Poste : temps plein, 36 heures / semaine

Avantages : Prise en charge aide médicale complémentaire. 33 jours de congés par an.

Type de contrat : contrat à durée déterminée de 3 mois, avec renouvellement de 9 mois, puis 12 mois, et possibilité de CDI.

Date de début : 15 juillet 2020

Entretiens : la semaine du 29 juin

Candidatures : transmettre un CV en français accompagné d’une lettre de motivation en français avant le 24 juin à anna.topor(@)institutfrancais.pl, monika.obrebalska(@)institutfrancais.pl, linda.marchetti(@)institutfrancais.pl et marzena.dabrowska(@)institutfrancais.pl

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